Ideas innovadoras para dirigir un equipo más productivo

Hace poco publicamos la Guía Definitiva de los Métodos de Productividad Personal, que recogía las formas más populares y eficaces para aumentar tu productividad.

Pero, para la inmensa mayoría de nosotros, qué tanto logramos depende en última instancia de qué tan bien colaboran nuestros equipos. Encontrar el método perfecto de productividad personal es fabuloso, pero hacerlo extensivo a todo un equipo de trabajo es un desafío completamente diferente.

En esta ocasión, vamos a cambiar nuestro enfoque hacia la productividad en equipo:

  • ¿Qué sistemas concretos pueden implementar los líderes para ayudar a los miembros de su equipo a trabajar conjuntamente?
  • ¿Cómo los mejores líderes crean el balance perfecto de comunicación y eficiencia en equipo?
  • ¿Cómo los líderes eficaces facultan y comprometen a los miembros de su equipo para que tomen posesión de su trabajo?

Hemos explorado la red en busca de los métodos más innovadores para fomentar el trabajo en equipo exitoso.

En esta entrada, vamos a tratar cuatro de los mayores desafíos de productividad que los equipos deben enfrentar:

  1. Reuniones
  2. Comunicación
  3. Delegación de responsabilidades
  4. Gestión de proyectos

Acaba con la tiranía de las malas reuniones

A pesar del creciente número de herramientas de colaboración digital disponibles en el mercado, las reuniones todavía se consideran un mal necesario en el ámbito laboral. No obstante, las reuniones pueden ser herramientas poderosas para potenciar la productividad y la innovación de tu equipo de trabajo. Prueba estas dos estrategias para sacarle el máximo provecho al tiempo de las reuniones.

Reuniones que matan

muerte por reuniones

En Reuniones que Matan, una fábula de negocios moderna, el protagonista Casey McDaniel está atribulado por las tortuosas reuniones que preside en su empresa. A pesar de sus mejores intenciones, este esforzado director ejecutivo no parece poder salir del tedioso patrón de actualizaciones de estado que él y su equipo han llegado a temer.

Aunque es una historia ficticia, la difícil situación de McDaniel se repite a diario en grandes y pequeñas empresas. Como todas las buenas fábulas, esta termina con valiosas lecciones de aplicación práctica. El escritor y consultor en gestión empresarial, Patrick Lencioni, usa la historia de McDaniel para explicar una metodología simple pero poderosa para hacer que tus reuniones sean productivas.

El método de Reuniones que Matan abarca cuatro tipos básicos de reunión: la reunión de control, la táctica semanal, la estratégica mensual y la evaluación trimestral fuera de las instalaciones.

La reunión de control debe ser breve: cinco minutos, diez como máximo. No pongas sillas o bocadillos. Esta es una actualización administrativa muy corta y directa. Comienza a tiempo, todos los días. No esperes que aparezcan los rezagados y no reprogrames si una o varias personas no pueden asistir. La única forma de lograr que la reunión de control sea efectiva es mantenerla breve y enfocada.

La táctica semanal es la típica “reunión de personal”. Dura alrededor de una hora y puede cubrir una gran variedad de temas. Según Lencioni, la mejor estrategia para estas reuniones es descartar una agenda específica. En lugar de eso, “deberían enfocarse en la discusión y resolución de problemas que afectan los objetivos de corto plazo.”

Permitir que los asistentes revisen las prioridades de cada uno evitará que los temas graviten hacia lo trivial y los obligará a mantenerse concentrados. Durante la reunión, cada persona debe cuidarse de traer a colación asuntos más estratégicos o de largo plazo, los cuales deben dejarse de lado momentáneamente. Es importante recordar que esto no es una lluvia de ideas, sino una reunión táctica para hacer frente a esos asuntos actuales que requieren decisiones inmediatas.

La estratégica mensual es el opuesto a la reunión táctica semanal. Aquí es donde el intercambio de ideas es más importante y lo inmediato se posterga a favor de la estrategia de largo plazo. Se debe disponer de un espacio libre de distracciones y de más tiempo, alrededor de dos horas idealmente.

