Timeboxing: uma prática eficente de gerenciamento do tempo

Não há nada mais valioso que o nosso tempo: não pode ser comprado, nem ganhado, nem economizado. O tempo talvez seja a única coisa igual para cada um dos habitantes deste planeta. O dia de todos nós tem 24 horas, sem exceções. Com a mesma quantidade de tempo disponível, como alguns conseguem produzir tanto e outros têm tanta dificuldade?

O que nos diferencia é o que escolhemos fazer com cada uma de nossas horas. Ou, em outras palavras, um bom gerenciamento do tempo.

O tempo é limitado e não é fácil conciliar família, lazer, saúde e ainda ter sucesso profissional. Por isso, muitos de nós buscam técnicas e metodologias para otimizar o tempo disponível.

A maioria dessas abordagens põe as tarefas no centro da questão: como fazer algo mais bem feito, ou mais rápido, ou mais barato? Mas se o tempo é o gargalo, então talvez ele devesse estar no centro da discussão.

Se você:

  • Não consegue dar atenção para familiares, amigos ou hobbies
  • É perfeccionista e acaba gastando mais tempo aparando arestas do que construindo
  • Já tentou dezenas de técnicas de produtividade e ainda assim não consegue realizar tudo que gostaria…

… então uma técnica de gerenciamento de tempo pode cair como uma luva: o timeboxing.

A abordagem do timeboxing

Normalmente abordamos as nossas listas de tarefas assim: pegamos uma tarefa, começamos a fazê-la e vamos fazendo até terminá-la. O nosso foco é na tarefa. Paramos de trabalhar nela quando o objetivo é atingido.

Quase todo mundo faz assim, mas esta abordagem pode não ser a mais eficiente. Isso porque sem um limite de tempo, podemos nos pegar gastando horas desnecessárias em tarefas que poderiam ser bem mais curtas.

Para atacar este problema é que surgiu a técnica de gerenciamento de tempo chamada timeboxing (algo como “encaixotamento de tempo”, em português). Nesta abordagem, você separa um certo número de horas (ou minutos, dias, etc.) na sua agenda para executar cada tarefa (ou lote de tarefas). Depois você usa aquele tempo alocado, e apenas aquele tempo, para completar a tarefa.

Veja que ao invés de continuar trabalhando até finalizar uma tarefa e depois analisar quanto tempo foi gasto, a abordagem do timeboxing faz o contrário: paramos de realizar uma tarefa quando o tempo acaba e então analisamos o progresso feito. O foco sai da atividade em si e passa a ser no tempo disponível.

Entre muitos benefícios, o timeboxing pode ajudar você a trabalhar em hábitos ou projetos pessoais que vêm sendo negligenciados pela falta de tempo disponível. Como Jeremy Duval escreveu para o nosso blog: “Delegar uma lacuna de tempo específica para dedicar ao seu projeto pessoal […] ajuda a proteger as suas ideias, evitando que elas sejam ‘atropeladas’ por outros imprevistos que surgem pelo caminho.”

A equipe do MindTools também explica como o timeboxing pode ajudar: “Para você é a garantia de que não gastará tempo demais em uma tarefa que não vale a pena. Para membros da sua equipe, ajuda a evitar que eles pensem em excesso nas soluções e que extrapolem o orçamento disponível”.

Usando o timeboxing, é possível evitar a chamada armadilha “Down the Rabbit Hole”, em alusão ao buraco do coelho de Alice no País das Maravilhas, quando uma ideia excelente, mas que se refere a uma parte não tão importante do projeto, toma todo o tempo e a energia da equipe. Da mesma forma, a técnica pode servir para quem trabalha de forma autônoma ou tem um negócio próprio, impedindo que o lado profissional tome conta da vida 24 horas por dia. Como diz o especialista em produtividade Mike Vardy:

“Agendando as coisas que importam (das urgentes às cruciais), você estará gastando suas horas mais inteligentemente. Além disso, estará vivendo os seus dias de forma proativa ao invés de reativa.”

Apesar de ser mais comumente utilizado no trabalho, o timeboxing é flexível para ser usado em qualquer área da vida. Separar um tempo para encontrar um amigo de longa data ou uma tarde para fazer uma caminhada, por exemplo, são ótimas ideias para não deixar que a correria do dia a dia nos deixe esquecer de outras coisas que importam.

Crédito da Foto: Eric Rothermel (site Unsplash)

Como usar o timeboxing

Organizar os seus dias com timeboxing não é complicado.

