今日からはじめる「殿堂入りやること整理術」まとめ

英語の「Productivity」は直訳すると生産性です。しかし、英語のProductは日本語の「生産」よりも多くの意味があります。例えば「reproduction」は繁殖のような意味あるし、「 I’m a product of my environment(環境が私を形成した)」という慣用句のように「結果として出来上がった物」のような意味あります。また「Producing happiness(幸せを生み出す)」という表現もできます。「Productivity」は単に仕事の生産性だけでなく、幸せ・価値・勉強の成果・筋トレの成果・生活水準の向上など、あらゆることについての「生産性」を意味します。

「ライフハック」とは、この生産性を高めるための生活の知恵です。多くはきちんと大学で研究で成果が検証されています。優れたライフハック術は、生活や仕事の生産性を向上し、収入だけでなく、自分や大切な人の幸福度をあげたり、幸福度を下げる原因のストレスを減らすことができます。

この記事では、人生を楽にするための知恵をぜいたくに13個紹介します。1万文字以上もあるので、ぜひTodoistのChromeプラグインやモバイルブラウザの共有ボタンからTodoistをタップし、Todoistにタスクとして登録して、後でゆっくり御覧ください。

参考記事
「あとで読む」→積読をふせぐ、10秒で作る本当に後で読む読書管理法 | Todoist公式ブログ

このガイドの使い方

Todoistに登録して定期的に見返す

一度ですべて身につけるのは困難でしょう。Todoistにタスクとして登録して、「毎月第一月曜日」などの繰り返しタスクとして設定し、あとで何度も読み返してください。

実行するライフハック術の選び方

次の章で、13個のライフハック術を、所要時間、タイプ(視覚的、触覚的、抽象的)、おすすめの人の3つの視点で簡単に紹介します。

  • 視覚的
    道を調べるとき、口頭や文書で説明を受けるよりも地図を見たい人におすすめです。
  • 触覚的
    実際に手をうごすのが好きで、Todoリストもポストイットを使いたい人におすすめです。
  • 抽象的
    どちらの方法も好きでない場合、飲み会の幹事をする時やサークル仲間と合宿を予定するときも、やることを手帳に書いたり、自分の脳内だけでやることを整理できる人におすすめです。抽象的なやりかたのほうが一般的に柔軟性があり、またより多くのやることを整理できます。

気をつけたいこと

目的は、「やりたいこと・やるべきことを行動に移す」ことです。毎日2時間もかかる複雑な手帳術は本末転倒です。

ひとつの方法に固執することはありません。ひとつの方法がうまく行かなければ、べつの方法を試してみましょう。でも、その前に「なぜうまくいかなったのか」考えてみると、次はもっとうまくいきます。

ここで紹介するのはあくまでも「ガイドライン」で、「法律」ではありません。レシピと同じで、基本さえ押さえていれば、塩の分量をちょっと変えたり、すだちの代わりにかぼすを使っても大爆発なんて起きません。
では、準備はいいですか?ここからあなたの新しい人生が始まります。

殿堂入りライフハック術の紹介

カンバン
所要時間:低
タイプ:視覚的、触覚的
おすすめの人:色々手を出すけど、結局2つか3つぐらいしか最後までデキない人

カエルを食べてしまえ!:イチバンしんどいことを朝一でこなす
所要時間:低
タイプ:抽象的
おすすめの人: 先送りする人、勉強の前に机の掃除をする人

Must, Should, Want
所要時間:中
タイプ:抽象的・視覚的
おすすめの人:やることがたくさんあり、何から手を付けるべきか混乱しがちな人

The SMART Method
所要時間:中
タイプ:抽象的
おすすめの人:大きな目標・プロジェクトが始まったばかりで、作業に取りかかる前に効率的な方法を考えたい人

アクション・メソッド(アイディアを行動する方法)
所要時間:中
タイプ:抽象的
おすすめの人:クリエティブなアイディアを実際の行動に移したい人

時間割(Timeboxing)
所要時間:低
タイプ:視覚的・抽象的
おすすめの人: 雑事に追われてる人や、大きな仕事が2つ以上ある人(例、管理職、子供がいる家庭)

