Una guida per diventare freelancer davvero efficienti

Negli ultimi 4 anni sono stato un freelancer di successo. Perché di successo? Perché sono riuscito a finire l’università, sposarmi e allevare tre meravigliosi cuccioli e tutto lavorando in proprio. L’attività indipendente da freelancer sta diventando una scelta lavorativa molto apprezzata. Secondo Quartz “il 40% della forza lavoro degli Stati Uniti sarà rappresentata da freelancer entro il 2020“.

Perché l’attività freelance sta diventando così popolare? Lavorare per voi stessi è ciò a cui aspirate? E’ possibile riuscire a pagare le spese e non fare gli straordinari ogni settimana? Queste sono le tipiche domande che si pongono tutti i nuovi freelancer e coloro interessati a diventarlo.

In questo articolo, voglio parlarvi di come diventare freelancer efficienti.

Definizione di efficienza

Efficienza: lavorare o funzionare nel miglior modo possibile con il minor spreco di tempo e di risorse; avere adeguate conoscenze, abilità e capacità produttive; competenza e capacità: “un assistente affidabile ed efficiente.”

Essere efficienti significa utilizzare in modo intelligente il tempo e portare a termine le attività in tempi rapidi. Molte delle conoscenze e delle tecniche che condividerò con voi richiedono tempo per essere apprese e sono state acquisite attraverso prove ed errori. Per cui ricordate che l’efficienza non è una meta, ma una costante ricerca.

Concentrarsi su una cosa alla volta

E’ dimostrato che il multitasking, ovvero la capacità di fare più cose contemporaneamente, è un falso mito. Il cervello non può fare più di una cosa alla volta, non importa quanto impegno si dedichi a questo tentativo. Quando si parla di efficienza, la capacità più importante da imparare è quella di concentrarsi su una cosa alla volta.

La concentrazione si può ottenere impostando un timer, scrivendo i compiti ed eliminando le distrazioni. Cercate di approfondire la Tecnica del Pomodoro per imparare a concentrarvi solo su un’attività alla volta.

Fare una stima del tempo

La maggior parte dei vostri giorni come freelancer voleranno molto in fretta. Già sapete a cosa mi riferisco: si inizia a scrivere e le ore passano in un lampo. Il trucco per essere più efficienti è quello di iniziare a “stimare” il tempo da dedicare a ogni attività.

La legge di Parkinson afferma che ogni attività tende a occupare tutto il tempo che gli è stato concesso. Quindi, quando decidete che ci vorranno 30 minuti per rispondere alle email, questa attività occuperà tutte le vostre energie per tutto il tempo che avevate deciso di dedicarvi. Non sarà perfetto, ma è un ottimo modo per iniziare ad avere giornate più efficienti.

Raggruppare le attività

Raggruppare attività simili è un modo semplice per essere più efficienti. Provate ad esempio a pianificare i messaggi da pubblicare sui social media o a impostare gli incontri per tutta la giornata.

Sse parlate con un cliente ogni settimana, fate una lista di tutto ciò che dovete discutere o fare e attendete l’incontro per risolvere ogni questione in una volta sola. Purtroppo, il tempo di ogni freelancer viene sprecato quotidianamente in decine di piccole azioni. Provate a raggruppare le azioni simili per risparmiare tempo, come ad esempio rispondere alle e-mail e creare fatture.

Programmare

Dopo aver aggiunto tutte le piccole attività vi consiglio di creare una routine per ogni area del vostro lavoro. Quando ricercare nuove opportunità o nuovi clienti? Quando fare manutenzione? Quando scrivere sul blog o sui social media? Quando pagare le tasse? Quando rispondere alle e-mail? Come freelancer avete molte responsabilità e dovete occuparvi di molte questioni. Può essere difficile avere la certezza di fare tutto mese dopo mese.

Vorrei suggerirvi di creare un programma giornaliero, settimanale e mensile per la vostra attività da freelance. Decidete in quale giorno della settimana fare le riunioni, in quale momento del mese pagare le bollette e così via. Non è necessario avere un programma perfetto, ma è importante avere un’idea di quando portare a termine certe attività e di come monitorare le cose più importanti.

Utilizzare un software di Project Management

I freelancer non solo hanno un sacco di responsabilità, ma tendono a lavorare su molti progetti contemporaneamente. Anche se lavorate da soli, vi consiglio di utilizzare un software per la gestione dei progetti in modo da tenere traccia di tutti i vostri compiti, scadenze e delle risorse a disposizione per ogni progetto.