A primeira coisa que você precisa fazer é pegar as suas listas de tarefas e estimar quanto de tempo cada item tomará, ou quanto de tempo você tem disponível para trabalhar naquela tarefa. Este período de tempo será o tamanho do timebox de cada tarefa.

Se você nunca fez isso antes pode encontrar dificuldades no começo e errar feio nas estimativas, mas não se preocupe. Logo mais explicaremos como você pode monitorar as suas tarefas para fazer estimativas mais consistentes.

Voltando ao timeboxing, lembre-se de alocar tempo para pausas/intervalos e também de criar uma certa margem de segurança para possíveis interrupções ou problemas inesperados.

Agora chegou a hora de botar a mão na massa. Configure um timer no seu celular ou computador para avisar você quando aquele timebox acabou e chegou a hora de pular para a próxima tarefa. Não esqueça de tirar o aparelho do silencioso!

Se você não terminar a tarefa em tempo, quase que por instinto vai querer continuar nela até finalizar. Mas vale a pena parar por um momento e refletir. Por que você não conseguiu terminar dentro do prazo? Será que tarefas como essa merecem mais tempo? Como este erro afetará o agendamento dos seus próximos timeboxes?

Exemplos de uso

Em países do exterior, encontros de “speed dating” ou “speed networking” são comuns. Nestes encontros, pessoas são colocadas para conversar com outras por períodos limitados de tempo (5 minutos, por exemplo) para que possam encontrar um relacionamento amoroso ou profissional. Esses períodos limitados de tempo nada mais são do que timeboxes.

O timeboxing neste caso funciona levando em consideração a famosa “Lei de Parkinson” que afirma que o “trabalho se expande até tomar todo o tempo disponível para ele” Logo, se o tempo disponível é encurtado de forma premeditada, a tendência é que o processo de tomada de decisões seja acelerado.

Aplicações para o timeboxing podem ser encontradas em todas as áreas da vida:

  • Mike Vardy falou como usa o timeboxing com a família: “Dever de casa com a minha filha e preparação para dormir com o meu filho. Eu e minha esposa trocamos as tarefas, mas este tempo é sagrado e não pode ser rearranjado. As crianças precisam saber que seus pais estão lá para ajudá-las – e precisam aprender sobre rotinas”.
  • Tempo à noite com marido/esposa ou colega de quarto para assistir um filme ou fazer uma janta juntos. É uma boa ideia para manter o relacionamento saudável.
  • Assistir um programa: se toda terça no mesmo horário você vai querer assistir o seu time jogar ou o seu seriado favorito, por que já não separar um timebox previamente?
  • Estudar um tema do seu interesse: o estudo raramente é concluído, sempre podemos aprender mais. A abordagem do timeboxing cai como uma luva para garantir que você consiga focar em aprender o que quer, sem gastar tempo demais com a atividade.
  • 2 horas separadas para reuniões de 10 minutos com cada membro da equipe, com um intervalo de 10 minutos a cada 5 reuniões.

Pontos positivos

Usar o timeboxing para gerenciar o dia possui muitas vantagens:

  • Foco: o limite de tempo ajuda na produtividade para muita gente. Isso porque quando não há tempo a perder, as pessoas são obrigadas a ignorar quaisquer distrações e trabalhar de modo focado.
  • Perfeccionistas e pessoas com dificuldades em tomar decisões também podem se beneficiar deste limite de tempo, forçando-os a terminar o trabalho sem margem para paralisia por análise.
  • Single-tasking: a essência do timeboxing está em trabalhar em uma tarefa por vez, o que pode aumentar a produtividade de quem costuma fazer diversas tarefas ao mesmo tempo (multitasking) sem conseguir executar nenhuma delas em alto nível.
  • Planejamento: o timeboxing ajuda você a obter uma visualização mais clara de quanto tempo seus projetos atuais vão levar. Assim, você impede a chegada de novas tarefas caso a sua agenda já esteja cheia – o que acontece com frequência quando não sabemos claramente o quanto de trabalho está sobre a mesa. A Thais Godinho, embaixadora de Todoist no Brasil, explica como ela usa um pipeline de projetos para organizar e prever quando cada projeto será executado e finalizado.