Mantén la agenda corta. Lencioni recomienda discutir uno o dos temas solamente. Recuerda: se trata de intercambiar ideas, tomar decisiones y luego, diseñar una estrategia. Eso toma tiempo y bastante energía. Es fundamental concentrarse en los asuntos más apremiantes y en las oportunidades más atractivas. La atención debe estar solamente en el futuro, en el panorama general. Si surgen cuestiones menores, anótalas y déjalas a un lado para discutirlas en una reunión táctica semanal.

La evaluación trimestral fuera de las instalaciones es exactamente lo que su nombre sugiere. No es una reunión como tal, sino que más bien es un encuentro para hacer un balance de la situación. Este es el momento ideal para alejarse de la jornada regular en la oficina, figurada y literalmente, ahondar en temas de comunicación y elevar la moral del equipo.

La atención aquí debe estar centrada en las relaciones y la interacción entre los miembros del equipo. Esta reunión debe contemplar tiempo para despejar un poco las agendas, intercambiar ideas y divertirse. Se trata de relajarse un poco y resolver los problemas interpersonales existentes.

Reuniones que funcionan

La experiencia de Ken Norten trabajando en Google Calendar y Google Ventures le permitieron concluir que las reuniones se sobreutilizan y se suborganizan. Nuestra confianza en la realización de reuniones para todos los asuntos, desde actualizaciones de estado hasta lluvias de ideas puede ser un gran desperdicio de tiempo.

Por eso Norten se puso en la tarea de crear un diagrama de flujo para conducir mejores reuniones basado en decisiones. Sigue su lista de verificación para llevar a cabo reuniones eficientes y productivas.

¿Realmente necesitas una reunión?

Es probable que no necesites la reunión en absoluto. Norten se opone firmemente a las reuniones de estado.

La gran mayoría de las actualizaciones de estado solo les atañen a uno o dos asistentes, todos los demás esperan dolorosamente su turno.

¿La alternativa? Él sugiere reemplazar las reuniones de estado con emails, siempre que sea posible. Si te ves en la absoluta necesidad de hacer reuniones de estado, trata de dividirlas en varias reuniones más pequeñas. De esta manera, solo aquellos que realmente necesitan escuchar la información en persona tendrán que interrumpir su jornada de trabajo. De cualquier modo, siempre puedes enviar un email a otras personas que pudieran estar interesadas.

Define tus roles

Decide quién presidirá la reunión, quién es necesario para proporcionar qué información, y quién será responsable de tomar las decisiones finales. Si los roles de los asistentes a la reunión no están claros, el encuentro no irá a ninguna parte.

La lista de asistentes debe ser corta. Norten recomienda cinco personas o menos.

Haz reuniones privadas

Según Norten, las reuniones privadas son fundamentales para el trabajo en equipo eficaz.

Como gerente, estas ahí para tomar decisiones, eliminar obstáculos y ayudar a los miembros del equipo a sentirse felices y valorados. Apegarse a un horario y hacer presencia les demuestra a tus empleados que son importantes y respetados.

Las reuniones privadas son el único momento en que tu enfoque y el de los miembros de tu equipo está en ellos, en lugar de estar en la organización o el equipo en su conjunto. Usa el tiempo para realmente darles a tus empleados la oportunidad de ahondar en el estado actual de las cosas y lo que les depara su futuro laboral. Los empleados necesitan ocasión para hablar de sus metas y lo que les impide progresar. Tu trabajo como gerente es proporcionar eso.

Utiliza el tiempo sabiamente

Antes de la reunión, dales a todos los asistentes tanta información como sea posible. Una agenda es un buen comienzo, y es indispensable. Compartir el programa de la reunión con quienes van a asistir hará que se aproveche mejor tiempo y, en algunos casos, puede ayudar a tomar algunas decisiones incluso antes de que la reunión tenga lugar. Esta preparación le ahorra tiempo valioso a todos.

Respecto a la reunión en sí, hay otras cosas que puedes hacer para que fluya mejor. Primero, identifica la decisión que se debe tomar y define claramente el objetivo de la reunión. ¿Qué necesitas obtener de esa reunión exactamente? “Rediseñar el sitio” no es lo suficientemente definido. “Decidir entre cinco diseñadores a contratar” es el nivel de detalle que se necesita.