Naturalmente, Todoist è un’ottima soluzione per gestire i vostri progetti, tuttavia, anche Trello, Basecamp e Asana sono altri possibili strumenti che fanno anche un buon lavoro. Ogni strumento in fondo funziona bene se l’utente sa farlo funzionare bene, quindi assicuratevi di dedicare un po’ di tempo ed energie per imparare a utilizzare questi strumenti di lavoro.

Investire negli strumenti giusti

Questo consiglio è simile al precedente: investite per avere gli strumenti giusti. Questo va oltre al software di project management. Pensate al vostro PC, smartphone, software ma anche quegli oggetti che sono necessari alla vostra attività. Quanto più investite, più otterrete dai vostri strumenti. Quindi ricordate che le soluzioni più convenienti non sempre sono le migliori.

Ho scelto la parola “investire” perché conosco bene l’importanza del denaro soprattutto quando si inizia un’attività da freelancer. Inoltre, non sarà mai “giusto” o “sbagliato” se guardate la qualità dei servizi e dei prodotti che state cercando.

Delegare in outsourcing

L’outsourcing è diventato un tema molto importante in questo mondo sempre più connesso. E’ facile chiedere un lavoro di progettazione grafica o trovare qualcuno che va a prendervi la spesa pagando una modica cifra. L’outsourcing non è necessariamente costoso e nemmeno si deve utilizzare sempre, ma cercate di delegare quelle attività che non sono essenziali per la vostra carriera da freelancer e trovate le persone giuste a cui affidare tali compiti.

Per esempio, ho assunto un contabile anni fa per aiutarmi con le tasse. Non ho alcun motivo per imparare a gestire questo tipo di burocrazia, ma volevo farlo bene e non pagare più del dovuto. Cercate di capire quali attività non sono degne del vostro tempo e lasciatevi aiutare da qualcun’altro.

Automatizzare

Questo è uno dei miei consigli preferiti in tema di efficienza. Automatizzare le azioni ripetitive e di routine può far risparmiare davvero molto tempo ed energie. Ci sono molti strumenti come IFTTT e Zapier che sono di facile utilizzo e convenienti.

Per fare un esempio, quando pubblico nuovi post uso IFTTT per inviare in automatico i  messaggi a tutti i miei account sui social media. Ci sono così tanti sistemi intelligenti a disposizione che potete sbarazzarvi di compiti ripetitivi e azioni semplici.

Non confondere casa con il lavoro

Un modo utile per gestire al meglio l’attività freelance è quello di separare casa e lavoro. Cercate in spazi di coworking, andate in biblioteca o al bar ma uscite di casa.

Se siete bloccati a casa, createvi uno spazio di lavoro separato. Potreste convertire una seconda camera da letto in un ufficio o mettere la scrivania in un angolo della vostra casa e stare lì solo quando lavorate.

Revisionare regolarmente il vostro modo di lavorare

L’ultimo consiglio che vi voglio dare è di ricontrollare con regolarità i vostri processi, sistemi, flussi di lavoro, attrezzature, ecc …

Ogni settimana controllo la mia attività e gli appuntamenti. Farsi domande è un ottimo modo per valutare la vostra carriera da freelancer. Parlando di efficienza: passate la maggior parte del vostro tempo a fare che cosa? Quali attività pagano meglio? Cosa vi trovate a fare in modo ripetitivo? Queste sono solo alcune domande per aiutarvi a comprendere il vostro livello attuale di efficienza.

In conclusione

La ricerca dell’efficienza è un viaggio continuo e mi auguro che i consigli che vi ho dato possano aiutarvi ad andare avanti. Ricordatevi di concentrarvi su un’attività alla volta, stimare il vostro tempo, raggruppare le attività, pianificare, utilizzare software per la gestione dei progetti, investire negli strumenti giusti, delegare, automatizzare, separare casa e lavoro e di ricontrollar regolarmente!

Essere un freelancer ha un sacco di vantaggi ma richiede molto lavoro. Ho condiviso alcuni consigli per migliorare l’efficienza nell’attività freelance.

Avete qualche consiglio da aggiungere? Scrivete i vostri commenti.

Note sull’autore: Josh Medeski è uno scrittore, podcaster, speaker, sviluppatore front-end e un appassionato di produttività. Attualmente è un collaboratore esperto per ThemeForest, gestisce un podcast chiamato “One Intentional Life” e insegna sviluppo web con Girl Develop It e MakerSquare. Josh è stato anche nominato su Freelance to Freedom, Lifehack, Tuts+, Trello e molti altri. Vive a Houston, Texas, insieme alla moglie. Seguitelo su Twitter: @joshmedeski.

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