  • Tarefas grandes demoram para ser concluídas e podem acabar drenando quase todo o tempo disponível que você tem. Com o timeboxing, você pode separar períodos de tempo específicos para aquela tarefa monstruosa, garantindo que você progrida mas sem deixar que ela sugue o seu dia do começo ao fim. Também é possível quebrar uma tarefa grande em etapas menores e então encaixar cada uma dessas sub-tarefas em um timebox.
  • Motivação: tem algo mais prazeroso do que acessar a sua lista de tarefas e sair marcando todas elas como realizadas? Completar com sucesso um timebox possui um efeito similar de conquista – então se você juntar os dois, melhor ainda!

Crédito da Foto: Veri Ivanova (Unsplash)

Pontos negativos

  • Criatividade: para quem trabalha com criatividade, ou com tarefas que exijam o máximo nível de qualidade não importando o tempo gasto, o timeboxing pode ser um verdadeiro tiro no pé. Apressar este tipo de tarefa certamente comprometerá a qualidade final do trabalho.
  • Interrupções: se o seu ambiente de trabalho é conturbado ou se você costuma ser uma referência na empresa, sendo interrompido dezenas de vezes ao dia por outros colegas, ser rígido com o tempo pode simplesmente não funcionar. Nestes casos, você pode acabar extrapolando todas as estimativas, tornando o uso desta abordagem sem sentido.
  • Estado de ‘flow’: o estado de flow chega quando você está tão concentrado em uma tarefa que tudo parece fluir naturalmente. Você atinge o seu nível máximo de produtividade. Nestes casos, pode ser uma má ideia interromper qualquer tarefa que você esteja fazendo, já que o flow não é fácil de atingir e deve ser aproveitado enquanto dura.
  • Organização: você precisa de comprometimento e organização, já que vai estar sempre estimando e delimitando tempos para cada atividade e seguindo-os com certa rigidez. Se você costuma esquecer até mesmo de riscar tarefas realizadas da sua lista, talvez esta abordagem não seja uma boa ideia.

Dicas para usar o timeboxing

Agrupe tarefas pequenas

Muitas vezes temos tarefas pequenas para fazer e interromper o nosso dia para realizar cada uma delas é contraprodutivo. Acontece que uma hora essas tarefas se acumulam e precisam ser feitas. Com o timeboxing, você pode alocar um tempo para atacar todas elas. Estimar quantos minutos você levaria para responder cada e-mail é loucura, mas separar meia hora para resolver a bagunça da sua caixa de entrada inteira já parece uma solução bastante plausível.

Superar a procrastinação

A parte mais difícil de qualquer coisa normalmente é começar. Depois que você começa, as coisas andam mais fácil. Por isso Luciano Passuello, do Litemind, recomenda um “timebox aberto”: defina um tempo para a tarefa e não se preocupe em parar de fazê-la quando o alarme tocar. Você conseguiu começar e está fazendo progresso, então simplesmente continue.

Objetivos vagos

Muitos dos nossos objetivos são mensuráveis e claros, mas outras tarefas simplesmente não tem um objetivo bem definido. Quando você quer pesquisar um assunto de interesse ou pensar em melhorias para o seu site, como sabe quando a tarefa foi concluída? Não sabe. Para evitarmos gastar tempo em excesso nesse tipo de tarefa vaga, Luciano também sugere o timeboxing. Limitando o tempo, é possível explorar algo sem um objetivo claro em mente, mas sem deixar que essa exploração tome todo o seu tempo.

Equilibrar trabalho e descanso

É essencial para que você não acabe o dia completamente desgastado. Com o timeboxing você pode alternar tarefas mais fáceis e mais difíceis, além de usar uma espécie de técnica Pomodoro para alternar timeboxes com períodos de descanso.

Trabalho não é tudo na vida

Você pode usar o timeboxing para alocar de antemão tempo para passar com a sua família, para jogar aquele jogo que você gosta, para estudar e por aí vai. A abordagem não precisa ser apenas profissional, você pode aplicar em qualquer área.

Contabilizar produtividade
Gianfranco, desenvolvedor na GBGames, padronizou o tamanho dos seus timeboxes e começou a contabilizar diariamente quantos ele conseguia terminar. Contabilizando, ele passou a ter um controle maior sobre a sua produtividade. Testou seus limites e descobriu que 8 timeboxes o levavam à exaustão, que 2 eram muito poucos e ainda soube quantos fazia em média por dia. Com esta prática podemos ter uma noção melhor de quantos blocos damos conta de abraçar diariamente, tendo uma clara ideia de quanto podemos produzir.

Crédito da imagem: Unsplash de William Iven.