Norten recomienda “vaciar el calendario”. En otras palabras, eliminar todas las reuniones que estén programadas en el calendario para darle al equipo de trabajo la oportunidad de re-programar las que consideran necesarias.

Las reuniones que realmente importan se añadirán de nuevo al calendario porque alguien necesita que la reunión tenga lugar. Por otro lado, las reuniones que no sean absolutamente necesarias, no volverán a añadirse. Te sorprenderá la cantidad de reuniones que no resultan ser lo suficientemente importantes como para reprogramarlas. Además, todo el mundo podrá ahorrar horas de precioso tiempo.

Fomenta la comunicación eficiente

La comunicación es el eterno dilema de los líderes. ¿Cómo mantener a todo el mundo informado y moviéndose en la misma dirección? Aquí hay 4 estrategias que líderes experimentados han utilizado para mantener la comunicación adecuada.

La regla de los cinco

Antes de cofundar Trello, Joel Spolsky dirigió un equipo de 10 personas. Desde su posición de gerente, notó que cuando hacía rondas con cada uno de los miembros de su equipo para ver cómo iban las cosas, todos tenían la tendencia a enlistar docenas de proyectos en los que estaban trabajando. A él le costaba llevar cuenta de todo y se preguntaba si quienes trabajaban con él también estarían teniendo dificultades.

Era posible que estuvieran ansiosos por demostrar cuán arduamente estaban trabajando y, para respaldarlo, le hablaban sobre una plétora de proyectos en progreso, incluso si la mayoría de ellos no estaban recibiendo demasiada atención.
Esta inflación de responsabilidades no beneficiaba a nadie. Así que Joel limitó los proyectos de cada miembro de su equipo a cinco: dos proyectos actuales, dos futuros y uno que fuera importante, pero que estuviera interrumpido por alguna razón.
Al limitar sus listas a solamente cinco proyectos, Joel le dio libertad a su equipo para concentrarse. Al mismo tiempo, la nueva regla también le ayudó a él a llevar un mejor registro de lo que todo el mundo estaba haciendo.

En lugar de tratar de hacerle seguimiento a docenas de proyectos en progreso y sus numerosas tareas individuales, Joel simplificó el proceso y desarrolló un sistema que le permitió llevar cuenta del trabajo de todo el mundo.

Opta por la transparencia

En Buffer han llevado la transparencia a un nivel completamente nuevo. Famosos por hacer públicos sus márgenes de ganancia e incluso los salarios de sus empleados, la empresa siempre está en busca de nuevas formas para sincerarse con el mundo.

Pero Buffer también promueve la sinceridad al interior de la empresa. Tanto, que tienen un sistema de correo electrónico transparente.

Cada empleado puede ver casi cualquier email enviado entre los miembros del equipo o a la prensa (se hacen algunas excepciones cuando se trata de conversaciones delicadas). Como si fuera poco, las listas de email le permiten, a cada uno de los miembros, enviar un correo electrónico a todo el equipo, manteniendo a todo el mundo permanentemente informado de las novedades de la empresa.

Este nivel de transparencia, obviamente, no funciona bien en todas las compañías. El director ejecutivo de Buffer, Joel Gascoigne, es bastante franco al respecto.

Todo esto puede sonar un poco loco y sin duda, abrumador, pero ese es el precio que hemos decidido que vale la pena pagar para gozar de total transparencia.

Por supuesto, es imposible hacer que un sistema como este funcione adecuadamente en una empresa en crecimiento. En algún momento, simplemente habrá demasiados correos.

Previendo este inevitable hecho, Buffer ha comenzado a crear filtros. Pero los correos electrónicos siguen estando a disposición de aquellos que quieran revisarlos.

Los empleados siempre tienen la opción de averiguar qué está ocurriendo con la compañía en cualquier momento.

Dificulta la comunicación

Por el otro lado, el exceso de comunicación puede ser en realidad el problema. En ocasiones, menos es más.

Suena contradictorio. La base de cualquier relación sana es una mayor comunicación, ¿verdad? No necesariamente.

