Organização e produtividade no mestrado: como Todoist mudou minha vida

Desde que comecei o mestrado, sentia uma falta imensa de algo que me auxiliasse na administração do tempo e na divisão das tarefas. No início sofri bastante para conciliar as aulas, com a dissertação e outros afazeres, faltava algo que me ajudasse a priorizar e manter o foco no que era para ser feito.

O tempo foi passando, fui “empurrando com a barriga”, até que chegou um dia em que percebi que não dava mais para continuar do jeito que estava. Precisava ser mais organizada e muito mais produtiva para dar conta de tudo que tinha a ser feito. O ápice se deu na semana em que tinha que preparar uma aula sobre um tema que não dominava e ainda finalizar uma parte da minha dissertação.

Quando percebi que se não tivesse um pingo de organização não daria conta do que tinha para fazer fui atrás de algo que me auxiliasse e me fornecesse uma luz. Foi assim que descobri o GTD (Getting Things Done – método de organização criado pelo norte-americano David Allen) e entendi que era aquele tipo de organização que precisava.

Quem conhece o GTD sabe que a implantação do método demora um tempo para concluir, já que são várias etapas. Por isso, já explico que não foi da noite para o dia que as minhas tarefas entraram no jeito. E durante minha fase de inclusão do método, percebi que precisava de um gerenciador de tarefas e foi então que descobri o Todoist.

Como uso o Todoist para me organizar e aumentar a minha produtividade

A partir do momento que comecei a usar o Todoist minha produtividade cresceu exponencialmente. Já havia usados outros gerenciadores de tarefas, mas o modo como o Todoist é feito, deixa as nossas tarefas muito mais organizadas e, com isso, perdemos menos tempo pensando em nossas próximas ações.

Com ele, consigo planejar cada área do mestrado separadamente usando as etiquetas e ainda separar as áreas de responsabilidades, colocando cada uma em um projeto. Isso ajuda a não dar preferência a apenas uma atividade, me obrigando a incluir diariamente sempre algo que preciso fazer para minha dissertação andar, nem que seja ler um capítulo de um livro.

Laptop, Notebook & Smartphone On Wooden Desk
Crédito da imagem: banco de imagens Stokpic

Desde que comecei a usar o Todoist tenho muito mais controle do que eu faço e posso afirmar que a minha dissertação tem caminhado bem melhor agora. Com isso, fico muito mais tranquila e a tranquilidade ajuda na produtividade, fazendo com que meu dia renda muito mais em todas as áreas da minha vida.

Como planejo meu dia no Todoist

Gosto de fazer um planejamento diário, isso ajuda a não extrapolar e a designar para o dia apenas as tarefas que conseguirei realizar. É muito ruim quando ficamos passando de um dia para o outro uma tarefa que não foi cumprida, seja por falta de tempo ou porque simplesmente não podíamos realizá-la. Por isso é importante respeitar o nosso limite e apenas acrescentar para o dia seguinte aquelas tarefas que serão concluídas.

No final do dia, um pouco antes de dormir, faço um balanço sobre as tarefas que concluí no dia e incluo no Todoist as tarefas para o dia seguinte. Para mim, é fundamental marcar a prioridade. Sempre coloco em vermelho de duas a três tarefas que preciso fazer naquele dia e, assim que acordo, já sei que aquelas atividades serão as primeiras que realizarei.

Insiro também sempre uma atividade de cada área de responsabilidade, ou seja, todo dia faço algo para o mestrado, assim como também faço outras tarefas ligadas a projetos profissionais e atividades pessoais. Consigo dessa forma controlar melhor meu dia e deixá-lo mais harmonioso, não dando preferência a apenas uma área. Nem sempre são grandes tarefas, pode ser uma simples ligação para esclarecer alguma dúvida com a minha orientadora, mas são atividades que ajudam a dar andamento no que tem que ser feito e impedem que eu pense que algo na minha vida está parado e sem importância.

Outra coisa interessante que faço é sempre inserir algumas tarefas fáceis de realizar e que podem ser feitas nos intervalos de tarefas maiores e mais complexas. São atividades que não exigem muito do meu raciocínio e ajudam a aliviar a tensão, como arrumar o quarto, fazer uma limpeza em alguma pasta do computador, ler algo interessante, etc.

Para definir as minhas tarefas do dia já tenho preestabelecido quais são as minhas prioridades e metas semanais que faço durante a minha revisão semanal. Isso ajuda muito a não perder muito tempo escolhendo as próximas ações.

Como o Todoist Karma influencia na minha produtividade

A maior satisfação do dia é olhar para a tela do Todoist e ler “aproveite sua noite” e isso é algo bastante positivo no aplicativo. A forma como ele nos incentiva a sermos produtivos ajuda naqueles momentos de desânimo e de procrastinação.

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Outro grande incentivo para mim é o Todoist Karma. Não tem jeito, sou competitiva e sonho em chegar ao iluminado. Gosto também de sempre ver a minha curva em ascendência e ganhar muitos pontos diariamente. Por isso, preciso ser produtiva e sempre completar a minha meta diária e semanal. Aliás, adoro completar a minha meta semanal bem antes da semana acabar.

Também gosto de analisar a minha produtividade e ver tudo colorido. É uma forma de rever meus projetos e pensar se preciso investir mais tempo em alguma área da minha vida. Mais uma forma de deixar meus dias harmônicos e produtivos.

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Por seguir o método GTD, faço toda semana uma revisão para avaliar as minhas tarefas concluídas e delegar as prioridades para a próxima semana. Nesse momento, rever as tarefas feitas no Todoist é fundamental para avaliar e priorizar minhas atividades seguintes.

As facilidades dos aplicativos

Contar com uma infinidade de aplicativos do Todoist facilita muito a vida. Os meus preferidos são a extensão para o Google Chrome e o aplicativo para celular. Com o do navegador vou observando o andamento das minhas tarefas, já que vivo com ele aberto e quase tudo que faço é no computador.

Já o do celular facilita minha vida quando não estou em casa e posso ver nele o que tenho que fazer, tanto por meio dos lembretes para não me esquecer de comprar algo, como para ver se tenho outra tarefa para realizar na rua antes de voltar para casa. Nessa hora, as etiquetas são muito importantes, porque indico quais das minhas atividades são na rua, podendo identificar mais facilmente.

Outro recurso que tenho utilizado bastante ultimamente são as anotações que não me deixam esquecer nada. Sempre no final das reuniões com a minha orientadora já anoto ali tudo o que tenho que fazer para a próxima semana. Também organizo por meio das anotações todos os relatórios e assinaturas que tenho que ir atrás (sim, mestrado é bastante burocrático). Além de sempre poder fazer observações sobre a atividade, como focar em algo específico, rever o capítulo anterior e etc.

Agora imaginem como era a minha vida antes do GTD e do Todoist. Sim, um caos total. Por isso que hoje não abro mão do meu aplicativo favorito e sempre que posso conto sobre ele para as pessoas que estão precisando de mais organização e aumentar a produtividade.

Daniela Brisola é mestranda no programa de Comunicação da FAAC/Unesp – Bauru. Jornalista apaixonada por escrever e que, em paralelo ao mestrado, produz o blog Fútil&Útil e escreve para o site Dicas de Mulher. Apaixonada por tudo que fale e incentive a produtividade e a organização. Você pode falar com ela através do Twitter @blogfutilutil

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