Ferramentas

Na teoria é possível usar o timeboxing sem qualquer ferramenta adicional. Basta agendar os timeboxes mentalmente ou em um caderninho, e então controlar o tempo pelo relógio. Porém, usando as ferramentas certas tudo fica muito mais fácil – e a eficiência da abordagem também aumenta.

Veja o que pode te ajudar:

Timer

A ferramenta mais essencial para se botar o timeboxing em prática é um timer. O timer é basicamente um cronômetro ao contrário: você estipula um tempo e ele conta para trás, disparando um alarme quando a contagem bate em zero.

Claro que você poderia controlar o tempo de cada tarefa apenas olhando no relógio, mas olhar as horas com frequência desvia a sua atenção e, além disso, nada é mais eficiente em interromper alguma coisa do que um alarme apitando bem alto, certo?

A maioria de nós possui um celular com timer, que pode ser bastante eficiente. Basta programar um tempo e esperar até a contagem terminar. Porém, fazer isso a cada timebox pode se tornar chato. Caso seus timeboxes tenham uma duração padrão, vale se utilizar do conceito da técnica Pomodoro para trabalhar – sim, o famoso Pomodoro nada mais é do que um tipo de timeboxing!

Se você nunca ouviu falar, com esta técnica você foca nas suas tarefas por períodos de 25 minutos intercalados com descansos de 5. A cada 4 ou 5 ciclos desse (chamados de ‘Pomodori’), tira um intervalo maior de 20~30 minutos. Esqueça os números e mantenha a essência: você pode adaptar a técnica para períodos de tempo maiores ou menores.

Minha ferramenta de Pomodoro favorita é o Marinara Timer. O que ele faz é automatizar esses tempos de trabalho e intervalos. Basta acessar o site, clicar em Play e começar seus primeiros minutos de foco intenso – você pode configurar quanto tempo quiser.

O E.ggTimer ou até aqueles timers de cozinha podem ser ótimas pedidas caso você prefira uma solução mais simples.

Se você quiser se aprofundar no assunto, temos um excelente artigo que explica mais sobre a técnica Pomodoro e como utilizá-la junto com Todoist. 🙂

Calendário

Mike Vardy sugere que o timeboxing funciona melhor se as suas “caixas de tempo gritarem na sua cara quando você olhar o seu calendário”. Ele sugere a criação de um calendário online, como o Google Calendar, usando cores vibrantes para cada timebox. Se é adepto do papel “use uma caneta de cor diferente ou escreva em letras maiúsculas para destacar”.

Para a nossa alegria, as nossas listas de tarefas em Todoist podem ser integradas com o Google Calendar, tornando mais fácil alinhar os seus afazeres com a representação visual clara que um calendário proporciona.

Compartilhando o seu calendário com outras pessoas, você garante que membros da sua equipe, esposa/marido ou amigos possam ver claramente quando você está disponível e quando você está ocupado, evitando interrupções desnecessárias em momentos em que o foco é importante.

“Eu sempre olho o meu calendário quando começo o dia para ver quais caixas de tempo já estão reservadas. Esta abordagem proativa me mantém em linha com todas as coisas que importam e que precisam ser feitas a cada dia,” relata Mike.

Monitorando o tempo

O timeboxing tira o foco da atividade e coloca no tempo, mas algumas tarefas simplesmente precisam ser concluídas e finalizadas, não temos escolha. Nestes casos, como estimar com precisão quanto tempo você vai demorar para fazer cada coisa?

Principalmente no começo, será difícil. Provavelmente você vai errar e errar feio. Mas nem tudo está perdido! Monitorando ativamente as suas tarefas, você pode coletar dados para que saiba quanto tempo gasta exatamente em cada tipo de tarefa. A cada novo timebox, você terá informações mais seguras para se planejar.

Todoist tem uma integração muito bacana com o Toggl, uma extensão para Chrome (baixe aqui) que te ajuda a contabilizar o tempo. Basta logar em Todoist e no Toggl e começar a monitorar o tempo. Veja na imagem abaixo um exemplo da integração (em tempo real) entre as duas ferramentas:

Se você quiser uma solução mais simples (e mais trabalhosa), pode usar o Excel mesmo. Anotando os horários de início e término, por muito tempo eu usei planilhas para monitorar quanto tempo gastava em cada tarefa. Com estes dados em mãos, a cada vez que preciso escrever ou traduzir um artigo já sei de antemão quanto tempo vou demorar para cada 100 ou mil palavras, por exemplo, o que me permite organizar muito melhor o meu trabalho.