La base de cualquier relación sana es la comunicación de calidad. Hoy en día son muchas las formas de comunicarse fácilmente con otras personas (emails, chats, mensajes de texto, redes sociales), pero eso no significa que la información que estamos compartiendo sea necesaria o siquiera importante.

Y si eres líder de un equipo, facilitar demasiado la comunicación puede hacer que tú y los miembros del equipo se distraigan de los asuntos más importantes. Blake Thorne del blog iDoneThis presentó estas tres simples formas para hacer más complicada la comunicación:

Comunicación escrita

Cualquier nueva idea debe registrarse por escrito. Y no bastará con un rápido email. Promover propuestas largas y bien cuidadas erradicará las ideas precarias. El director ejecutivo de Amazon, Jeff Bezos, exige un documento de seis páginas completas por cada idea que pasa por su escritorio. Seis páginas podría parecer un poco excesivo, pero la restricción de formato es importante, pues ayuda a los empleados a desarrollar sus ideas a fondo antes de presentarlas.

Horarios de atención

El motivo de que esta práctica sea usada solo por profesores es algo que nunca he entendido. Los horarios de atención permiten sostener reuniones privadas, asesorías, y son una oportunidad para que los miembros del equipo expongan asuntos que de otra forma caerían en saco roto. Con los horarios de atención estas interacciones son productivas y no toman todo el día.

Mantén las notificaciones bajo control

Esta es bastante obvia, pero vale la pena mencionarla rápidamente. Si Twitter, Facebook e Instagram te interrumpen durante todo el día, es más difícil mantener la concentración. Y, como hemos ido aprendiendo más y más últimamente, los seres humanos somos realmente malos en modo multitarea. Para una mejor concentración, elimina las distracciones. Deja que tu equipo sepa que está bien no estar disponible en ciertos momentos para poder trabajar concentradamente.

El método IDoneThis

IDoneThis empezó como un motivador fitness. En diciembre del 2010, Rodrigo Guzmán le envió a su amigo Walter Chen un correo electrónico detallando “una idea estúpida” para un servicio de correo electrónico que enviaría emails preguntando al usuario si había o no alcanzado sus metas físicas para ese día.

Pues resulta que la idea era todo menos estúpida. Actualmente la empresa se mantiene muy ocupada ayudando a individuos y equipos a cumplir sus metas y compromisos. Todas las noches, IDoneThis le envía a cada usuario un correo electrónico pidiéndole que escriba lo que hizo ese día. Todos los mensajes se pueden guardar para futura referencia, o bien, enviarlos a líderes de equipo o gerentes.

IDoneThis metodo

Este método tiene varias ventajas: crea un ritual claro para finalizar el día, lo cual puede ser útil en sí mismo. Pero también es una forma de animar a tu equipo a reflexionar algunos minutos por día.

¿Qué funcionó hoy?, ¿qué fue difícil?, ¿hiciste todo lo que tenías en tu lista de tareas o te distrajiste cada cierto tiempo? Simplemente tomarte el tiempo para reflexionar sobre cómo estuvo tu día y qué te gustaría hacer al siguiente puede hacer una enorme diferencia en lo que se refiere a la productividad individual.

Y después, está la ventaja de ver el aumento de la productividad de todo el equipo en el tiempo. El simple hecho de hacer que cada miembro del equipo comparta un registro diario de sus actividades podría ahorrar horas preciosas que, de otro modo, se desperdiciarían en esas temidas reuniones de estado.

(Re) Organízate

¿Cómo puedes crear un equipo comprometido que tome posesión de su trabajo? Una forma es dejar en claro los roles y compromisos de cada individuo al tiempo que se ponen en marcha sistemas de rendición de cuentas. Aquí están tres de las formas más populares en que las empresas ágiles e innovadores están delegando responsabilidades en sus equipos para lograr máxima productividad.

Objectivos y resultados clave (OKR)

Aunque el sistema OKR se implementó en Intel a finales de los años 70, recientemente ha adquirido popularidad después de que Google, LinkedIn, Twitter y otros gigantes de la tecnología de innovación lo adoptaran. Las grandes empresas lo encuentran muy útil, pero el sistema OKR se puede usar para establecer, comunicar y lograr metas en equipos de trabajo de cualquier tamaño.

