時間管理アプリTogglとTodoistを連携し、実績時間を自動集計する方法

タスク管理・時間管理の本には必ず「作業時間の見積もり」と「作業時間の集計」の重要性が書かれています。

作業時間を見積もらないと、自分のキャパシティ以上のタスクを抱えて毎日残業+終電になったり、仕事の締め切りを過ぎたり・・と悲惨なことになりかねません。

作業時間の集計をしないと、作業時間の見積もりが「感覚だより」になってしまい、正確に見積もりができません。

Todoist以外にもクライアントを抱えるフリーランスの私にとって、作業時間の見積もりは死活問題です。そんな私が「予算1か月1000円以内で、現状もっとも優れたツール」と断言できるのが、TodoistプレミアムとTogglプレミアムの組み合わせです。

TogglとTodoistの組み合わせなら、ワンクリックで作業時間を集計できる

Toggl Todoist 自動タイムトラッキング
TogglプラグインとTodoistウェブ

TogglのChromeプラグインをインストールし、Todoistウェブアプリを開くと、タスクの横か下にTogglのボタンが表示されます。Togglボタンをクリックすると、上の画像のようにタスク名、プロジェクト名、タグ、Billable(給料が発生する仕事かどうか)を選択する画面が表示します。

タスク名は自動で入力されます。Todoistのプロジェクト名とTogglのプロジェクト名が一致している場合、プロジェクト名とクライアント名も自動で入力されます。Billableの自動選択はウェブ版のTogglで設定できます。

Togglのウェブアプリから、詳細な作業時間レポートを確認できる

Toggl Todoist 自動タイムトラッキング

Toggl Todoist 自動タイムトラッキング

Toggl Todoist 自動タイムトラッキング

Togglが、他のタイムトラッキングツールより優れている点は、Todoistとの連携だけではありません。レポートの種類やカスタマイズが機能的であり、しかも直感的に使えます。

ダッシュボードでは、週の作業時間と、どのプロジェクトにどれだけ時間を使ったかなどの、最も重要なデータを一目で確認できます。

レポート画面、Summary(要約)、Detail(詳細)、Weekly(週)の3種類あり、それぞれカスタマイズ可能なので、自分に合わせたレポートを自動生成できます。また、Billableは金額の設定もできるので、フリーランスの人はどのプロジェクトがより収益に貢献しているかも一目でわかります。

TodoistとTogglの連携を最大限に活用するためのヒント

時間管理に限らず、情報は活用してこそ意味があります。私は、Togglのレポートから学んだことを、下の3つに活用しています。

1. ルーチンタスクの作業時間見積もり

「ルーチンタスク」と言うと、退屈なイメージを抱くかもしれません。しかし、作業をルーチン化(仕組化)すると、そのタスクを効率化できるだけでなく、タスク管理やスケジュール管理がずっと楽になります。

わたしは、朝のメールチェック、Togglのタイムログに漏れがないか確認、Todoistのインボックス整理、Googleカレンダーのチェックを、Daily Management Routine(毎日のマネジメントルーチンタスク)という名で、ひとつのタスクにまとめています。タスクの詳細や、メールの返信テンプレートなどはTodoistのノートにまとめています。また、フリーランスとしての営業やTodoistの仕事(Twitter、サポート、メールチェック、プロジェクト管理)もルーチン化しています。

やることは毎日ほとんど同じなので、作業時間は毎日ほとんど同じです。この時間を正確に把握すると、毎日どれだけの時間をクリエイティブな仕事に使えるのか正確に把握することができます。

Toggl Todoist 自動タイムトラッキング

2. プロジェクトを見積もり時間以内おさめる

Toggl Todoist 自動タイムトラッキング

Togglには、アラーム機能がついています。プロジェクトに時間の見積もりを設定し、トラッキングした時間が50%、75%、100%に達成したら、アラームを受け取ることができます。

Todoistもそうですが、だらだらと仕事をしないために、ゴールと見積もり作業時間を設定するのは大切です。TogglでもTodoistでも、「プロジェクト作成→完了→実績確認→改善(PDCA)」のサイクルをひんぱんに行うように心がけたほうがよいでしょう。

3.何を効率化すればもっとも効果があるか考える

「作業の効率化」は大事です。生産性とは「効率 x 成果」です。せ成果をあげにくい作業(例えば、営業ではなく、日報作成など)の生産性をあげるには、効率を上げるしかありません。

「作業の効率化という作業」をもっとも効果的に行うには、合計時間がもっとも多い作業を効率化することです。つまり、前述のルーチンタスクです。一回100時間かかるけど年に一回しかしないタスクより、毎日30分間するタスクを効率化するほうが長い目で見ると効果があります。平日は250日なので、年間合計が125時間です。

Togglを使えば、どの作業にどれだけ時間がかかっているか、つまりどのタスクを効率化すればもっとも効果的か一目でわかります。

Togglは日本語に対応しておりませんが、Project、Time、Clientsなど、1000どころか500単語くらい知ってれば使えるし、極端な話、ほとんど英語がわからなくても使えるので、ぜひお試しください。

最後までお読みいただきありがとうございます。タスク管理や、ストレスフリーの仕事術、Todoistについてもっと知りたい人は、『決定版!?Todoist x GTD x タスク管理 スタートアップガイド』や、Todoist日本語ブログの人気記事をぜひご覧ください。

Todoistは10以上のプラットフォームで使える、直感操作でストレスなく使える、500万人以上に愛されているスケジュールアプリです。今すぐ無料で予定を管理してみましょう。もしくは、もっと知りたい方はこちら