徹底自己管理
所要時間:高
タイプ:抽象的・視覚的
おすすめの人:データや自分で実験するのが好きな人、ゴリゴリのライフハックオタク

Getting Things Done
所要時間:中
タイプ:抽象的・視覚的・触覚的
おすすめの人:殿堂入りの中の殿堂入り。必読。

ポモドーロ・テクニック/スプリント
所要時間:低
タイプ:抽象的
おすすめの人: 「時間が足りない」と感じたり、途中で集中力が途切れてしまう人

カレンダーにX印
所要時間:低
タイプ:視覚的
おすすめの人:新しい習慣を身に着けたい人

アイゼンハワーマトリクス
所要時間:中
タイプ:視覚的
おすすめの人: グラフが好きで、数に限りがあるカテゴリに分けるよりも、抽象的にやることを整理したい人

アジャイル・リザルト
所要時間:中
タイプ:抽象的
おすすめの人:非常に複雑で、スケジュールがタイトなプロジェクトを回している人

やることリスト&やったことリスト
所要時間:中
タイプ:抽象的
おすすめの人:自己嫌悪が激しい人

おまけ

カンバン

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タイプ:視覚的、触覚的
おすすめの人:色々やろうとするんだけど、結局2つか3つぐらいしか最後までデキない人
効能・効果:やること全ての進捗がひとめでわかる。

カンバンは、有名なトヨタのカンバン方式のことです。トヨタではチーム全体でカンバンを共有するのですが、ここでは一人使う方法を紹介します。

カンバン方式ではプロジェクト(ひとつの目標に向けたタスクの集合)の進捗をひと目で確認できます。

使う道具は付箋紙でも、スマホアプリでも、ホワイトボードでも大丈夫です。あなたのプロジェクトを下の3つに分けます。

  • 「To Do(これか始めること)」
  • 「Doing(今していること)」
  • 「Done(完了したこと)」

シンプルすぎて、「本当に効果があるの?」と思うかもしれませんが、これが意外と効果的なんです。

限られたスペースに「To Do」と「Doing」を並べることで、常に今の自分が抱えている「やること」がどれだけあるか一目でわかります。もし、カンバンにスペースがなくて新たなに付箋紙を追加できない場合は、今やるべきことに集中するとよいでしょう。

参考記事・参考書籍:
トヨタ “カンバン方式” を個人で使う。ふせんを使ったタスク管理術。 | Study Hacker
カンバン方式でTodoistのタスクやプロジェクトを表示してみた | Todoist Blog (日本語)

カエルを食べてしまえ!:イチバンしんどいことを朝一でこなす

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所要時間:低
タイプ:抽象的
おすすめの人: 先送りする人、勉強の前に机の掃除をする人
効能・効果:先送りを防止し、本当にやるべきことに取り組めるようになる。

多くのライフハック術や自己啓発書は「とにかく行動すること」が効果的であると力説していますが、行動にはリスクもあります。時間泥棒です。大事なのは今すべきことに取り組むことです。闇雲に行動しても、今すべきことに取り組まなければ大事な作業の締め切りを逃してしまいます。仕事くらいなら良いのですが、大学の願書、ビザの申請などの締め切りを逃したら大変なことになりますね。

「カエルを食べてしまえ!」とは、。『トム・ソーヤーの冒険』の著者として知られるマーク・トウェイン(Mark Twain)の口癖です。彼はよく「朝一番に生でカエルを食べてしまえば、その日はそれ以上悪いことは起きないよ」と言ってたそうです。

集中力が必要で気が進まない作業(=生のカエルことを食べること)から取り組み、じょじょに楽な作業に取り組むように一日の予定を立ててください。ツボに砂をたくさん入れてから石を入れることはできません。先に石を入れれば、石と石の隙間に砂を流し入れることができます。集中力も同じです。先に大きなことをしましょう。小さいことは疲れててもできます。

先送りや集中力の低下は避けられません。その事実を受け止めると、やるべきことに取り組めるようになります。

参考記事・参考書籍
「カエルを食べてしまえ!」マーク・トウェインとブライアン・トレーシーの教え #習慣化 | ライフハック!ブログと読書で人生を変えた徳本昌大のブログ
「まず、朝一番にカエルを食べろ!」ブライアン・トレーシーの代表的な自己啓発書 『カエルを食べてしまえ!』|いまこそ読みたい! ダイヤモンド社100年100冊|ダイヤモンド・オンライン