OKR
Crédito de la image: Henrik-Jan van der Pol.

Comenzar a usar el OKR es fácil, pero hacer que funcione a largo plazo no es tan sencillo. Para empezar, cada miembro del equipo define un pequeño número de objetivos para sí (tres a cinco es un buen comienzo). Los objetivos del equipo deben estar vinculados con los de la empresa, y los individuales con los del equipo. Cada objetivo debe ser viable y ambicioso, pero alcanzable y enmarcado dentro de un plazo específico de tiempo (por ej., primer trimestre).

Para cada objetivo, se plantean algunos resultados clave. Estas son tácticas específicas para alcanzar los objetivos. Lo específico dependerá de la organización y el rol de cada miembro del equipo, pero cada objetivo clave debe ser concreto y medible.

Por ejemplo, si el objetivo del equipo es aumentar el alcance y participación en el blog de la compañía, los resultados clave correspondientes podrían ser la publicación de una nueva entrada cada semana y un aumento en el número de visitas y suscripciones al blog.

Los objetivos deben usarse para darles flexibilidad a los miembros del equipo. Este es un método difícil para los perfeccionistas. Un objetivo se considera exitoso si se completa en un 70%. Cualquier objetivo que alcance el 100% no era lo suficientemente ambicioso en primer lugar.

Una vez que todo el mundo ha definido sus objetivos y resultados clave, el siguiente paso es fijar un horario regular en el que todo el mundo actualice las listas con su progreso. Es por esto que los resultados tienen que ser explícitos y medibles; todos los miembros de la organización necesitan poder dar una respuesta clara sobre si están o no cumpliendo estas metas.

La reunión regular también es un buen momento para revisar los objetivos y ver si es necesario cambiar alguno. Recuerda que el sistema OKR es particularmente útil para los equipos en crecimiento, por lo que la agilidad es fundamental cuando se trata de objetivos.

Holocracia

Holocracia puede ser el sistema de gestión plano más malinterpretado (tal vez sea confuso llamarlo “plano”). Es un sistema basado en la autogestión, claro, pero es un tipo complejo de autogestión.

Para mantener el grupo de trabajo inspirado pero organizado, los equipos usan lo que ellos denominan “círculos” como una nueva forma de llamar a los antiguos departamentos, los “enlaces de mando” y los “enlaces cruzados” (lo más parecido a un gerente en este sistema), y un intrincado proceso de organización que busca dar solución a cualquier asunto que surja en el camino.

En pocas palabras, este sistema puede requerir más trabajo que una jerarquía tradicional y sin duda, requiere un compromiso serio de parte de todo el equipo para que funcione.

Zappos ha estado tanteando el terreno con Holocracia desde hace varios años y en abril, explicaron sus razones para implementarlo definitivamente. Poco después, Buffer publicó una entrada en su blog explicando porque el sistema no funcionó para ellos, aunque en su descripción del experimento no quedó claro si simplemente estaban probando algunos de los conceptos de Holocracia o si habían adoptado todas las estrategias recomendadas de comunicación, organización y productividad presentadas por la empresa que creó el sistema, HolacracyOne.

Dicho esto, ciertamente no es el sistema adecuado para todas las empresas. Requiere mucho trabajo y un tipo particular de equipo: organizado, orientado al detalle y muy comprometido.

Si quieres hacerte una idea de cómo luciría esta estructura en tu empresa y el papel de esos cargos sin título, échale un vistazo al equipo de trabajo en HolacracyOne’s team, sus propias descripciones de los cargos, así como su estructura y organización.

La estructura de la empresa es fascinante y los roles dan la impresión de estar un poco desperdigados. A todos nos basta con una noción superficial de las cosas, ¿verdad? Si eres un diseñador gráfico con estupendas habilidades sociales, podrías ser estupendo en ese cargo que saca provecho de tus talentos visuales y aptitud natural hacia las ventas.

Independientemente de las experiencias de Zappos y Buffer, este no es un sistema con el que las compañías puedan hacer pruebas superficiales. Si estás pensando en adoptar Holocracia, pagar por la capacitación oficial puede ser una buena idea.

