Freelancer: como aumentar a produtividade com Todoist – dicas de 5 profissionais!

Todoist freelance

Fazer trabalho freelancer não é fácil: é preciso ser extremamente organizado e conseguir entregar trabalho em deadlines apertados, muitas das vezes trabalhando sozinho (e provavelmente de casa). Este nível de responsabilidade é tão alto que, por causa dele, há tanta literatura sobre trabalhos freelancer focando em gerenciamento de tempo e de tarefas, sugerindo ainda técnicas e recursos para conseguir administrar ambos.

Nesse processo, muitos freelancers descobriram Todoist e desenvolveram, cada um, formas inovadores de usar as vantagens do nosso software a seu favor dentro do universo freelancer.

Hoje, nós reunimos as experiências e dicas de cinco freelancers diferentes que usam Todoist para se manterem organizados e produtivos enquanto trabalham. Esperamos que estas dicas sirvam para vocês também!

Tenha uma visão global das suas tarefas a fazer

Com Todoist, há várias formas de se visualizar as tarefas: por dia, semana e projeto. A visualização por 7 dias te permite ver todas as tarefas que precisam ser feitas naquela semana, e é especialmente importante para freelancers. Victoria, um a consultora e designer, divide conosco sua dicas de visualização de tarefas: “Primeiramente, em qualquer dia (e na prática, todos os dias) eu me logo em Todoist e vejo todos os meus afazeres para os próximos 7 dias da semana. Isso me permite ver se as tarefas estão bem distribuídas ao longo da semana e se a quantidade de coisas a serem feitas numa única data é, de fato, um número executável e realista. Coisas que eu ainda não terminei ou que estão pendentes estão listadas no todo da list, e as tarefas marcadas para hoje estão logo abaixo.”

Lisa, uma escritora e designer, tem uma forma especial de ordenar suas tarefas para cada semana:

“Quando eu adiciono uma nova tarefa na minha lista, eu sempre assinalo uma data de vencimento para a segunda feira da semana que eu quero terminar aquela tarefa. Então, a cada segunda, eu abro Todoist no modo de visualização por 7 dias na semana e vou arrastando as tarefas que precisam ser feitas para os diferentes dias ao longo daquela semana. Assim, a cada manhã eu já começo o meu dia de acordo com as minhas prioridades de trabalho. Tudo o que não foi terminado no dia anterior passa a ser a prioridade daquele momento.”

Aumente a organização com projetos e subprojetos

Um dos recursos mais simples e importantes de Todoist para freelancers são os projetos (e, consequentemente, a hierarquia dos subprojetos). Eles podem ser usados para dividir tarefas por clientes, ou para separar diferentes tipos de atividades, como “escritório”, “casa”, ou, no caso da Anne (veja abaixo), atividades sociais ou hobbies. Vendo claramente quais tarefas devem ir para onde, sua organização automaticamente melhora.

Todoist projects

Subprojetos são uma forma ótima de quebrar grandes itens em seções menores. Victoria, do The B Bar, diz que “dentro de cada projeto, eu tenho categorias ‘agrupadas’ – para trabalhos de design, por exemplo, eu tenho os meus projetos atuais, projetos em breve baseados em cada mês, e dentro deles, uma pasta para cada nome de cliente.” Veja o cronograma de trabalho dela aqui:

Todoist workflow projects

Em um dos projetos da Anna, como você pode ver na primeira imagem, é Work. Este projeto “tem um sub-projeto com o nome do meu empregador e um para projetos freelancer. A pasta com o nome do meu empregador tem 3 sub-sub-projetos: Trabalho 1, Trabalho 2 e Reuniões”, ela conta. Cada um dos seus sub-sub-projetos agrupam todas as tarefas que ela precisa entregar, que são “extremamente importantes para a minha produtividade no dia a dia e para a sensação de que eu estou no controle da minha vida”. 

