決定版!?Todoist x GTD x タスク管理 スタートアップガイド

Todoistをご利用いただきありがとうございます。

この記事では、TodoistでGTDをする方法をステップ・バイ・ステップで説明します。この記事は随時更新する未完の冊子です。「決定版!?」と銘打ちましたが、ユーザーから意見や質問を反映して、どんどん更新していくつもりです。
文字が多く、画像が少ない記事です。ぜひ、コーヒーでも読みながら、読書をするつもりでご覧ください。

  1. タスク管理の金字塔「GTD」とは?
    1. Todoistとは?
    2. STEP1: GTDの最初のステップ、「収集」
    3. STEP2: 今すぐすべきか、すべきかどうか決める、「処理」
    4. STEP:3 大目標を中目標に、中目標をタスクに細分化する「明確化」
    5. STEP4: タスク管理を楽にするための、タスクの「整理」
    6. STEP5: きちんとタスク管理できているか「レビュー」する
  2. Todoistの日時入力
    1. 単発タスクの入力例
    2. 繰り返しタスク
  3. トリガーリスト
    1. プライベートのトリガーリスト
    2. 仕事のトリガーリスト
    3. GTD・タスク管理のトリガーリスト
    4. ブログのトリガーリスト
  4. おわりに

タスク管理の金字塔「GTD」とは?

GTDとは、デイビッド・アレン氏が著書『Getting Things Done』で提唱した仕事術です。Getting Things Doneは直訳すると「物事を成し遂げること」です。その「物事」は仕事に限らず、大学受験や資格試験の勉強、家事、健康管理、人間関係の悩みなど、「全て」をGTDの枠組みで取り組めます。

GTDの前提として「記憶に頼るな。書いたら忘れろ。」があります。やるべきことを頭で管理すると、一週間もすれば進捗を忘れたり、他の作業が気になってひとつの作業に集中が阻害されたりします。頭から追い出してしまえば、余計なことに気にせず今やるべきことに集中できるし、実行し忘れることも減ります。ちなみに、GTDではこのようにやるべきことを頭の外から追い出して、一箇所に書き出すことを「収集」と呼びます。

GTDには、「収集」「処理」「明確化」「整理」「実行」「レビュー」の6つのフェーズがあります。具体的には、頭の中にある「やるべきこと」を紙に書くなどして「収集」して頭を空にしたら、時間が決まっている会議などはカレンダーに記載したり、連絡待ちの仕事は手帳にまとめたり、今すぐ実行できるものはどの順番で実行するか順番を決めるなど、収集したやるべきをことを整理します。次に、整理した作業を予定通りに「実行」し、進捗を定期的に「レビュー」します。

この仕組みが整い、あなたがこの仕組みに信頼を置けば、物忘れは減るし、ひとつのことに集中できます。これにより、ストレスが減り、思考力もずっと有意義なことに使えるようになります。

Todoistとは?

Todoistは、GTDに準拠したタスク管理ツールです。2016年の時点で世界中で600万人のユーザーが愛用しています。

Todoistの特徴は、シンプルで洗練されたデザインと、その拡張性です。「機能を増やすには技術がいるが、機能を減らすには哲学がいる」という名言があります。Todoistは、まさにそれを体現したサービスです。TodoistにはOutlookのようにメールやカレンダー機能はついていません。また、大規模なプロジェクト管理ツールのようなWBS機能もありません。だからこそ、どうせ使いこなせない機能に振り回されず、無駄をそぎ落とした合理的なタスク管理に集中できます。しかし、Evernote、TogglIFTTT、Dropbox、Google Drive、Google Calendarなど、さまざまなサービスを連携したり、ラベルを使うことで、様々な機能を追加することできます。

STEP1: GTDの最初のステップ、「収集」

GTDで初めにすることは収集です。初めて使うときは、やるべきこと、やりたいこと、悩みなどを2時間くらいかけて、紙かTodoistの「インボックス」に書きだしてみるといいでしょうでも、実際には30分位で何も書けなくなるかもしれません。そのときは、「トリガーリスト」をご利用ください。トリガーリストとは「頭の中の気になることを思い出せてくれるであろう質問」のことです。

STEP2: 今すぐすべきか、すべきかどうか決める、「処理」

タスク管理ツールは、頭で管理するよりもずっと多くのタスクを効率的に管理できるようになりますが、慣れないうちから多くのタスクを管理しようとすると挫折しがちです。

初めてタスク管理する方は「重要だけど、緊急でないこと」または「重要でも緊急でもないないこと」をタスク管理ツールで管理するといいでしょう。

アイゼンハワーマトリクスは、シンプルで洗練された「時間管理」テクニックのひとつです。「ある案件が重要であり、かつ緊急であることは少ない」という前提のもと、タスクやプロジェクトを、緊急さ重要さという2つの軸で、4つにカテゴリ分けします。