Must, Should, Want

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所要時間:中
タイプ:抽象的・視覚的
おすすめの人:やることがたくさんあり、何から手を付けるべきか混乱しがちな人
効能・効果:やることを緊急性で整理して、常に本当にやるべきことに取り組めます。

Must、Should、Wantは、何が重要で、何が今日しなくていいかを分別する方法です。やるべきことを、「Must(しなきゃいけないこと)」「Should(すべきこと)」「Want(したいこと)」に分けます。

例えば、支払期日に家賃を支払うのは「Must」です。

Shouldは、やる必要があることだけど、今日でなくても良いことです。例えば、メールや手紙への返事は、内容次第ですが、今すぐじゃなくても、今日じゃなくても大丈夫でしょう。とくに「Must」のやることがたくさんあるときは、「Must」を優先して「Should」は後回しにしましょう。

「Want」は、今は必要ないけれど、いつか取り組みたいことです。他にもたくさんすることがあるなら、後回しにしてもいいでしょう。例えば、英語の勉強はいいことですし、毎日の積み重ねが大事ですが、「今日締切の原稿」と「英語の勉強」の二択なら迷わず原稿を選ぶべきです。

Must、Should、Wantには「MosCow」というバージョンもあります。

参考記事・参考書籍
一日の生産性と幸福度を最大限に引き出せる魔法のToDoリストの作り方 | あなたのスイッチを押すブログ

The SMART Method

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所要時間:中

タイプ:抽象的

おすすめの人:大きな目標・プロジェクトが始まったばかりで、作業に取りかかる前に効率的な方法を考えたい人

効能・効果:Turns big, abstract ideas and goals into concrete, actionable plans.

SMARTの法則とは、目標設定のポイント「Specific」「Measurable」「Achievable」「Relevant」「Time-bound」の頭文字をとったものです。1981年に、現代経営学の父ピーター・ドラッカーが提唱した目標管理制度(MBO: Management By Objectives)に準拠した「目標設定の基準」として、1981年に「マネジメントレビュー」に掲載されてから、多くの企業やコンサルタントによって使用されてきた法則です。

「Specific」とは目標が具体的であるということです。

「Measurable」とは、測定可能であるということです。測定可能であるべきなのは「5kgやせる」などの目標に限りません。目標達成までの過程と行動も「毎日15分間ストレッチする」のように測定可能にします。

「Achievable」とは実現可能であるということです。目標は近くてもダメだし、身を粉にしないと達成できないほど遠くてもダメです。

「Relevant」とは、自分に関係がある、つまり自分にとって重要であるということです。

「Time-bound」とは、時間に縛られる、つまり期限や日時の設定があるということです。最終目標の締め切りと一緒に、中間目標や、今日何をすべきなのかを決めておくと良いでしょう。

参考記事・参考書籍
「新年の抱負の92%は失敗に終わる。」今年こそ有言実行するための「SMARTな目標設定」 | Todoist Blog (日本語)
SMARTの法則を活用して目標設定する方法 | ビジネススキルのことならキャリアパーク
コンサルタントのSMARTな目標設定法とは? [コンサルタントで働く] All About

アクション・メソッド(アイディアを行動する方法)

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所要時間:中
タイプ:抽象的
おすすめの人:クリエティブなアイディアを、実際の行動に移したい人
効能・効果:クリエイティブなアイディアを行動につなげる

アクション・メソッドは日本ではあまり知られていないライフハック術です。2006年に2006年にクリエイターが自身の作品を数百万件以上公開しているソーシャルネットワークサービス「Behance」が発案しました。

クリエイターは「既存の枠組みや考えに縛られず、想像力を駆使して新しい解決策や方法などを考える」ことが求めらえれます。しかし、それをプロジェクト管理のような理路整然としたシステムで管理するのは困難です。

アクション・メソッドは「アイディア」を、「実際に手や体を動かす行動」に変換するための手法です。この手法では、まずアイディアを「すぐやる(Action Items)」、「いつかやる(Backburner)」、「参考資料(Reference)」に分けます。