Códigos de cores para organização e  clareza mental

Nós já sabemos que códigos de cores são um alívio para o cérebro, e por isso muitos freelancers utilizam este recurso em Todoist. Na versão free de Todoist, você tem 12 cores para marcar projetos, e em  Todoist Premium, são 24 cores para projetos e 13 cores para etiquetas. Veja como Victoria, por exemplo, organiza seus projetos com este recurso: “Vivaleur (meu estúdio de design) é rosa, Vmac+cheese (meu blog) é roxo e o The B Bar é amarelo”.

Todoist color coding

Para todos os usuários de Todoist, há quatro cores com as quais é possível marcar suas prioridades: vermelho para as prioridades urgentes, azul escuro para #2, azul claro para #3 e branco para prioridade #4. Como muitos freelancers afirmam, organizar as prioridades por ordem é uma vantagem, mas poder marcar em vermelho algo que você definitivamente precisa fazer é uma ótima ajuda – um alerta em vermelho é difícil de ignorar!

Dê um descanso para sua memória com o recurso de tarefas recorrentes

Muitas tarefas de freelancers são repetitivas, de modo que o recurso de tarefas recorrentes de Todoist é indispensável. Você pode marcá-las para serem feitas todos os dias, todas as sextas, todo dia útil, e muito mais (veja uma lista completa de todas as opções disponíveis aqui). Para freelancers, isso é um verdadeiro alívio para a memória, permitindo que você agende facilmente o envio de faturas mensais, revisões semanais de clientes, e tarefas diárias como registrar horas de trabalho por projeto.

Automatize suas tarefas com a integração Zapier

Nós amamos as dicas de automação de Todoist e Zapier que a Angie, uma blogueira e empreendedora, compartilhou em seu blogZapier é um serviço que conecta Todoist com mais de 250 outros apps e serviços como Evernote, Twitter e Podio. Veja algumas dicas da Angie, que incluem:

  • Ao postar no Instagram, essa integração cria automaticamente uma tarefa em Todoist lembrando que você precisa promover esta postagem em outro lugar.
  • Quando uma hashtag ou termo de busca específico no Twitter é procurado, uma tarefa é adicionada ao Todoist;
  • Se uma marca que você está pesquisando posta algo nas redes sociais, uma tarefa é criada em Todoist para lembrá-lo de ir lá comentar nela!
  • Se você recebe um pagamento pelo Paypal por um anúncio, uma Tarefa é adicionada em Todoist para que você possa promovê-la ainda mais.
  • Se um de seus colaboradores salva um post no WordPress, uma tarefa é adicionada em Todoist para você possa ir lá aprová-la. O mesmo vale para comentários.

Todoist zapier

Está se sentindo desmotivado? Monitore sua produtividade

Um recurso único que freelancers custem é o Todoist Karma, um sistema de pontos que sobe quando você completa tarefas e cai quando você adia afazeres. Com Todoist Karma (um recurso Premium), você pode ver sua tendência de produtividade da semana, do último mês e ao longo do tempo, assim como por projetos e por dias da semana;

“As cores nas barras horizontais correspondem às cores dadas aos projetos e subprojetos – o que é bom para te dar uma idéia de onde você está gastando mais tempo” diz Nattily.

Todoist Karma

E se você está se sentindo desmotivado e precisando de um encorajamento para seguir adiante com suas tarefas, Anna sugere que dar uma olhada nos gráficos doTodoist Karma, “que são como uma recompensa por ter feito o trabalho: ele não simplesmente desaparece, ele deixa uma marca bem bonita e colorida no meu gráfico me lembrando que eu cheguei longe. É a evidência de uma realização”.

Todoist karma

E se você é um freelancer e quer saber mais dicas de como usar Todoist para alavancar sua produtividade e ajudar no dia-a-dia de suas tarefas, confira este excelente post da Escola Freelancer com um tutorial completo da ferramenta – que, aliás, já disse que Todoist é um dos apps que eles usam pessoalmente e recomendam para ajudar a aumentar sua produtividade.

E você? É um freelancer e usa Todoist? Conte para nós suas dicas! :)

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