タスク管理ツールが特に効果を発揮するのは「重要だけど緊急でないこと」です。例えば、その日のうちにする緊急なことなら、記憶力が良ければ頭でも管理できます。でも、1週間後や1ヶ月後ならどうでしょう?カレンダーや手帳、タスク管理ツールを使ったほうが忘れずにすむでしょう。

アイゼンハワーマトリクス
または、ゴミ出し、日用品の買いだめ、掃除、サプリ、ストレッチと筋トレなど、定期的な予定や習慣を忘れずに実行するために、タスク管理してみるといいでしょう。初めてタスク管理・GTDを実践するなら、練習のために、ダイエット、語学学習、ブログをはじめるなど、重要だけど緊急でないタスクやプロジェクトを管理すると良いでしょう。慣れてきたら、仕事や人間関係など、より多くのプロジェクトをGTDでタスク管理してみてください。

STEP:3 大目標を中目標に、中目標をタスクに細分化する「明確化」

タスク管理したい「すべきこと」を決めたら、大目標を立て、目標達成までの具体的な手順やTodoリスト(ロードマップ)を作成します。ここでは「ダイエット」を例にします。

多くのタスク管理本で「目標はできるだけ具体的にする」と書かれています。例えば、ダイエットなら「3ヶ月以内に、体重3kg減、体脂肪率3%減」などです。しかし、自分が詳しくない分野について具体的な目初めてタスク管理・GTDを実践するなら、練習のために、ダイエット、語学学習、ブログをはじめるなど、重要だけど緊急でないタスクやプロジェクトを管理すると良いでしょう。慣れてきたら、仕事や人間関係など、より多くのプロジェクトをGTDでタスク管理してみてください。

または、ゴミ出し、日用品の買いだめ、掃除、サプリ、ストレッチと筋トレなど、定期的な予定や習慣を忘れずに実行するために、タスク管理してみるといいでしょう。

標を立てたり、具体的な手順や中目標を決めることはできないので、大目標は曖昧なままで大丈夫です。また、無理な目標を立てても途中でやる気がなくなってしまうので、あまり深く考えず「ダイエットする」だけで大丈夫です。

次に、「ダイエットする」という「アイディアを具体的な行動を記載したプラン」にします。何から始めて、次に何をして、毎日何をして、こうなったらこうするなど、なるべく具体基に書きます。この時、同時に大目標を中目標に分けて管理します。

プロジェクト

STEP4: タスク管理を楽にするための、タスクの「整理」

GTDには「コンテキスト」という重要な概念があります。コンテキストは、特定の場所や状態で処理すべきタスクを分類するための情報(ラベル)です。例えば「駅前のコンビニでパンを買う」の「駅前(のコンビニ)」がコンテキストです。場所の他には、所要時間、道具、ながら作業かどうか、移動中にできる作業かどうか、いつまでか、などのラベルの付け方があります。

  • おおまかな予定日 @今週 @今月 @来月 @今四半期 @今年
  • 場所 @自宅 @会社 @客先 @移動中
  • 推定所要時間 @15分 @1時間
  • 道具 @パソコン @ノート

ダイエットの場合は、「ダイエット本を読む @通勤中」「ストレッチと筋トレ @テレビ見ながら @自宅 @15分」「体重チェック @習慣」などのラベルの付け方ができます。

STEP5: きちんとタスク管理できているか「レビュー」する

David Allen氏は、レビューのことを「成功の鍵」と呼んでいます。私もそう思います。GTDはよく考えられた仕組みですが、不完全な人間が運用しているので、必ず漏れがでてきます。例えば、終わったタスクをチェックし忘れたり、新しいタスクを追加し忘れたりなどのミスが起きるでしょう。

それを防ぐのがレビューです。例えば、本で学んだ実践したいことをTodoistに書き忘れたりです。Todoistに「GTDレビュー」タスクを作成し、毎週月曜日の朝か、日曜日の夜に繰り返すと良いでしょう。

レビューをするのに便利なのがフィルターです。例えば、私は新たなタスクを作成するときに、必ず「大まかな締め切り」を示すラベルと「所要時間ラベル」をつけます。

  • 大まかな予定日 @今週 @今月 @今四半期 @次の四半期 @今年 @いつか
  • 大まかな所要時間 @15分 @1時間 @1日

そして「朝のGTD習慣」というタスクのコメントに、下のフィルターへのURLを記載しています。

  • 日付なし & @今週 & 1日
  • 日付なし & @今週 & 1時間
  • 日付なし & @今週 & 15分
  • 日付なし & @今月 & 1日
  • 日付なし & @今月 & 1時間
  • 日付なし & @今月 & 15分

