Inbox Zero o non Inbox Zero? Questo è il dilemma!

Tra gli appassionati di produttività, esiste un dibattito molto accesso sull’approccio Inbox Zero che innesca rivalità simili a quelle di Apple vs Microsoft, Coca Cola vs Pepsi, Milan vs Inter, Marvel vs DC… In questo articolo, andremo ad analizzare i pro e i contro dell’Inbox Zero e cercheremo di capire perché crea tanta passione. Ma prima di cominciare, è necessario stabilire cosa significa Inbox Zero e perché è utile parlarne.

Seppelliti dalle email

In principio furono le email. Mentre in un primo momento quelle innocue lettere virtuali suscitarono curiosità ed eccitazione, quei giorni felici sono ormai lontani. Ora le email sono diventate fonte di paura e ansia. Ciò non sorprende, visto che viaggiano in media 200 miliardi di email… al giorno! Non ho nemmeno intenzione di provare a calcolare quante email circolino ogni anno.

Questo sovraccarico di email sta avendo conseguenze sia nella produttività lavorativa che nelle relazioni personali. Non a caso, sono nate diverse strategie per affrontare questo problema. Alcune aziende hanno vietato del tutto l’uso di email interne, c’èchi dichiara di eliminare alcune email e poi ci sono alcune persone che si rifiutano di portare avanti una comunicazione personale tramite email. Ma forse la strategia più nota è Inbox Zero.

Per cortesia, la vera strategia Inbox Zero può alzarsi e farsi vedere?

Il termine e la filosofia Inbox Zero sono state originariamente create da Merlin Mann, fondatore e autore di 43 Folders, un blog per “trovare il tempo e l’attenzione per realizzare il proprio miglior lavoro creativo.” Contrariamente alla credenza popolare, la “Zero” non si riferisce al mantenere compulsivamente vuota la casella di posta in ogni momento. Invece, fa riferimento alla “quantità di tempo in cui il cervello di un lavoratore è impegnato nella casella di posta elettronica.”

Come ottenerla? Ecco alcuni pilastri fondamentali tratti dalla teoria originale di Mann sulla Inbox Zero:

Inbox Zero o non Inbox Zero?

Alcune persone seguono fedelmente queste regole, mentre altri appassionati di produttività ritengono che questa non sia una buona idea per tutti. Per scoprirne il motivo, ho posto questa semplice domanda ad alcuni professionisti:

Condividi l’approccio Inbox Zero? Perché?

Abbiamo ricevuto risposte molto variegate. Alcuni lo odiano, altri lo amano e poi ci sono quelli che trovano l’idea attraente in teoria, ma in pratica non riesco a farla funzionare.

Aspirante

Taco Anema, fondatore della società olandese che ha inventato la bicicletta elettrica QWIC, appartiene a quest’ultimo gruppo. L’approccio Inbox Zero gli piace molto; una inbox vuota a fine giornata equivale ad una mente più serena e al fatto di arrivare a casa in tempo per la cena. Nella realtà, non trova il tempo per farlo fino in fondo su una base quotidiana.

Fedele

Forse si può prendere spunto da Sara Rosso, VIP Global Services Manage presso Automattic (WordPress.com). Accoglie il concetto di Inbox Zero per ragioni analoghe e per sbarazzarsi di quella “fastidiosa” sensazione di avere messaggi non letti. Sara sa farlo funzionare utilizzando una serie di filtri per la posta in arrivo in modo da pre-ordinare i messaggi in entrata. Per quelli che rimangono nella inbox adotta il metodo GTD di risposta rapida, AZIONE o archiviazione.

Il suo consiglio quando questo approccio sembra non funzionare?

“Penso che questo approccio sia difficile per alcune persone e rischia di lasciarle con una inbox disordinata,” afferma. “Non tutti i messaggi sono destinati a una risposta o meritano il vostro tempo. Cliccare su elimina / archivia o su un’altra azione è un atteggiamento che richiede un po’ di tempo prima di diventare un’abitudine – prima invece tenevo le email, lì con l’intenzione di rispondere più tardi, cosa che però non facevo mai. Ora sono più onesta e preferisco farlo immediatamente”.

Questo è Inbox Zero seguito alla lettere, secondo i principi fondamentali descritti da Mann. Ruben Timmermans di Springest fa la stessa cosa al fine di ottenere una inbox vuota ed essere più consapevole delle proprie scelte (invece di lasciarle in attesa).

