Acabe com as distrações para atingir metas usando Todoist e o método Pomodoro.

Uma de minhas coisas preferidas no meio acadêmico é a flexibilidade diária que o trabalho proporciona. Mas claro, isso vem também com alguns desafios. E um dos maiores desafios é como a maioria dos nossos dias são tão desestruturados e como tantas distrações acontecem. Estas distrações podem ser prazerosas (como perder-se horas por horas no Facebook, Twitter, Netflix) ou não (como receber emails ou ser abarrotado por tarefas urgentes, entre outras coisas). Isso, combinado com minhas tendências naturais de procrastinação, tem todo o potencial de se tornar um problema muito sério. Isso me deixa menos produtivo do que eu gostaria, ao mesmo tempo que me faz me sentir:

1) sobrecarregado;

2) incerto se estou realmente progredindo;

3) estressado.

Isso é uma combinação fatal para o meu tempo de trabalho, já que durante esse tempo eu me sinto subprodutivo, ao mesmo tempo em que em meu tempo livre eu também acabo por me divertir pela metade, já que estou constantemente pensando nas coisas que eu preciso fazer. 

Então, depois de um tempo breve pesquisando e refletindo sobre gestão do tempo, eu pensei em uma solução que me trouxe os seguintes (e rápidos) resultados:

1. Mais eficiência no tempo de trabalho;

2. Um trabalho mais (e muito melhor) focado;

3. Mais confiança. Eu agora tenho um registro da minha produtividade, já que tirei muito das minhas incertezas pessoais.

4. Mais tempo para verdadeiramente descansar e me divertir.

5. E por causa das razões 1, 2, 3 e 4: Mais resultados e produtividade no meu trabalho, na escola, nas tarefas e até na minha vida pessoal (por exemplo, mais idas à academia e outros bons hábitos).

O fator principal é que eu comecei a usar o app Todoist. É um gerenciador de lista de tarefas, mas com uma interface leve, clean e minimalista, além de uns recursos estilosos, que está disponível em todos os lugares (PC, Mac, iOS, Android, etc.). E só por estar tão disponível assim o ajuda bastante a se engajar constantemente com o seu app.

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Com Todoist, eu me forcei na primeira semana a colocar todas as tarefas que levariam mais do que alguns minutos para fazer no aplicativo, bem como agendá-las corretamente. Isso incluía tarefas recorrentes (Todoist tem um recurso ótimo para nos ajudar a agendar tarefas recorrentes!) como tarefas regulares dentro de casa, reservar um tempo para esvaziar minha caixa de email, criar perguntas semanais para meus grupos de discussão, entre outras coisas. Por agendar estas tarefas recorrentes, elas apareciam e já construíam minha lista de tarefas a cada dia sem muito esforço. Isso significa que eu acabei como toda aquela fadiga mental que vem em tentar lembrar de tudo que eu preciso fazer. Isso também me ajudou a manter o hábito de ter sempre uma lista diária de tarefas para organizar meu dia.

Todoist também tem grandes recursos colaborativos. Então, eu e a Rachel temos um “projeto” compartilhado entre nós para tarefas em comum. Bobby e eu temos outro “projeto” compartilhado para entrar em forma (algo como “Projeto Verão”) que nos ajuda a monitorar nossas atividades e a motivar um ao outro.

Após uma semana sendo muito feliz com estas metas, eu decidi ampliar o uso que eu fazia de Todoist, e comecei a incluir “metas de vida” recorrentes. Isso incluía metas diárias que eu queria atingir mas quase nunca fazia. Coisas como usar fio dental todos os dias, tomar suplementos nutricionais, fazer 30 minutos de exercícios, ficar 30 minutos ao ar livre, etc. isso também incluía metas a médio prazo, como fazer atualizações regulares no meu comitê de dissertações, pagamentos de algumas dívidas e outras coisas desse tipo.

E depois de mais uma semana bem feliz, eu tropecei em outro método popular de gestão de tempo: o Método Pomodoro.

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Tudo o que você tem que fazer é:

  1. Criar uma lista diária de tarefas (o que, com a ajuda de Todoist, é super fácil de fazer!)
  2. Estimar quanto tempo sua tarefa vai levar para ser feita.
  3. Se uma tarefa leva mais do que 30 minutos, divida-a em sub-tarefas.
  4. Crie uma certa quantidade de unidades de tempo em que tudo o que você vai fazer é concentrar força, foco e energia para terminar a tarefa. Estas unidades de tempo serão chamadas de “Pomodori,” o que parece estranho, mas não ligue muito para isso. (O mais comum é ter de 8 a 10 “pomodoris” por dia).
  5. Entre cada um destes “Pomodoris”, encaixe 5 minutos de intervalo, e depois 30 minutos de intervalo quando você completar 4 Pomodoris.
  6. Defina uma tarefa para cada Pomodori.
  7. Quando você começar a trabalhar em um Pomodori, ligue um alarme e programe-o para apitar dali a 25 minutos.
  8. Quando você completar seu Pomodori, vá lá na sua lista de tarefas e marque sua tarefa como concluída! Aí, tire cinco minutos de intervalo.
  9. E a partir daí, volte e repita tudo de novo.

O método Pomodoro “oficial” é bem rígido quanto às diferenças de tempo, mas eu acho que o conceito geral funciona muito bem e pode ser adaptado para as necessidades de trabalho de cada usuário. Eu integrei este método com Todoist fazendo o seguinte:

  1. Criando um Projeto “Pomodoro” em Todoist.
  2. Dentro deste projeto, eu criei 10 tarefas semanais e diárias e chamei-as de “Pomodori”.
  3. Hoje essas tarefas aparecem automaticamente na minha lista de tarefas diárias.
  4. Então, eu organizo minhas tarefas diárias como subtarefas dentro de cada Pomodori.
  5. E aí eu começo o meu dia trabalhando nelas, com meu timer ao lado, me focando em uma tarefa de cada vez.

Quando eu acabo a minha lista de afazeres, eu posso sair e fazer o que eu quiser com o resto do meu dia, sem me sentir culpado pensando no que eu “poderia” estar fazendo. Eu hoje tenho uma estrutura organizada de tempo e trabalho bem flexível com a qual eu organizei a minha vida.

Ok, eu sei que isso não vai servir para todo mundo nem todo estilo de vida. Algumas pessoas tem aquela senso inerente de trabalho e foco que dispensa qualquer tipo de estímulo – ao passo que outros podem ter um chefe que, infelizmente, representa todo o estímulo para eles. Mas para mim, pelo menos até agora, essa técnica tem sido um grande diferencial na minha vida.

Este post foi originalmente publicado no blog do Nicholas Warino.

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