Áreas de responsabilidad

Las organizaciones planas u horizontales están en boga por estos días, pero eliminar toda la jerarquía de un solo tajo no es para todas las empresas. Es por esta razón que el equipo de Asana utiliza Áreas de Responsabilidad (AoRs) para crear estructura y responsabilidad al tiempo que faculta a los empleados a tomar posesión de su propio trabajo.

El nombre de esta estructura en realidad hace referencia a un sistema de organización militar. En lugar de poner comandantes del Plan de Comando Unificado a cargo de áreas geográficas, Asana distribuye el trabajo dejando que cada miembro del equipo se vuelva experto y líder en su propio área.

La idea de fondo es que los empleados contribuyen más cuando están haciendo aquello que quieren hacer y para lo que son realmente buenos. En lugar de llevar a cabo el trabajo que sus superiores les encargan, los miembros del equipo en el método AoR se convierten en comandantes de su propio rincón del mundo. Los gerentes actúan entonces como recursos para los miembros del equipo, capacitando a sus compañeros para crecer en sus respectivas funciones y ayudando a tomar decisiones definitivas cuando sea necesario.

Cada AoR se define y comunica claramente. Las re-evaluaciones regulares de compromisos y cómo la gente las gestiona es la clave para tener éxito con una estructura AoR. Cada individuo se considera responsable de mantenerse al día con su propio trabajo, y puede solicitar ayuda y recursos cuando los necesite.

Asana cita una serie de ventajas de usar esta estructura organizacional relativamente plana, aunque claramente definida:

  • Especifica compromisos para cada área de la organización para garantizar que todo lo que tiene que ocurrir en la empresa, ocurra realmente.
  • Da a los miembros del equipo que no están directamente involucrados en gestión, oportunidades para crecer como líderes y encargarse de áreas importantes (incluso como nuevos empleados).
  • Faculta a la persona más capacitada para hacer frente a problemas específicos.
  • Anima a los individuos a desarrollar un profundo conocimiento acerca de cada área de importancia, lo cual contribuye al crecimiento acumulativo de tu organización.
  • Subsana esos vacíos de personal para los que deberías contratar.
  • Potencia la labor de los líderes dándoles una herramienta para delegar y disminuir el trabajo operativo.
  • Proporciona una alternativa a la centralización tradicional y organización jerárquica de responsabilidades.
  • Da poder a los miembros de tu equipo a modificar aspectos del proceso o el entorno.
  • Promueve una distribución transparente de conocimiento para evitar los “silos” de trabajo.
  • Da crédito a los miembros del equipo por el trabajo que realizan no relacionado a proyectos específicos, o en áreas funcionales.
  • Fomenta y respalda los comportamientos y el tipo de trabajo que no se ajustan a la estructura de programa existente.

Cuando se lleva a cabo correctamente, el AoRs es un poderoso método para crear un equipo totalmente comprometido y ágil.

Convierte en realidad tus ideas

Delegar y comunicarse adecuadamente es fundamental para el trabajo en equipo eficaz. Sin embargo, la ejecución continua también requiere un sistema fiable para gestionar los detalles cotidianos del proyecto. A continuación hay dos maneras, una simple y otra más compleja, para impulsar los proyectos de tu equipo permanentemente hacia delante.

El método de acción

Hablamos sobre El Método de Acción en nuestra entrada de productividad personal, pero la belleza de este método radica en su adaptabilidad. Puede ser usado por una persona o por un equipo grande de trabajo.

Desarrollado en el 2006 por la popular red de portafolios de Adobe, Behance, este método es particularmente útil para facilitar reuniones creativas. El problema con las lluvias de ideas y la mayor parte del trabajo creativo es que a menudo debe ser desordenado para ser realmente innovador. Pensar de forma poco convencional requiere un poco de desorden, pero lograr que las cosas realmente se hagan requiere un sistema ordenado.

El método de acción te ayuda a pasar de la fase de ideas a los pasos de acción necesarios para concretarlas, gracias al establecimiento de prioridades, plazos y tareas. Está compuesto por tres partes claves: elementos de acción, elementos postergables y elementos de referencia.

Los elementos de acción son los pasos que se toman para llevar a cabo el proyecto.