このフィルターをつかって、具体的な実行日時が決まっていないタスクを見つけて、それらのタスクの日時を決定します。

Todoistの日時入力

Todoistは、より自然な日本語での日付入力を実現するために、2015年の4月ごろ、日本語の日付入力を大幅に変更いたしました。例えば、「に 2pm 今日」だったのを「今日の午後2時」「今日の午後2時」(全角数字に対応)「今日午後二時」(漢数字に対応)、「今日の14時」、「今日PM2時」「pm15」などに対応していますが、一部の古い表記が利用できません。

ちなみに、Todoistの「締め切り」は「締め切り」というよりは「実行予定日時」の意味合いが強いものです。「xxxまでにやる」ではなく「xxxに行う」という使い方をしたほうがタスク管理がはかどります。

下にサポートしている日時入力の例を紹介します。これ以外に希望する入力方法またはエラーがありましたらサポートにご連絡ください。

単発タスクの入力例

  • 今日
  • 明日
  • 今日の午後2時
  • 今日の14時
  • 今日の14:00
  • 4月1日
  • 4月1日の14時
  • 2016-05-12
  • 2016/5/12
  • 午後二時
  • 第三火曜日
  • 最終就業日
  • 月末

繰り返しタスク

  • 毎日
  • 平日
  • 毎日15時
  • 毎週月曜日
  • 毎週月曜日と火曜日
  • 5平日毎
  • 5日毎
  • 3ヶ月毎
  • 毎月10日
  • 毎月第二月曜日
  • 毎月第2月曜日
  • 毎月第2第三月曜日
  • 毎月第二月曜日と火曜日
  • 毎月第二月曜日、第四木曜日
  • 毎月最終就業日
  • 毎年10月10日
  • 毎月末
  • 毎月末日

Todoistに日時入力には様々なパターンがあります

Todoistが目指すのは「自然な日本語でのタスク入力」です。そのため、様々な入力パターンをサポートしています。例えば、「1月」は漢数字「一月」、全角「1月」、半角「1月」にも対応しています。

トリガーリスト

トリガーリストとは、無意識や記憶の片隅に埋もれた「気になること」「やらなきゃいけないこと」を呼び起こすトリガー(引き金)となる質問集です。下に、主なトリガーリストをまとめました。

これを「トリガーリストを見返す」タスクを作り、「毎月末」「毎月第一月曜日」などに繰り返し設定すると、大事なことのうっかり忘れをふせげます。

プライベートのトリガーリスト

  • 家を隅々まで見回してください。何かすることはありますか?
  • 将来の目標は何ですか?
  • 悩みや不安、心配事はありますか?
  • 欲しいものはありますか?
  • 私生活で改善したいことはありますか?
  • してみたいことはありますか?
  • 改善したい人間関係はありますか?
  • 健康面で心配はありますか?

例、書類の整理、掃除機の買い替え、友達の約束、ダイエット、ギターを始める、海外旅行をする、英語を勉強するなど

仕事のトリガーリスト

  • 机の引き出しを開いてください。するべきことはありますか?
  • 今、どんなプロジェクトを抱えていますか?
  • 将来、どんなプロジェクトが始まりますか?
  • 仕事の目標は何ですか?
  • 改善したい仕事の人間関係はありますか?
  • 上司、同僚、部下、取引先から依頼されていることはありますか?
  • 上司、同僚、部下、取引先に依頼したいことはありますか?
  • 改善したいことはありますか?
  • 処理しなきゃいけない書類はありますか?
  • 仕事関係で勉強したいことや、読みたい本はありますか?
  • 参加または運営する会議やイベント等はありますか?
  • 最近起きたミスについて改善案は?
  • 休みの予定はありますか?

GTD・タスク管理のトリガーリスト

  • メモ用紙や手帳など、情報が保存されているものを読み返してください。
  • タスク管理ツールの中身は最新の状態になっていますか?
  • 不便に感じたことはありますか?その解決策は?
  • 下のラベルを試しましたか?
    • おおまかな予定日 @今週 @今月 @来月 @今四半期 @今年
    • 場所 @自宅 @会社 @客先 @移動中
    • 推定所要時間 @15分 @1時間
    • 道具 @パソコン @ノート

ブログのトリガーリスト

  • 最近、学んだことは何ですか?
  • 最近、買ったものはありますか?
  • 最近、買った本はありますか?
  • 最近、便利だと思ったことは何ですか?
  • 最近、印象に残った出来事は何ですか?
  • 最近、強い意見を持った出来事は何ですか?
  • 最近、検索したキーワード版ですか?
  • サイトのアクセスや直帰率はどうですか?
  • ブログのデザインで、気になるところはありませんか?

一般的なトリガーリストをTodoistにインポートする

ブロガー向けトリガーリストをTodoistにインポートする

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最後までご覧いただきありがとうございます。冒頭でも述べましたが、この記事は随時更新する未完の冊子です。「決定版!?」と銘打ちましたが、ユーザーから意見や質問を反映して、どんどん更新していくつもりです。ぜひ、あなたのご感想・ご質問をお聞かせください。

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