Usando Todoist no meu trabalho como designer e blogueiro profissional

Como designer e blogueira profissional, já usei uma série de produtos e serviços que foram essenciais para me ajudar a executar os projetos que precisava fazer. E como Todoist é uma das minhas ferramentas preferidas, aproveito para compartilhar com vocês algumas técnicas que uso para organizar a produção de conteúdo para o meu blog.

Todoist é um gestor de tarefas online que te permite categorizar seus projetos e tarefas, assim como adicionar deadlines a eles. Ouvindo assim parece muito simples, e é em fato: mas se para algumas pessoas a simplicidade pode parecer um impeditivo, no meu caso Todoist tem sido grande parte do meu segredo de sucesso, já que ele me oferece uma grande vantagem em separar meus projetos, assim como os diferentes “chapéis” que eu preciso usar no mu negócio.

Abaixo seguem algumas impressões de tela do meu Todoist para que eu possa mostrar a vocês o que eu quero dizer:

todoist-seven-day-view

Primeiramente, em qualquer dia (e na prática, todos os dias) eu me logo em Todoist e vejo todos os meus afazeres para os próximos 7 dias da semana. Isso me permite ver se as tarefas estão bem distribuídas ao longo da semana e se a quantidade de coisas a serem feitas numa única data é, de fato, um número executável e realista. ,Coisas que eu ainda não terminei ou que estão pendentes estão listadas no todo da list, e as tarefas marcadas para hoje estão logo abaixo. À esquerda, você pode ver como eu agrupei vários projetos, assim como quais códigos de cores eu criei, baseados em que tipo de projeto: Vivaleur (meu estúdio de design) está marcado em rosa, vmac+cheese (meu blog) é a cor roxa e o The B Bar está em amarelo. Dentro de cada grupo, eu adicionei “categorias” – para trabalhos de design, por exemplo, eu tenho os meus projetos atuais, projetos em breve baseados em cada mês, e dentro deles, uma pasta para cada nome de cliente. Eu já explico mais embaixo o porquê disto ser tão importante. :)

E para o blog e o “The B Bar”, eu também dividi em diferentes “chapéis” para cada um:

blog hats

Para o meu blog, eu tenho pastas de projetos relacionadas ao conteúdo editorial, conteúdo patrocinado, conteúdo de colaboradores e itens administrativos…

b-bar-hats

Da mesma forma, para o “The B Bar”, eu tenho uma pasta para cada produto para fazer, nosso blog, e outros itens administrativos. O bom é que isso me permite adicionar tarefas específicas para cada área: eu geralmente tenho muitas coisas para fazer para diferentes segmentos e atividades, e se eu mantivesse tudo isso anotado em papel, tudo se converteria em uma grande amontoado de coisas. Ter cada área do negócio e suas respectivas atividades separadas me ajuda a ter mais claramente em minha mente o que eu preciso fazer.

Por exemplo, para o “The B Bar”, eu posso juntar idéias ou tarefas específicas relacionadas a produtos na pasta PRODUCTS – talvez, por exemplo, o design de um novo livro, ou entrar em contato com um colaborador e conversar sobre o livro dele. No “THE WELL”, eu anoto todos os posts que estão com o prazo vencido. E em ADMIN, eu vou adicionando tarefas como “fazer a folha de pagamento” ou “atualizar o site”. Isso também é especialmente útil para a pasta de clientes. Projetos de clientes estão sempre em diferentes estágios, então eu vou anotando o que precisa ser feito em cada um de modo que eu continue sempre a par do que está sendo feito, e não perca o controle.

Por exemplo, “Shirley” está quase com o seu projeto finalizado.Então, estes são os itens ainda por fazer dentro da pasta que separei para ela:

client-to-do-list

E uma vez que eu terminar de preparar os arquivos dela, eu vou adicionar uma data para enviar a ela a fatura final. E pronto – posso tirar ela da minha lista! :)

client to do list

Por outro lado, “Ashley” é um projeto que acabou de começar. Então, eu adicionei a ele uma data final para poder enviar a ela uma boneca do trabalho. Com este cliente em, particular, por exemplo, eu marquei uma reunião e ela me fez algumas perguntas referentes ao desenvolvimento do trabalho web. Então, eu adicionei uma nota com um lembrete de verificar com meu desenvolvedor as dúvidas que ela me mandou. E aí, se eu definir que a data para fazer isso é hoje, eu devo ter isso pronto para enviar a ela entre hoje ou amanhã.

adding-a-new-task

Para fazer isso, eu digito uma tarefa e adiciono uma data de conclusão. O bom de Todoist é que você pode postergar tarefas, bem como adicionar datas recorrentes também. Por exemplo, na minha pasta pessoal, eu tenho um lembrete mensal para enviar a cobrança do meu aluguel, ou para dar um remédio ao meu cachorro. Eu adoro poder juntar atividades pessoais e profissionais na minha lista de tarefas, e assim, ter minha vida organizada como um todo para a próxima semana. Veja só como fica a minha lista: 

todoist-seven-day-view (1)

Como você pode ver, hoje eu vou fazer meu trabalho de francês (tarefa pessoal), terminar um post para o meu blog (vmac+cheese — Editorial), e trabalhar nos arquivos finais do web design dos projetos da “Shirley” e da “Meredith”. Eu também posso refazer e editar tarefas, quando necessário.

Ah, vale lembrar: mudei todos os nomes dos meus clientes aqui para manter sua privacidade! Mas a organização do trabalho ficou legal, não? O que você achou?

 

Você usa Todoist de uma forma diferente? Que outros apps de produtividade te ajudam no seu dia a dia? Conta para a gente suas dicas! :)

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