Um guia completo de como usar Todoist

Mais de dois milhões de pessoas em todo o mundo usam Todoist para organizar suas tarefas de trabalho, vidas pessoais,vida acadêmica e uma série de outras grandes realizações particulares. Por trás de nossa interface  simples e elegante está uma tecnologia robusta e elaborada, que dá a todos os nossos usuários os recursos necessários para que eles atinjam os seus mais importantes objetivos.

E hoje, pensando em nossos usuários, trazemos um guia completo de como usar Todoist na web, em deslocamentos ou através de plugins poderosos construídos para as suas plataformas preferidas.

Vamos começar com Todoist para a web. A forma mais fácil de começar a usar Todoist é, após logar-se, criar seu primeiro projeto.

Ah, não esqueça de que você pode se registrar rapidamente com Google Log-in.

Todoist Google Log in

Criando projetos e adicionando tarefas

Ao criar o seu projeto, você pode designar uma cor para ele para melhorar sua organização, e ainda subdividir o projeto em várias seções menores com o recurso de subprojetos, para tornar seu trabalho mais gerenciável. Por exemplo, o projeto pode ser “Marketing Corporativo” e o subprojeto ser “Marketing Digital”.

Todoist subtasks

Em seguida, você pode já adicionar tarefas aos seus projetos. Você pode adicionar uma tarefa clicando no sinal de “+” na barra superior, ou simplesmente pressionar a tecla “q” no seu teclado (para ver outros atalhos úteis do seu teclaro, clique aqui).

Uma vez que você aprendeu como adicionar tarefas, você pode tornar esse recurso ainda mais poderoso e útil para sua produtividade ao definir uma data de encerramento para ela.  As datas de encerramento, ou vencimento, podem ser simples como “hoje”, “amanhã”, “dia 15 de junho” ou “próxima segunda-feira”; ou podem ser datas recorrentes, como “Todos os dias”, “toda sexta”, entre outras – veja uma lista completa de possibilidades de datas e horas aqui).

Todoist due dates

Você também pode adicionar subtarefas com o objetivo de “quebrar” tarefas grandes em pequenas ações. Por exemplo, a tarefa pode ser “Escrever a Newsletter”, e as subtarefas podem ser “Traduzir a newsletter para Japonês”. Para criar subtarefas dentro da visualização de projetos,  clique CTRL+Seta para a direita (ou ⌘+Seta para a Direita, no caso do Mac) para fazer isso mais rapidamente.

Todoist subtask

Finalmente, adicione um nível de prioridade às suas tarefas. Isto o ajudará a saber quais afazeres devem ser feitos antes e quais pode esperar (acredite, isso funciona como um alívio para a mente). Todoist oferece 4 níveis de prioridade: Vermelho (prioridade #1), azul (prioridade #2), turquesa (prioridade #3) e branco (prioridade #4). Adicione rapidamente um status de prioridade às suas tarefas digitando p1 ou !p2 em diante no campo de tarefas.

Todoist priorities

Tenha em mente que você pode fazer tudo isso também através dos apps móveis para iOS e Android, plugins de navegadores (temos para Firefox e Chrome) e plugins de email como Gmail, Outlook, Postbox e Thunderbird.

Visualizando tarefas

Com Todoist, há duas formas de você visualizar suas tarefas: “hoje” e “Próximos 7 dias”. Você verá que, em cada versão, as tarefas serão organizadas por prioridade. Na visualização de “Próximos 7 dias”, as tarefas são organizadas por datas.

E lembramos novamente: isso acontece para todos os apps e software de Todoist.

Todoist view tasks

A Caixa de Entrada

Quando você quiser criar tarefas rapidamente em Todoist sem ter que precisar configurar um projeto antes, você pode usar o recurso de Inbox (Caixa de entrada), a primeira opção do painel de Todoist.

Todoist inbox

Recursos Premium

Três recursos top disponíveis para usuários de Todoist Premium são os lembretes, as etiquetas e as anotações. Aqui estão algumas dicas de como usá-los:

Clique no ícone de relógio para adicionar lembretes em uma tarefa, que serão enviados via SMS, email ou notificações push, sempre em uma data e hora específica. Você pode também adicionar uma hora ao inserir “hoje às 13 horas” como data e hora de vencimento da sua tarefa. Com isso você nunca mais vai perder um compromisso!

Todoist reminders

Usando a arroba (“@”), você pode adicionar etiquetas para dar um contexto às suas tarefas, melhorando a organização – por exemplo, etiquete todo o seu trabalho com @escritório (nesse caso, a tarefa ficaria assim: Apresentação de Marketing @escritório). No seu painel de Todoist, você poderá ver várias etiquetas; e aí é só clicar em uma para visualizar todas as tarefas marcadas como parte dessa categoria.

