La guía definitiva para ser un freelance productivo

Llevo más de cuatro años siendo un freelance de éxito. ¿Por qué sigo teniéndolo? Porque terminé la universidad, me casé y he criado tres maravillosas mascotas, todo mientras trabajaba por mi mismo. Ser freelance se está convirtiendo rápidamente en una elección laboral popular. Quartz dice que el 40% del total de los trabajadores americanos será freelance en 2020.

¿Por qué ser freelance se ha convertido en algo tan popular? ¿Es trabajar para ti mismo todo lo que hay que hacer? ¿Cómo puedo pagar las facturas y no trabajar más de la cuenta cada semana? Estas son preguntas que los nuevos freelancers u otros que están interesados en ser freelance se preguntan.

En este artículo voy a hablar sobre ser un freelance eficiente.

Definir eficiente

Eficiente: desempeñar o funcionar de la mejor manera posible con la menor cantidad de tiempo y esfuerzo; tener y usar un conocimiento requerido, habilidad, e industria; competente; capaz; “un asistente eficiente y de confianza.”

Ser eficiente es ser inteligente con tu tiempo y terminar de hacer las cosas rápidamente. Muchas de las habilidades y técnicas que compartiré llevan tiempo para dominarlas y son aprendidas por prueba y error. Así que recuerda que la eficiencia no es un fin sino una búsqueda continua.

Céntrate en una sola cosa en un solo momento

Está probado que hacer varias tareas es un mito. Tu cerebro no puede hacer más de una cosa al mismo tiempo, no importa por mucho que lo intentes. A la hora de la eficiencia, la habilidad más importante que puedes aprender es centrarte en una cosa en un solo momento.

La concentración se puede conseguir con un cronómetro, escribiendo tus tareas o evitando las distracciones. Considera echar un vistazo a la Técnica de Pomodoro para aprender a cómo centrarte en una cosa en un solo momento.

Valora tu tiempo

La mayoría de tus días como freelance probablemente desaparecerán. Sabes de lo que hablo: empiezas a escribir y las horas se van en un momento. El truco para ser más eficiente es empezar a valorar cuánto tiempo te debería llevar cada tarea.

La Ley de Parkinson dice que las tareas se expanden hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Es decir, cuando decides que estarás treinta minutos respondiendo emails, tu energía rellenará la cantidad de tiempo que has establecido. No es siempre perfecto, pero es una buena manera de caminar hacia un día eficiente.

Agrupa tus tareas

Poner tareas similares juntas puede ser una de las maneras más fáciles de ser eficiente. Considera programar posts en redes sociales o poner las reuniones en un solo día.

Por ejemplo, si hablas con un cliente cada semana, haz una lista de todo lo que necesitas hacer o hablar con esa persona y espera hasta que le veas y tengas todo hecho de una. Desgraciadamente tu tiempo como freelance puede ser desperdiciado con docenas de pequeñas tareas cada día. Intenta agrupar esas acciones parecidas para ayudar a ahorrar tiempo, como responder emails o hacer facturas.

Crea una agenda

Después de añadir todas esas pequeñas tareas, recomiendo crear una rutina para cada área de tu negocio. ¿Cuándo estás buscando nuevas oportunidades? ¿Cuándo haces mantenimiento? ¿Cuándo escribes en el blog o en las redes sociales? ¿Cuándo pagas impuestos? ¿Cuándo respondes emails? Como freelance tienes muchas responsabilidades y llevas demasiadas cosas a cuestas. Puede ser duro asegurarte que haces todo mes a mes.

Recomendaría crear agendas diarias, semanales y mensuales para programar tu negocio freelance. Decide qué día de la semana es para reuniones, qué momento del mes pagas las facturas, y todo lo que hay entremedias. No tienes que ser perfecto sobre tu agencia, pero es importante tener una idea de cuando ciertas tareas pueden ser hechas, y qué responsabilidades hay que controlar.

Usa software de gestión de proyectos

Los freelance no solo tienen muchas responsabilidades sino también trabajan en muchos proyectos al mismo tiempo. Incluso si trabajas solo, recomiendo usar software de gestión de proyectos para controlar todas tus tareas, fechas límite y recursos de cada proyecto.

Naturalmente, Todoist es una gran opción para gestión de proyectos, sin embargo, Trello, Basecamp y Asana son otras elecciones populares que también hacen un buen trabajo. Una herramienta solo es buena si su usuario también lo es, así que asegúrate que empleas la cantidad de tiempo apropiada y energía para aprender cómo funcionan tus herramientas.

Invierte en las herramientas adecuadas

Este punto es parecido al anterior: invierte en las herramientas adecuadas. Esto va más allá del software de gestión de proyectos. Piensa acerca de tu ordenador, smartphone, software e incluso objetos físicos que necesitas para cumplir con tus responsabilidades. Las soluciones más asequibles puede que no sean las mejores soluciones.

Yo elegí la palabra “invertir” porque se que el dinero puede ser un problema cuando empiezas como freelance. Es más, nunca habrá un “adecuado” o “poco adecuado”, simplemente recuerda ser consciente sobre la calidad de los servicios y productos que buscas.

Separa trabajo de casa

Un sistema útil para entrar y salir de tu trabajo como freelance es separar tu trabajo de tu casa. Considera mirar sitios de coworking o ir a la biblioteca local o una cafetería para salir de casa.

Si te atrapas en casa, coge tiempo para separar la casa de tu espacio de trabajo. Puedes convertir una segunda habitación en una oficina o poner tu escritorio en la esquina de tu casa y solo sentarte cuando vayas a trabajar.

Revisa de vez en cuando

El último consejo es que normalmente revises tus procesos, sistemas, flujos de trabajo, herramientas, etc.

Yo siempre reviso mis tareas y reuniones cada semana. Hacerte a ti mismo preguntas es una buena manera de evaluar tu carrera freelance. A la hora de la eficiencia: ¿en qué empleas tu tiempo? ¿qué acciones pagan las facturas? ¿qué estás constantemente haciendo una vez y otra vez? Estás son unas pocas preguntas que te ayudarán a revisar cómo de eficiente eres.

En conclusión

Ser eficiente es un viaje, y espero que la sabiduría que he compartido aquí te ayude para seguir hacia delante. Recuerda en centrarte en una tarea al mismo tiempo, valorar tu tiempo, agrupar tus tareas, crear un programa, usar un software de gestión de proyectos, invertir en las herramientas adecuadas, delegar, automatizar, separar trabajo de casa y revisar de vez en cuando.

Ser freelance tiene muchas recompensas, pero también es mucho trabajo. He compartido algunos consejos para ser más eficiente en tu trabajo como freelance.

¿Qué consejos de eficiencia echas de menos? Usa los comentarios para contarnos.

Sobre el autor: Josh Medeski es escritor, podcaster, speaker, desarrollador front-end y entusiasta de la productividad. Actualmente es Senior Reviewer en ThemeForest, lleva un podcast llamado “One Intentional Life” en el que habla de productividad, y enseña desarrollo web con Girl Develop It y MakerSquare. Josh también ha destacado en Freelance to Freedom, Lifehack, Tuts+, Trello y más. Vive en Houston, Texas, con su mujer. Conecta con él en Twitter en @joshmedeski.

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