ノマドワーカーなTodoist日本担当(早瀧)の仕事術

いつも、Twitter、ブログ、サポートでお世話になっております。
Todoistで、日本市場を担当している早瀧です。Todoistでは、日本に関係するをすべて一人で行っています。この記事では、Todoistの実際の使用例をききたいという声を受け、私がTodoistをどう活用しているか紹介します。まずは自己紹介させてください。

自己紹介

Remorking with my friend from France #Krakow #Cracow #Poland #nomad #Remotework

Masaharu Hayatakiさん(@masaharuh)が投稿した写真 –

リモートワークのフリーランス、ノマドとして確定申告時期以外は日本や海外を旅しながら働いています。

2016年には、2月1日から4月30日までチェコ、ドイツ、イタリア、フランス、スペインを周遊。5月15日から7月15日まで京都、大阪、奈良、兵庫をフランス人の友達と周遊。9月1日から12月1日までチェコ、ポーランド、ハンガリーを周遊しました。2017年は4月1日から無期限の旅行を始めました。アテネ、サントリーニ島、アルバニア、ブルガリアと、暑くなったら北へ、寒くなったら南に移動する予定です。

写真は、instagramにあげ、旅の様子はブログに掲載しています。ブログは、英語と日本語で、フリーランスのコツ、リモートワークのコツ、旅を中心に描いています。そのうち、タスク管理についても、Todoistブログでは書けないような身も蓋もないことを書く予定です。

リモートワークとは在宅ワーク、テレワークの今風な言い方です。フリーランスなので、営業、会計、経営戦略から全部やる。退職金もないので資産運用も自分でしています。住所は神奈川の実家です。1年のうち大半を旅するので、わざわざアパートを借りるのも、お金がもったいし、何より不用心です。

Todoistでは、ソフトウェアの日本語訳、Twitter、広報(メディアへのプレスリリース)、ブログの翻訳、カスタマーサポートなどを行っています。

実は、Todoistではフルタイムで働いていません。Todoist以外にもお客さんがたくさんいて、Todoistは売上比率ではわりと小さいお客さんです。詳しい仕事内容などは、ぜひブログに書いた私のプロフィールをご覧ください。

この記事では、Todoistを使った1日の流れをご説明します。

午前中は、毎日決まった仕事(ルーチン)と大きな仕事をこなす

旅行中でも実家でも、毎朝7時に起きます。朝食をとり、顔を払って歯磨き、コーヒーをタンブラーにいれる、自室に引きこもり仕事を開始します。

まず、パソコンを開いたら、Google Chromeを立ち上げます。Chromeを開いたら、自動的にTodoist、TogglGoogle Calendarが開きます。参照:タスク管理が続かないなら、自動的にTodoistが開くよう設定しよう

Todoistで「朝ルーチンタスク」のコメントを開きます。同時に、ChromeのTogglプラグインをインストールすると表示される、Togglボタンで時間の計測を開始します。
参照:時間管理アプリTogglとTodoistを連携し、実績時間を自動集計する方法 | Todoist公式ブログ
Todoist コメント
コメントに従い、下のタスクを実行します。

  1. MoleskinノートのメモをTodoistに移動
  2. タイムトラッキングアプリ「Toggl」を開き、昨日の記録に漏れがない確認し、あれば記入。
  3. GmailとLinkedinの受信トレイ(Inbox)を開き、1分以内に返信ができるメールには返信。そうでない場合は、TodoistのChromeプラグインでメールをTodoistに移動。
    ヘッダハンターへの返信など、定型文で返信できるものEvernoteに保存した定型文一覧から適切なもの選んでコピペして返信。
    Todoistのインボックスに移動し、タスクを各プロジェクトに移動したり、所要時間ラベルを付ける。読んだメールは全部アーカイブして、受信トレイは常に空にします。
  4. 書類を整理する。面倒なものはとりあえずファイルにまとめて、Todoistに「xxxxを読む」などのタスクを作成し、あとで対応する。
  5. Google Calendarで今日の予定を確認する。