“Ho creato alcune automazioni con Zapier che mi permettono di inserire dei tag alle email che richiedono più di 2 minuti per essere risolte e cerco di ripulire la mia inbox almeno una volta al giorno,” spiega Timmermans.

Ribelle

Però non incontrerete Darren Tome, VP di Prodotto per Mashable, su questa strada. Afferma di perdere la visione globale quando le conversazioni non sono sotto i suoi occhi: “Non sono la persona più efficiente con le email”, dice, “[così] sicuramente non condivido la filosofia Inbox Zero. Per qualche ragione, l’archiviazione di email e la loro rimozione dalla mia casella di posta per me significa che non ho più bisogno di dedicarci del tempo”.

Darren trova spiegazione nel fatto che alcune conversazioni via email durino per giorni e il rimuoverle dalla sua casella di posta elettronica renderebbe più difficile avere una visione ampia su tali conversazioni. Mantenerle, dice, aiuta a ricordare quali conversazioni sono ancora attive.

Pragmatico

PhD Piers Steel, uno dei maggiori esperti mondiali sulla motivazione e procrastinazione che lavora presso l’Università di Calgary, ha un approccio simile, ma per ragioni diverse: “Mi piace l’idea, ma ho ancora bisogno di un luogo in memorizzare i messaggi. Ho provato una buona struttura di archiviazione, ma alla fine diventa sempre tutto disorganizzato e mi dimentico dove ho messo la roba.”

Steel ha capito che anche dopo aver ordinato e archiviato la posta continuava a utilizzare la funzione di ricerca per trovare i messaggi di cui aveva bisogno. Dal momento che la ricerca funziona bene ovunque il messaggio si trovi, perché perdere tempo suddividendo la posta in cartelle? Alla fine, si finisce per cercare mail datate indipendentemente da come fossero state organizzate.

“Conservo ancora un paio di cartelle dedicate alle fatture e ad alcune conversazioni specifiche”, ammette oltre ad aggiungere che archivia le email più vecchie di due anni. “Tutto il resto lo lascio nella mia casella di posta (che contiene circa 11.000 email in questo momento).”

Professionista

Rodolphe Dutel di Remotive.io e Buffer preferisce andare fino in fondo. Come Sara e Ruben, segue il concetto originale Inbox Zero, ma aggiunge alcuni trucchi supplementari per assicurarsi di non venire distratto dalle email in arrivo: “Non ho abilitato le notifiche e-mail sul mio cellulare e aggiorno manualmente la mia casella di posta. Un’altra cosa che faccio è utilizzare Inbox Pause per assicurarmi di non ricevere alcuna email in entrata, mentre mi occupo di quelle che ho ricevuto.”

Rigoroso

Se penate che questo approccio sia rigoroso, dovete ancora conoscere Oliver Bulloss, Executive Producer di Rovio, la società che ha creato il famigerato videogioco Angry Birds. Lui difende la sua casella di posta elettronica come se fosse un castello medievale: “Condivido un approccio Inbox Zero un po’ ruvido, riduco la quantità di email esistenti e rendo più facile l’organizzazione, anche utilizzando etichette email, in combinazione con un elenco rigoroso di regole e filtri. Grazie a questi sono in grado di eliminare email inutili prima ancora di vederle, facendo arrivare nella mia casella solo ciò che probabilmente è abbastanza importante da avere bisogno di una risposta. Poi tendo a dedicarmi alle email che richiedono risposte più lunghe solo al mattino, subito dopo pranzo o a fine giornata.”

Realista

Caleb Oller, co-fondatore della società di sviluppo web Motel, è un po’ nel mezzo nel suo approccio all’applicazione della strategia Inbox Zero. “Ci provo,” dice. “Non ho mai più di 10 messaggi nella mia casella di posta, ma posticipo un sacco di roba che ricevo durante il fine settimana e/o la sera.”

Per lui, la posta elettronica è il più importante strumento di comunicazione per gestire il gruppo di lavoro e trattare con i clienti e per questo ha bisogno di essere sempre attento a ciò che avviene nell’inbox. Eppure non è sempre la cosa più importante a cui dedicare il tempo. Egli applica un’analogia con i videogioci per descrivere il suo approccio con le email: “L’email mi sembra spesso come il Livello 1-10 da attraversare per raggiungere livelli superiori e più emozionanti. Fino a quando non ho gestito le email non riesco a scrivere codice, non posso lavorare su nuove proposte, non posso sostenere il mio team di lavoro.”

