Como eu implementei Todoist em minha consultoria

Eu dirijo uma empresa de consultoria de negócios no centro de Miami, Flórida. E se você conhece Miami, eu não preciso nem explicar como é o mix cultural desta cidade – mas se você não conhece, bem… deixe-me tentar explicar desta forma: quando você reúne muitas culturas latinas juntas com um pouco do “American way”, o resultado que vcoê obtém são várias pessoas se focando em como conquistar mercados da forma mais rápida possível. E isso significa ter uma série de reuniões e afazeres no seu dia a dia.

Hoje, temos um problema: há muitos smartphones por aí, muitos apps de celular, muitos apps de computador, muito de tudo o tempo todo. E o que ocorre com uma frequência até demais é um email se perder dentro de uma montanha de mensagens em sua caixa de entrada e, eventualmente, acontecer alguma crise alguns dias depois porque alguma coisa não foi feita como deveria.

Como CEO de uma empresa pequena, eu tenho que assumir a tarefa de encontrar uma forma de que estes emails se tornem, mais que mensagens, uma tarefa a ser feita. Sim, caixas de emails tem a habilidade de criar tarefas, mas pelo menos no meu caso, ter tudo no mesmo ambiente não me parece interessante. As pessoas sabem que existem estes recursos e ainda assim carregam papéis e canetas para todos os cantos,e  com isso as coisas se perdem em meio a muitas listas. Logo, há algo que não está certo aí – e eu precisava de uma ferramenta que substituísse papel e caneta sem, contudo, mudar a essência destes itens.

E foi aí que eu conheci Todoist.

Todoist consulting firm

O que eu gostei em Todoist

  • É incrivelmente simples e ao mesmo tempo poderoso
  • Combina a funcionalidade de um papel e caneta com ferramentas chave de gerenciamento de projetos
  • A habilidade de criar múltiplos projetos e compartilhá-los com as pessoas envolvidas
  • Um resumo diário do seu dia – é a secretária que eu precisava
  • Todos os tipos de funções relacionadas a tarefas: comentários, agendamento, reagendamento, etiquetas, lembretes, prioridades e subtarefas
  • Anexos de arquivos e integração com o Dropbox
  • Sincronização em tempo real e multi-plataforma

Como nós usamos Todoist

Eu uso Todoist como uma ferramentas para projetos e canais (e me desculpem aí, pessoal do Todoist, mas esse último foi invenção minha!). Projetos são aqueles que tem datas de encerramento definidas e canais são aqueles que possuem uma data de encerramento em aberto. Canais são criados da mesma forma que os projetos, mas com nomes de pessoas. Lembre-se, você não vai encontrar um botão escrito “canal”, eles são os mesmos que os projetos em Todoist,,e  eu só uso essa nomenclatura para facilitar seu uso).

Projetos, como por exemplo o “Novo website”, são objetivos específicos que requerem uma série de tarefas relacionadas para serem completadas, tem um início claro e definido, assim como um final. Quando você cria um projeto, você convida as pessoas envolvidas nele, e todos podem participar na criação e execução de tarefas, e todos sabem o que precisa ser feito porque todas as tarefas estão designadas para indivíduos específicos no projeto. Os prazos finais e lembretes são definidos. E tudo isso numa versão muito mais leve e refinada do que qualquer outro software de gerenciamento de projetos.

Todoist consulting firm

Já o uso que eu dou para os Canais é para tarefas singulares e sem final definido e que serão feitas uma vez apenas. Por exemplo, Christine é nossa Coordenadora de Marketing, e por isso eu criei um canal chamado Christine em Todoist. Sempre que eu crio uma tarefa neste canal, é compartilhada ou relacionada a ela. Nós decidimos criar um “scorecard” para redes sociais – não era necessário criar um projeto inteiro só para isso, então eu criei uma tarefa e designei-a a Christine dentro do canal dela. Digamos que Christine precisa da minha assinatura em um contrato; é outra tarefa delegada a mim mas que está no canal dela. Dessa forma, somente Christine e eu vemos estas tarefas e mantemos Todoist “limpo” de tarefas que são pontuais. E como ela também pode criar tarefas neste canal e delegá-las a mim, é uma via de mão dupla.

O desafio

Até agora a taxa de adesão de Todoist pelos meus empregados não é a que eu esperava. Eu via a mágica que estava dentro do software, mas não conseguia comunicar à minha equipe da melhor forma. Além disso, estamos todos implementando mudanças no nosso business plan, e logo eu não poderia esperar que todos embarcassem nessa ideia ao mesmo tempo. Hoje, eu estou trabalhando em redefinir Todoist como nosso sistema central de gerenciamento da empresa. O software é ideal para nosso formato de trabalho.

Eu sugiro que você experimente usar Todoist em sua empresa, não importa se ela é grande ou pequena. Entretanto, eu sugiro fazer isso por camadas. Comece com os principais gerenciadores e diretores de empresa, depois com o médio gerente, depois com os supervisores e por fim os analistas… enfim, essa é a ideia. Tornar isso algo aspiracional e um status dentro da empresa vai criar a necessidade de usá-lo. E quando você chegar ao nível do analista, todos já estarão engajados usando o app.

Será necessário algumas sessões de treinamento. Reúna as pessoas e ensine-as como usar, explique cada um dos recursos, defina exemplos básicos, deixe-os se familiarizarem com o app durante o treinamento e defina a data oficial de implementação.

Se sua empresa é pequena – digamos, 10 pessoas – comece usando você mesmo, e convide os outros à medida em que for necessário. CRie estes canais diretos entre você e seus colegas e eles o farão entre eles mesmos.

Obrigado, Todoist, por ter criado este ótimo app.

*************************************************

Depoimento por Alejandro Aguillar, usuário de Todoist nos Estados Unidos.

teampt

Ready to feel more motivated than ever?

Get the world's best productivity tips sent directly to your inbox.

Don’t worry, you can unsubscribe at any time :)