Todoistで「セールスルーチン」を開きます。上のタスクと同様にTogglボタンを押します。
コメントに従い下のタスクをこなします。

  1. Freelancer.comやUpworkを開き、入札テンプレートを利用してプロジェクトに入札
  2. 先ほどTodoistに保存した、GmailやLinkedinに来たメールに返信する。

月曜日の場合は、この後「先週の見直しと、今週の予定」タスクを開きます。
コメントに従い、下のタスクをこなします。

  1. Toggleで今月の仕事時間を確認し、見積もり時間を超えないようにする。
  2. すべてのプロジェクト、タスクを確認し、ラベルの貼り忘れがないか確認。

ここまでで30分から1時間です。

次に、Todoistの仕事に取り掛かります。Todoistのルーチンは、作業が細かく、やることもたくさんあるのでEvernoteにまとめています。

Todoist routine

  1. Todoistのアップデートを確認
  2. Tweetdeckを開き、「リモートワーク」「Todoist」「タスク管理」などの文字列を含むツイート確認。サポートページやブログに誘導したりなど、返信、リツイート、お気に入りをする。
  3. Todoistに関するブログ記事をチェック。リツイートする。
  4. Todoistの社内コミュニケーションツール、Twistのアップデートを確認。

他にも、Todoistの翻訳、ブログの執筆、サポート、長期マーケティング戦略の策定などを行っています。こなすタスクはたくさんありますが、作業のテンプレ化と自動化が進んでいるので、1日1時間くらいしかかかりません。一番時間を撮られるのが、サポートです。15分から、長いと2時間かかります。。。

同様に、他のお客さんのタスクのルーチンタスクをこなします。この時点で9時半から10時くらいです。

調子がいい時は、一番やっかいなタスクをこなします。このことを生産性研究では、「かえるを朝一で食べる」と言います。

午後は、ルーチン化されていないタスクをこなす。

お昼を食べた直後は眠くなるので、音楽を聴きながら「5分」や「15分」というラベルがついた、小さいタスクをこなして勢いをつけます。参照: 集中力と作業効率をあげる「作業用BGM」を見つけるための5つのヒント

お昼を食べた後は眠くなるので、いきなり「ブログの翻訳」みたいなタスクをこなそうとすると、確実に調子がいい時の倍以上の時間がかかります。最悪の場合、いつの間にかYoutubeで猫動画を見ることになります。

旅をしているときは、大体この辺りで散歩にでかけます。でも、土曜から月曜は観光地が混むか、博物館がお休みなので、一日中仕事をします。散歩をしますが、散歩の合間に仕事もします。常にノートとタブレットを持ち歩き、カフェで休憩するときにこんな仕事をします。

  • Todoistの英語ブログを読んでノートに要点をまとめ、あとで翻訳しやすいよう準備する
  • 仕事で問題解決することがある場合、それに関する記事をPocketに保存しておく。いざ、問題解決に取り掛かろうとパソコンを開いたとき、すぐに問題を解決できる。

旅をしていないときは、がんがん仕事をとって、がんがん仕事をこなします。

しかし、旅をしながらできる仕事を増やせるように工夫をしています。旅をしながらでは、集中力と時間を要する新しいタイプの仕事ができません。

そこで、新しい仕事を細かく分解し、プロセスチャートを描き、標準作業手順書を作成します。作業のテンプレ化ができれば、自分でこなすときも、迷いなく速くこなせるし、アウトソースもしやすくなります。

Remote working from #Warsaw #Warszawa #nomad #poland #Todoist

Masaharu Hayatakiさん(@masaharuh)が投稿した写真 –

月次レビュー

どんなに完璧なタスク管理の仕組みも、人が運営するほころびが必ず生まれます。月次レビューは、そうならないよう、自分のタスク管理を見直すためのものです。

例えば、以下を行います。

これらは、実際にその時、その場で行うのではなく、「Todoitのサポートにかかる時間が大きすぎるので、効率化の方法を調べる」というタスクを作成します。

そして、大量の記事をPocketに保存して、移動中などのスキマ時間に読みます。

タスク管理をするとき気を付けていること

私が仕事で一番気を付けていることは、3つです。

  1. 完璧なタスク管理システムを目指して、タスク管理に時間をかけすぎないこと
  2. 新しいプロジェクトをとってきて、それをどんどん仕組化(システム化)すること
    例えば、お客さんのために簡単ウェブサイトを一から自分で作れるようになりたいので、ウェブサイトの作成するためにTodoistテンプレート(クリックしてダウンロード)も作りました。
  3. 「サイクル」を意識すること。PDCAやプロジェクト管理の「サイクル」にタスクがきちんと組み込まれていない場合は、そのプロジェクトの全体像の理解が甘いかもしれないので、サイクルに組み込むことを意識すること。

いかがでしょう?すこしは参考になるとうれしいです。

Todoistは、寄稿を募集しております。ぜひ「あなたの一日の流れ」を教えてください。

最後までお読みいただきありがとうございます。中の人(早瀧)は、フリーランス、英語の勉強方法、海外旅行、リモートワーク、タスク管理について個人でもブログを書いたり、メディアに寄稿をしています。お時間があれば、ぜひご覧ください。
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