「いつかやる(Backburner)」は、アイディアとしては面白いけど、現在進行中のプロジェクトには適さないアイディアのことです。

「参考資料(Reference)」は、現在進行中のプロジェクトに取り組むのに必要な情報です。例えば、ウェブサイトの作成なら、画像、お客さんからの提案内容、スタイルガイドなどです。

アクション・メソッドは、今は全然使えない、または100人のうち99人が批判するような突拍子もないアイディアを具体的なプランできます。

ちなみに、Todoistユーザーでライフハック術の権威でもある堀さんが「漠然としたイメージから行動を生み出すノート、Behance Action Journal」という、アクション・メソッドにもとづいてデザインされたノートのレビューを書いていますので、ぜひ合わせてごらんください。

参考記事・参考書籍
漠然としたイメージから行動を生み出すノート、Behance Action Journal

時間割(Timeboxing)

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所要時間:低
タイプ:視覚的・抽象的
おすすめの人: 小さなやるべきことがたくさんあって、そんな雑事に追われてる人や、大きな仕事が2つ以上ある人(例、管理職、子供がいる家庭)
効能・効果:マルチタスクを防ぎ、ひとつひとつのタスクの生産性を向上する。

マルチタスクの弊害はすでに多くの心理学者によって実証されています。例えば、「ちょっと1分だけいいかな?」「質問があるんですが・・」など、一口サイズの小さなジャマが最大で30分間も集中をさまたげることが研究で明らかになっています。

時間割を始めるには、Google Calendarなどのカレンダーアプリや手帳に、下の画像な時間割を作成します。

Image credit to Danielle Morrill

時間割式予定管理は、インボックスゼロなど、さまざまなライフハックと組み合わせられます。画像のように同じ予定を毎地に繰り返さず、一日のテーマを決めて仕事に取り組むのも効果的です。

「時間割と作るにも、どの作業にどれくらい時間がかかっているかわからない」という場合は、Todoistでタスクごとに作業時間の計測ができるTogglプラグインがおすすめです。

参考記事・参考書籍
マルチタスクは生産性を40%下げる?速く正確に仕事を終わらせるための、9つのシングルタスクのヒント
マルチタスクをやめれば生産性が40%アップする | ライフハッカー[日本版]

徹底自己管理

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所要時間:高
タイプ:抽象的・視覚的
おすすめの人:データや自分で実験するのが好きな人、ゴリゴリのライフハックオタク
効能・効果:もっとも高い効果が得られるライフハック手法です。

ある意味究極のライフハックです。自分の体調、気分、得手不得手、集中力の波などをデータ化し、データに基づいて予定を作成する方法です。しかし、実を結ぶまでは時間がかかります。

まず、RescueTimeTogglで、自分の作業時間や、どの作業にどれだけ時間を使っているか、どのアプリやウェブサイトが集中力を阻害しているか、どの時間帯がもっとも作業効率が高いか、またそれはどんな作業かなどのデータをとります。さらに一歩進んで、睡眠時間、食事内容、食事量、カフェイン摂取量や運動量などのデータをとります。すると、自分の生産性や集中力をもっとも発揮するための予定が作れます。

しかし、徹底的にやろうとすると、そのデータを集めたり分析したりするための時間がかかりすぎます。また、季節、成長、老化、家族の変化、部署やチームの変化など、さまざまな要素が絡むので、100%正確なデータを作ることはできません。

私もこの手法を取り入れていますが、「エスプレッソのカフェインは40-70mg、200gmの野菜スープで体を温め、腸の吸収率を高めれば、集中力が5%向上する(メガネクイッ)」なんて漫画やアニメのデータ至上主義キャラクターみたいなことはしていません。平日は低GI(血糖値の上がりにくい)食事を食べることを心掛けたり、でも週末は好きなものを食べてストレス発散したり、早め寝たり、疲れたら無理せず休憩したり、自分の経験上好きなゲームの音楽を聴くと集中力が上がるっぽいから、しんどい仕事の前にそれを聴いたり・・。そういう経験則でも大きな効果があります。