Los elementos postergables son las ideas interesantes que no se ajustan directamente a tu plan para un proyecto particular. Deben organizarse y guardarse para más adelante.

Los elementos de referencia son los recursos y la información necesaria para completar el proyecto. Por ejemplo, la guía de estilo visual y el logotipo de tu marca podrían ser elementos de referencia para un proyecto de cambio de imagen de la página.

El método de acción te permite acoger e integrar ideas estupendas y originales, y aun así, dar cabida a un plan concreto.

Aunque por un tiempo hubo una versión de este método en línea, Behance retiró el soporte para la misma el año pasado. Todavía hay algunos cuadernos de El Método de Acción en circulación, si es que te interesan ese tipo de cosas. De cualquier modo, puedes usar el Método de Acción con casi cualquier medio.

Agile

Planea para cometer errores. De eso se trata el sistema de Gestión de Proyectos Ágil (Agile, en inglés). Aunque Agile fue desarrollado para el desarrollo de software, los fundamentos se pueden aplicar a cualquier proyecto de ritmo rápido.

Antes de Agile, la mayoría de los proyectos de desarrollo solían usar el método en cascada, el cual seguía una sencilla secuencia paso a paso para llevar un proyecto a término.

Pero eso requiere planificar enormes proyectos de antemano, mucho antes de que cualquier persona entienda realmente en qué se convertirá el proyecto o cómo será utilizado. Este rígido sistema deja poco margen para errores o cambios de dirección.

En 1998, la Universidad de Harvard publicó un estudio sobre los defectos inherentes del sistema en cascada. Poco tiempo después, en el 2001, se publicó el Manifiesto Ágil y el sistema para la gestión de proyectos explotó en popularidad.

Los proyectos diseñados con Agile se emprenden simplemente con una presentación del concepto y un plan de acción general. Después, comienza a parecerse más a una serie de remolinos que a una cadena de pasos. Cada parte del desarrollo se revisa una y otra vez, permitiéndole al equipo detectar fallos y afinar el producto mucho antes de que salga al mercado.

metodo_agile

El método Agile puede ser simple o complejo, dependiendo de tus necesidades. Sin importar cómo diseñes tu proyecto con este método, el propósito es lanzar un producto funcional rápidamente y sin documentación innecesaria.

En lugar de tratar de moverse hacia adelante constantemente sin mirar nunca para atrás, Agile permite que los equipos progresen sin someter cada uno de los factores a debate, pues todo el mundo sabe que eso estanca los proyectos, obligando a revisar cada paso una y otra vez a medida que medida surge nueva información.

Comenzar con Agile puede ser intimidante: hay docenas de versiones del método y muchas más formas en las que un equipo puede usarlo.

Una vez que tengas una amplia comprensión de Agile, estudia algunas de las variaciones más populares, como Scrum, que le proporciona un poco más de estructura a la gestión de proyectos al tiempo que mantiene los sprints, bueno, ágiles. Lean es otra variación que vale la pena analizar. Lean divide los sprints en pequeños bloques secuenciales de trabajo con pasos claros.


No existe un solo proceso o estilo de gestión en estas listas que se ajuste a todas las empresas. Si pudiéramos simplemente salir y encontrar el mejor método para nuestro equipo, y dejarlo en funcionamiento, estoy segura de que todos estaríamos felices de volver nuestra atención hacia otros asuntos.

Pero los líderes inteligentes saben que experimentar y perfeccionar enfoques de colaboración constantemente es la única forma de mantener los equipos motivados y productivos.

Esta lista no es exhaustiva y siempre se está experimentando con nuevos métodos. Esperamos que esta recopilación te anime a probar algunos métodos nuevos para abordar las reuniones, la comunicación, la estructura de la empresa o la gestión de proyectos.

¿Cómo se hacen las cosas en tu equipo de trabajo?, ¿Olvidamos alguna estrategia clave de colaboración que tú utilizas? ¡Cuéntanos los detalles en los comentarios!

Sobre la autora: Tricina Elliker es escritora y estratega de contenidos freelance. Además es una empollona de la productividad en Portland, Oregon. Síguela en Twitter: @tricina.

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