Todoist labels

Para adicionar anotações às suas tarefas, posicione o mouse sobre a tarefa se estiver em Todoist web (ou clique na tarefa se estiver em um app de celular) e você verá um ícone com linhas horizontais. Clique nele para adicionar rapidamente uma tarefa.

Todoist notes

Subindo arquivos

Faça o upload de arquivos para suas tarefas diretamente do seu desktop, Dropbox ou contas Google Drive. Depois que você tiver adicionado adicionado uma tarefa, clique no ícone de anotações, ao final da janela de pop-up, e você verá um ícone com uma seta. Clique ali para subir o seu arquivo (seja ele uma planilha, um documento em Word, uma foto, etc). Você também pode arrastar e soltar arquivos neste mesmo local.

Todoist file upload

Recursos de Compartilhamento

Com Todoist, você pode compartilhar seus projetos, tarefas e arquivos com colegas, família, amigos e terceiros. Para começar, clique com o botão direito sobre o projeto que você deseja compartilhar  e clique em “Compartilhar Projeto” no menu que vai surgir. A partir daí, basta convidar as pessoas inserindo seus emails.

Todoist sharing

Para designar uma tarefa a alguém (vamos supor que seja o seu colega de trabalho), primeiro adicione uma tarefa no seu projeto compartilhado. Ao adicionar a tarefa, clique no ícone cinza de perfil e escolha a pessoa para a qual você deseja compartilhar. Lembre-se apenas de que, com Todoist, você só pode designar uma pessoa apenas para fazer uma tarefa específica. Você pode alertar os outros colaboradores através do espaço de comentários da tarefa, mas apenas uma pessoa pode ser nomeada responsável por executá-la.

Todoist delegate tasks

Adicionar qualquer site como uma tarefa

Todoist oferece plugins fantásticos para navegadores Google Chrome e Firefox que permitem que você adicione qualquer URL como uma tarefa. Após adicionar qualquer um destes plugins ao seu navegador preferido, clique no ícone de Todoist na sua barra de favoritos, e sua lista de tarefas vai aparecer. Para adicionar um URL específico como tarefa, basta adicionar uma tarefa e em seguida, clicar na opção “adicionar site como tarefa”. Salve a tarefa normalmente, e você será levado ao site que escolheu toda vez que clicar novamente na tarefa em sua lista.

Todoist website task

Adicione um email como tarefa

Uma caixa postal zerada pode ser um objetivo concreto com Todoist. Com nossos plugins populares para Gmail, OutlookPostbox e Thunderbird, você pode adicionar qualquer email como um tarefa na sua lista. Primeiro, faça o download dos plugins para sua caixa de email. Depois, ao visualizar qualquer email, você verá um ícone de “Adicionar tarefa” de Todoist. Clique neste ícone para converter o email em uma tarefa. Quando você voltar a acessar sua lista de tarefas em Todoist, bastará apenas clicar sobre a tarefa para ser levado imediatamente ao seu email na sua lista de tarefa.

Todoist email tasks

Completando suas tarefas

Para completar uma tarefa, simplesmente clique na pequena caixa do lado direito de cada tarefa. Nos apps móveis de Todoist, basta tocar na tarefa e clicar em “concluído”.

Se você “concluir” uma tarefa por engano, vá ao projeto onde a tarefa estava armazenada, e clique no botão cinza com um relógio, do lado inferior direito da sua lista de tarefas. Ali, você verá todas as tarefas concluídas – basta clicar na caixa da tarefa que você desfazer a “conclusão” para que ela retorne para a sua lista.

Todoist completed tasks

Há 3 formas de ver suas tarefas concluídas:

  1. [Para usuários Premium] Na janela do Todoist Karma, clique em “Visualizar todas as tarefas concluídas” na seção de Histórico.
  2. Usando o ícone de “Visualizar tarefas concluídas” em cada projeto (conforme descrito acima).
  3. Usando as palavras-chave: digite uma palavra-chave no painel de busca de Todoist para encontrar tanto as tarefas atuais quanto as completadas que contenham esta palavra específica.

Todoist Karma

Monitore sua produtividade diária, semanal e mensal com Todoist Karma, um sistema de pontos que aumenta conforme você concluio tarefas e diminui quando você deixa tarefas vencidas por mais de 4 dias. Vá dos estágios de Iniciante a Iluminado e visualize sua produtividade através de gráficos mostrando seu progresso em tarefas concluídas por projeto e por dia.

Todoist Karma

Atingindo suas metas

Conheça Nicholas, Lisa e Gustavo – todos eles usam Todoist para atingir seus objeticos, sejam eles profissionais, pessoais e até relacionados à saúde. Milhões de pessoas usam Todoist para alcançar seus objetivos e você pode fazer parte desse grupo. Inscreva-se agora ou faça o upgrade por menos de R$ 6,00 ao mês.

teampt

Ready to feel more motivated than ever?

Get the world's best productivity tips sent directly to your inbox.

Don’t worry, you can unsubscribe at any time :)