Getting Things Done

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所要時間:中
タイプ:抽象的・視覚的・触覚的
おすすめの人:殿堂入りの中の殿堂入り。必読。
効能・効果:あらゆるものを「整理」、リラックスして仕事がこなせる。(Amazonの本紹介ページより)

GTDは、おそらく日本でも世界でももっとも有名な生産性手法です。『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』というタイトルで日本語にも翻訳されているし、「GTD」で検索するとたくさんの記事が見つかります。GTDは、それほど多くの人に支持されたライフハック・タスク管理・生産性の手法です。

「GTDとは何か?」を説明にするには、Amazonの商品説明が良いでしょう。

”あらゆるものを「整理」、リラックスして仕事がこなせる、最速最強の「仕組み」を作る方法―それがGTD”

”GTDを自分の習慣として身につけることができれば、日々ふりかかってくる仕事にストレスを感じることなく、

着実に自分のやりたいことを片付けていくことができるようになるだろう。

本書ではその手法を詳しくステップごとに紹介していくが、要点だけを述べると次の3点に集約される。

□ 頭の中の「気になること」を”すべて”頭の外に追い出そう。

□ それらすべての「気になること」について、求めるべき結果と次にとるべき行動を決めよう。

□ そうして決めた、とるべき行動を信頼できるシステムで管理し、定期的に見直そう。”

Todoistは、GTDの原則にもとづいてデザインされたツールなので、GTDを学ぶとTodoistをもっと活用できます。

参考記事・参考書籍

決定版!?Todoist x GTD x タスク管理 スタートアップガイド | Todoist Blog (日本語)

ポモドーロ・テクニック/スプリント

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所要時間:低
タイプ:抽象的
おすすめの人: 「時間が足りない」と感じたり、途中で集中力が途切れてしまう人
効能・効果:作業を短く区切ることで、集中力を維持する。

タスク管理の基礎は、大きな目標は小目標に分割し、1時間以上かかる大きな作業は小さなタスクに分割することです。しかし、分割できないタスクもあります。例えば、私はフリーランスで金融系の翻訳をしていますが、10000英単語の翻訳なんて、作業自体はひとつなのでタブタスクに分割しようがないし、かといって1時間では絶対に終わりません。

ポモドーロテクニックは、25分働き、5分休憩し、また25分間働き、5分働くテクニックです。陸上の短距離走の練習に似ています。25分間トップスピードの集中をして、5分間休憩する。また25分間トップスピードで働く。すると、だらだらと長く働くよりも大きな成果を得られます。

25分と5分の組み合わせにこだわる必要はありません。私の場合、集中力が最初はローギアだけど、エンジンが温まるとかなり長時間集中できるので、45分から1時間30分くらいを目安にしています。また、集中できる時間は作業によります。Todoistのブログ翻訳は1時間くらいなら集中できますが、金融系の翻訳は30分が限界です。

参考記事・参考書籍
今日から始める生産性アップ術。ポモドーロ・テクニック再入門ガイド | ライフハッカー[日本版]
ポモドーロ・テクニックを最大限活用するなら『PomoDone』 | ライフハッカー[日本版]
いつでもどこでも即タスク化。Todoistの便利すぎる拡張機能4選

カレンダーにX印

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所要時間:低
タイプ:視覚的
おすすめの人:新しい習慣を身に着けたい人
効能・効果:継続することが楽しくなります。

バカバカしいほどシンプルなテクニックですが、スマホ時代には実践する人が少ないテクニックです。それは・・・。カレンダーにX印を付けること。

御朱印、スタンプラリー、ポイントカード、ボトルキャップコレクション、コインコレクション、パスポートのスタンプなど、「収集」は変な中毒性があります。私も英語の勉強をしていたときは、ノートを一冊も捨てませんでした。すると、ノートの束が厚くなり、そしていつの間にか「厚く」ではなく「高く」なり、その高さを測ることが快感にすらなりました。

明らかに効果があるテクニックなのですが、このデジタル時代に本当に実践する人は多くいないでしょう。初日はまったく効果がなく、継続しないと効果がないのも弱点です。しかし、日めくりカレンダーで実践した日は保管して、さぼった日は捨てるなど、方法はいくらでもあるのでぜひお試しください。