Caleb ha un asso speciale nella manica per gestire la posta: “Se non avete utilizzato Outlook per iOS, interrompete ciò che state facendo e scaricatelo. E’ il miglior prodotto che Microsoft abbia mai presentato dopo Windows XP. Ha tutte le migliori caratteristiche per combinare posta elettronica con una ricerca incredibilmente efficiente. ”

Il che mi porta a questo.

Come co-fondatore di Saent, un prodotto nato per aiutare le persone a essere meno distratte e più produttive, mi viene spontaneo proporvi di non farvi distrarre costantemente dalle email. Ciò significa controllare la posta solo un paio di volte al giorno e concentrarsi sulla gestione dei messaggi solo quando si entra nella inbox.

Credo anche che una casella di posta vuota assicuri che certe questioni vengano affrontate e che nulla vada perso. In realtà, raggiungo questo stato solo una volta ogni due settimane. Come ha detto Caleb prima, ci sono cose semplicemente più importanti su cui lavorare e ostinarsi ad avere una casella di posta elettronica vuota ogni giorno può portare via troppo tempo.

Cinque consigli per ridurre a zero la VOSTRA inbox

Sentire parlare gli altri di strategie Inbox Zero è una cosa, implementarle nel proprio flusso di lavoro quotidiano è tutt’altra. Per aiutarvi nel vostro cammino, qui trovate cinque tecniche che abbiamo raccolto dalle persone con cui abbiamo parlato.

  1. Chiudere il programma di posta elettronica. Lasciare il programma di posta elettronica sempre aperto è una soluzione disastrosa. La voglia di controllare i messaggi è irresistibile e può costantemente distrarre dal lavoro. Meglio aprire la posta solo un paio di volte al giorno, per poi chiudere di nuovo il programma e tornare a concentrarsi su attività più importanti.
  2. Impostare filtri di posta. Vale la pena dedicare del tempo a creare filtri per le comunicazioni ricorrenti. Inoltrare le newsletter in una cartella “Da leggere”, segnalare come più importanti le email indirizzate a voi rispetto a quelle in cui siete solo in copia, assegnare priorità a certi mittenti – ci sono tonnellate di regole che è possibile impostare in pochi minuti ma che faranno risparmiare molte ore nel corso dei mesi.
  3. Semplicità. Anche se lasciare tutte le email nella inbox è una tecnica che potrebbe non funzionare per tutti, non c’è nemmeno bisogno di creare una struttura di cartelle particolarmente complessa. Vi trovereste a trascorrere più tempo a trasferire e archiviare messaggi rispetto al tempo necessario per fare una ricerca. E’ sufficiente avere una struttura semplice, con un paio di cartelle principali.
  4. Non toccare due volte. Una volta aperta l’inbox, gestite le email. Elimina, Delega, Rispondi, Posticipa o Agisci. Lasciare le email senza effettuare una di queste azioni significa solo fare il doppio lavoro successivamente. Dovrete nuovamente leggere le email e prendere una decisione prima o poi. Ecco perché non è una cattiva idea evitare di ricevere email sul cellulare. Vi troverete spesso a gestire le email nuovamente quando aprirete il vostro computer.
  5. Attenzione all’ossessione da Inbox Zero. Lo scopo di Inbox Zero è quello di svuotare la testa e assicurare di non avere l’ansia di perdere email non lette. E’ però facile trovarsi ossessionati dal volere a tutti i costi avere la casella di posta vuota ogni giorno. Questo crea l’ansia di non raggiungere la condizione Zero, che però contraddice l’applicazione originaria della strategia Inbox Zero. Attenzione dunque a questa ossessione; va bene raggiungere la condizione Zero anche solo una volta a settimana, più o meno.

Come riuscite a domare la belva email?

E per quanto riguarda voi? Vi capita spesso di svuotare fino in fondo la vostra inbox? O preferite lasciare tutto e cercare in caso di necessità? Ci piacerebbe conoscere il vostro approccio nei commenti qui sotto!

Note sull’autore: Tim Metz è co-fondatore di Saent, un dispositivo hardware e software che blocca le distrazioni digitali e aiuta a rimanere più produttivi. Saent sarà presto disponibile per il crowdfunding su Indiegogo. Prima di Saent, Tim ha lavorato nel mondo dei videogiochi per dispositivi mobili e della musica elettronica, tra le varie cose. Tim vive e lavora in Beijing (China) e inizia ogni sua giornata scrivendo sul blog Saent, di solito su temi inerenti la produttività. Potete seguirlo su Twitter e LinkedIn. Per maggiori informazioni, visitate http://saentproductivity.com.

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