Cautela

“Me dá um minuto” ou “só um segundo”, já ouviu essas frases? Provavelmente você não só ouviu como também costuma usá-las. Porém, sejamos sinceros: que tarefa demora só um minuto? (O que dirá um segundo).

Essas frases são apenas forças de expressão, é claro. “Mas ainda que não tenham o propósito de serem precisas, estas frases refletem a nossa imprecisão com o tempo. Frequentemente subestimamos o tempo que as tarefas vão tomar”, afirma Craig Jarrow, especialista em gerenciamento do tempo.

Craig sugere uma solução simples: sempre separe um tempo a mais do que você imaginava que aquela tarefa iria levar. Criando uma espécie de margem de segurança, você evita a correria em diversas situações:

  • Trânsito: pior do que pegar trânsito é pegar trânsito com pressa. Quando temos pouco tempo para chegar a algum lugar, ficamos estressados e aumentamos a tendência de tomar atitudes imprudentes ao volante. Por isso, a margem de segurança é essencial em qualquer deslocamento. Separe um tempo extra para possíveis atrasos e congestionamentos.
  • Primeira vez: com o tempo e a prática, você pode fazer as coisas rápido. Porém, quando você faz uma tarefa pela primeira vez sempre acaba demorando mais. Sem experiência naquilo, você não sabe o que vai acontecer e provavelmente falhará feio na estimativa de tempo a ser gasto.
  • Viagens: arrumar a mala com pressa é garantia de que você vai esquecer de levar alguma coisa. Além disso, perder um trem ou um avião pode te trazer uma dor de cabeça gigante e fazer você perder dinheiro e compromissos. Planeje sua saída para viajar com cautela: check-ins, compra de passagens e embarques são lugares de aglomeração e que costumam gerar filas.
  • Trabalho criativo: a não ser que você possua uma técnica revolucionária, a sua criatividade precisa de tempo para se expressar. Não existe “ser criativo mais rápido”. Tentando apressar neste tipo de atividade, você corre sérios riscos de comprometer o resultado final.

Dica extra: crie hoje o tempo livre que terá no futuro

Muito da discussão sobre gerenciamento de tempo recai sobre os mesmos tópicos: como fazer as coisas mais rápido, como não desperdiçar tempo e por aí vai. James Clear apresenta uma ideia que tem tanto de interessante quanto tem de diferente: os ativos e débitos de tempo.

Os ativos de tempo são ações que você toma hoje para que possa economizar tempo no futuro. Um bom exemplo seria criar uma lista de perguntas frequentes no seu site, o que evitaria a chegada de novos e-mails com as mesmas perguntas; ou comprar um software que automatize certas ações nas suas redes sociais. Já os débitos de tempo são ações tomadas hoje que acabam comprometendo o nosso tempo futuro. Um bom exemplo seria enviar muitos e-mails. Normalmente nos sentimos bem em responder a todos e a consolidar cada conversa através deste tipo de mensagem, mas quando você manda um e-mail vai acabar recebendo outro de volta. E receber outro de volta significa tempo gasto lendo e respondendo.

James explica:

“Se a sua agenda estiver cheia de débitos, então não importa o quanto você trabalhe. As suas escolhas sempre colocarão você em um buraco de produtividade. Por outro lado, se você investir em ativos todos os dias, então você estará multiplicando o seu tempo exponencialmente.”

“Débitos de Tempo precisam ser pagos. Tome cuidado ao escolhê-los. Ativos de Tempo dão retorno sem parar. Gaste mais tempo criando-os.”

Crédito da Imagem: Unsplash de Harry Sandhu.


A intenção única do timeboxing é ajudar você a gastar o seu tempo de forma produtiva. Com essa abordagem você aloca um tempo específico para realizar cada tarefa. Quando esse período de tempo (timebox) termina, você analisa o seu próprio progresso e segue para a próxima tarefa.

Limitando o tempo disponível, o timeboxing força o foco em uma tarefa e a concentração no trabalho, evitando a procrastinação e o tempo gasto em excesso em determinadas tarefas.

Seja no trabalho ou na vida pessoal, como você planeja usar esta abordagem? Há alguma outra técnica de gerenciamento de tempo que você recomenda? Deixe sua opinião nos comentários!


Sobre o autor: Pedro Silveira é administrador e economista, e tenta se manter produtivo enquanto viaja o máximo que pode. Escreve para o doisbits.com, seu site pessoal, e está sempre no Twitter. Fale com ele através do @doisbits.

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