Como usei Todoist na gestão do estoque da minha farmácia

Como alguém que trabalha com aplicativos diariamente, seja buscando, lendo, testando ou escrevendo sobre eles, eu às vezes me esqueço daquilo que é o mais importante: que aplicativos são pessoais, customizáveis e adaptáveis. Sua escolha dos aplicativos que rodam no seu celular, as diferentes configurações que você definiu para personalizá-lo de acordo com suas necessidades e como e quando você o utiliza – tudo isso faz parte de uma experiência profundamente individual.

E então eu me lembrei de Todoist, e de como um aplicativo aparentemente tão simples de gerenciamento de tarefas se transformou no mais eficiente inventário e sistema de pedidos para a minha farmácia. A adaptação às minhas necessidades é tão completa que eu esqueço, muitas vezes o tempo todo, de que foi um app de tarefas que começou isso tudo. Por isso, conto para vocês minha história, para que fique como um lembrete de que quando você junta uma ferramenta poderosa e sua imaginação, você pode fazer qualquer coisa que sempre quis.

Porque um sistema de gerenciamento de tarefas

Durante meu treinamento e meus empregos, havia em todas as farmácias por onde trabalhei um sistema antiquado de caneta e papel para gerenciar seus pedidos. Nós não preenchíamos prescrições médicas no Líbano, nós comprávamos caixas cheias de produtos e as vendíamos como tal – ou seja, quando nosso inventário de produtos estava baixo, bastava pedir novas caixas.

Bom, a premissa é essa, mas todo farmacêutico que eu conheço escreve o que é necessário comprar em um pequeno notebook, colocava um sinal quando o pedido era feito e riscava uma vez que o produto tinha chegado. A matemática é simples – pelo menos até a hora em que você começa a adicionar diferentes fornecedores ao seu mix de produtos, começa a ter escassez de remédios que nem o seu fornecedor tem, devoluções de produtos em mau estado, notas de  crédito a administrar, etc.

Todoist pharmacy

Quando eu abri a minha farmácia, eu sabia que eu precisava de um sistema digital de gerenciamento eficiente, que eu pudesse usar tanto do meu MacBook ou do meu celular Android. Eu pensei que, para a necessidade que eu tinha, um gerenciador de tarefas poderia dar conta do recado e por isso eu comecei a usar Todoist.

 

Como eu adaptei Todoist às minhas necessidades

Remédios que eu preciso comprar são considerados tarefas individuais. Marcá-los significa que eu os solicitei, e deletá-los da lista completa significava que eles tinham sido entregues. É um processo de 3 etapas que me permite ver rapidamente o status de todos os pedidos sem precisar ter que ficar folheando páginas de cadernos repletas de anotações individuais, procurando por um remédio especial.

Fornecedores se tornaram etiquetas, e Todoist permite com que eu designe uma etiqueta facilmente a qualquer tarefa. Então, por exemplo, se eu digito “Seretide 500 @abela”, Todoist vai adicionar o remédio Seretide 500 às minhas tarefas, informando que o fornecedor, no caso, é o laboratório Abela. Eu inclusive adicionei o número de telefone de cada um dos meus fornecedores , bem como o código da minha farmácia aos seus títulos, de modo que, se eu clicar em qualquer tarefa com Todoist, eu já visualizo imediatamente as informações que eu preciso se for o caso de fazer uma ligação telefônica, bem como já vejo a lista dos itens que eu pedi. è uma solução extremamente elegante.

Todoist Android

Mais estrutura: prioridades e projetos

Uma das questões que eu lido constantemente é com alguns remédios que se esgotam nos estoques do país. Normalmente, com o sistema de papel, farmacêuticos fariam uma marcação importante sobre estes itens, e voltariam a eles depois de um tempo, às vezes esqueceriam estes pedidos, e outras vezes ainda teriam que passar um pente fino em dezenas de páginas para reescrever todos os remédios fora do estoque em uma folha separada. Isso é no mínimo ineficiente, e foi a principal razão que me fez optar por uma solução digital.

Com as prioridades de Todoist, eu posso marcar facilmente prioridades #1 (que ficam sinalizadas em vermelho) para diferenciar os remédios fora de estoque. Estas, junto com as etiquetas com o nome e contatos do fornecedor, me ajudam a ter as informações reunidas num só lugar, e eu não me perco mesmo com semanas de falta de estoque.

Já com os projetos, eu comecei recentemente um projeto “Devolução” separado dos outros, que me permite monitorar todos os remédios expirados que eu tive que devolver aos fornecedores e para os quais eu ainda estou esperando uma nota de crédito ou a troca. Eu defini isto como um projeto separado porque eu não queria atolar meu sistema de pedidos com essas solicitações, mas eu ainda mantenho o sistema de etiquetas para cada fornecedor.

O bom disso é que às vezes eu estou no telefone ou em reunião com um fornecedor, e daí eu simplesmente clico na etiqueta com o seu nome e já vejo imediatamente tudo o que eu preciso na minha frente: remédios que eu preciso pedir, itens fora de estoque que eu preciso perguntar e devoluções das quais eu preciso lembrá-los. O sistema antigo de papel e caneta não chega nem a 10% desta eficiência.

Todoist Android

Recursos a mais

Ainda há mais coisas que eu faço com Todoist:

  • Filtros me ajudam a “peneirar” algumas ordens específicas;
  • A ferramenta de busca na página me ajuda a encontrar rapidamente algum remédio que eu anotei ou se ele está fora de estoque.
  • Eu posso adicionar o nome e o telefone de uma pessoa enquanto adiciono uma nova tarefa, de modo que quando eu tenho um pedido de um remédio específico, todas as informações do cliente estão reunidas facilmente num lugar para que eu possa informá-lo assim que o remédio chegar;
  • Eu ainda uso Todoist como um gerenciador de tarefas pessoal, com projetos separados dedicados às coisas que eu preciso fazer;

Todoist pharmacy

Muito além do objetivo original de um app

Após usar Todoist por algumas horas anos atrás, e ficar verdadeiramente impressionado com ele, eu optei por fazer a assinatura Premium e tenho renovado a mesma por muitos anos desde então. Todoist é minimalista e poderoso ao mesmo tempo, sincroniza bem através de todas as minhas plataformas e possui os recursos que eu mais preciso – além de muitos outros que ainda nem uso. E com os últimos updates, se tornou ainda mais bonito e eficiente para usar.

Como eu disse no início, Todoist é apenas um exemplo de um app impressionante que pode se adaptar às suas necessidades se você usar um pouquinho de imaginação. Se você tem algum outro exemplo interessante do uso de Todoist no seu dia a dia ou na sua empresa, compartilhe aqui suas dicas!

Esse texto foi uma colaboração de Rita El Khoury e foi inicialmente publicado na Appstorm

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