また、アプリもたくさんあります。

Printable version for 2016 by Bechance
Don’t Break the Chain (iOS)
Habit Streak Pro (Android)

アイゼンハワーマトリクス

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所要時間:中
タイプ:視覚的
おすすめの人: グラフが好きて、数に限りがあるカテゴリ分けするよりも、抽象的にやることを整理したい人
効能・効果:予定ややることの優先度がわかる。

アイゼンハワーマトリクスは、シンプルだけど効果的な優先順位の決め方です。

アイゼンハワーマトリクスは、シンプルで洗練された「時間管理」テクニックのひとつです。「ある案件が重要であり、かつ緊急であることは少ない」という前提のもと、タスクやプロジェクトを、緊急さ重要さという2つの軸で、4つにカテゴリ分けします。

メモ帳に上の画像のような図を描き、あなたのやるべきことが、それぞれどのカテゴリに属するかを決めて書き出します。

もっとデジタルな手法がお好みならExcelやGoogle Spreadsheet、あるいはTodoistのラベルや優先度を使うといいでしょう。

アジャイル・リザルト

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所要時間:中
タイプ:抽象的
おすすめの人:非常に複雑で、スケジュールがタイトなプロジェクトをまわなければいけない人
効能・効果:大目標にを見据えながら、小刻みに達成感を得られるのでモチベーションが持続する。

アジャイル・リザルトは、ソフトウェア開発手法「アジャイル開発」をもとに作成したものです。目的を意識しながら、作業を小さなブロックに分割して取り組みます。アジャイルリザルトのユニークなところは、多くのタスク管理やプロジェクト手法が前ばかりを見るのに対した過去を振り替えり、軌道を修正することに力を入れていることです。

アジャイル・リザルトの実践は、まず「1年後にどうなりたいか?」を考えることから始めます。次に、「そのためには、1か月後にどうあるべきか、1週間以内に何をすべきか、今日は何をすべきか?」を考え、1年の大目標を1か月や1週間の小目標に分割します。

1年という大きな目標を遠くに見ながら、でも1週間や1ヶ月という遠すぎず現実的な目標を見ることで、「目標を達成できる」という実感と、実際に小目標を達成したときの達成感を得られます。

1週間や1ヶ月の小目標を達成したら、これまでとこれからを振り返り、軌道修正を行います。

やることリスト&やったことリスト

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所要時間:中
タイプ:抽象的
おすすめの人:自己嫌悪が激しい人
効能・効果:達成感で、モチベーションがあがる

「今日何をしたっけ・・・?」「また何もせず一日が終わった・・・。」「明日から本気を出そう・・。」みたいな自己嫌悪に陥ることはありませんか?私は月一くらいで「今月何をしたっけ・・。ああ。あと〇ヶ月で30歳か・・」と自己嫌悪と焦燥感に陥ります。

そんな時は、毎日でも毎週でも「やったことリスト」を見て気持ちを落ち着けましょう。Todoistには完了したタスクを閲覧すると機能もありますし、デイリーダイジェストメールや、IFTTTとのTodoistの完了タスクをIFTTTを使ってEvernoteに自動的に記録する方法もありあす。

おまけ

やることリスト&死ぬまでにやりたいことリスト

「やりたいことは管理・整理する必要がない」そんなふうに考えていた時期が私にもありました。管理整理する必要がないのは「やりたいことは常に頭にある」ことが前提ですが、そうとは限りません。

例えば、私の死ぬまでしたいこと(の一部)は下ですが、ある程度計画をしないと実行できません。そして、普段は友達にその話をすることを忘れています。

  • ダチョウの卵を食べる
  • シュールストレミングを食べる
  • 「店長、いつもの」って言う。
  • 催眠術にかかってみる。
  • 滝に打たれる
  • バーで「あちらのお客様からです」をする

気分が落ち込んだら「やりたいことリスト」を眺めたり、やりたいことリストを実行するための計画を立てるなどして、気分上場にしてください。

最後までお読みいただきありがとうございます。タスク管理や、ストレスフリーの仕事術、Todoistについてもっと知りたい人は、『Todoist日本語ブログの人気記事をぜひご覧ください。

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