Нужен ли «ноль Входящих»?

post-list1

Если говорить о продуктивности, то «ноль входящих писем» вызывает не меньше споров, чем противостояние Apple и Microsoft, Coke и Pepsi, Спартака и ЦСКА, Москвы и Санкт-Петербурга, ну в общем вы поняли. В этой статье мы изучим плюсы и минусы «нуля Входящих», и почему это вызывает такие бурные эмоции. Перед тем, как начать, давайте определимся что такое «ноль Входящих» и почему он заслуживает столь пристального внимания.

Похоронить себя в электронной почте

Итак, в нашу жизнь когда-то пришла электронная почту. Сначала необычные виртуальные конверты несли волнение и любопытсво. К ним на смену пришли страх и тревога. И это неудивительно, ведь мы обмениваемся примерно 200 миллиардами писем… каждый день! Я даже не буду пытаться представить общую цифру за год.

Возможно ли добиться нуля входящих?

Термин и философия нуля входящих были предложены Мэрилином Мэнном, основателем и автором 43 папки, блога о “способах нахождения времени и концентрации внимания для выполнения вашей главной творческой работы”. Вопреки распространенному мнению, “ноль”  не подразумевает фанатичное и постоянное поддержание вашего почтового ящика пустым. Наоборот, он относится к «количеству времени, которое сотрудник тратит на папку Входящие».

Как этого добиться? Вот несколько базовых принципов из взгляда Мэнна на ноль входящих:

  • Не открывайте ваш почтовый клиент в течение большей части дня.
  • При обработке почты руководствуйтесь принципами удаления, делегирования, ответа и переноса.
  • Всегда сразу отвечайте на письма, на которые можно ответить за две минуты или менее (это правило фисолофии продуктивности заимствовано из знаменитой книги «Успеть все сделать» Дэвида Аллена (GTD).

Нужен ли ноль входящих?

Некоторые люди молятся на эти правила, некоторые не находят в этом ничего хорошего. Для того, чтобы понять почему, я задал несколько простых вопросов целому ряду активных профессионалов:

Разделяете ли вы подход «ноль Входящих»? Почему да или почему нет?

Мы получили множество самых разных ответов. Некоторые его ненавидят, другие боготворят, некоторые одобряют в теории, но не могут применить на практике.

Кандидат
Taco Anema

Тако Анема, основатель QWIC

Тако Анема, основатель голландской велосипедной компании QWIC, относит себя к последней группе. Подход «Ноль входящих» на бумаге ему нравится, пустой почтовый ящик в конце рабочего дня означает свободу от лишних мыслей и возможность оказаться дома на семейном ужине. На деле, он не может найти достаточно времени, чтобы ежедневно доходить до конца списка непрочитанных писем.

Верующий

SaraRosso@2x

Сара Россо, VIP менеджер по глобальным сервисам, Automattic

Наверное, Тако мог бы взять пример с Сарры Россо, VIP менеджера по глобальным сервисам в Automattic (WordPress.com). Она разделяет подход «нуля Входящих» по тем же причинам; избавление от неприятного ощущения от наличия непрочитанных писем. Сара научилась с этим справляться, используя фильтры для сортировки писем для дальнейшей пакетной обработки. Оставшиеся письма поступают на быструю поочередную обработку или в архив.

Вот ее совет тем, кто пока не преуспел на этом поприще.

“Я думаю, что некоторым этот подход покажется трудным и не решит проблему переполненного почтового ящика”, опасается она. “Не все письма требуют ответа и траты вашего времени. Приучите себя использовать удаление, архивирование и отказ от подписки – вместо того, чтобы откладывать с ответом на письма, которые не требуют и минуты вашего времени. Теперь я поступаю более честно и делаю подобные вещи незамедлительно”.

Это учебник по «Нулю входящих» с соответствующими базовыми принципами, описанными Мэнном. Рубен Тиммерман из Springest занимается той же темой для того, чтобы заставить себя освободить почтовый ящик и сознание (вместо того, чтобы плыть по течению).

“Я сделал специальные настройки, которые не позволяю мне отмечать письма, которые я не могу обработать в течение 2 минут, также я стараюсь чистить мой почтовый ящик не реже, чем через день”, объясняет Тиммерман.

Бунтарь

DarrenTome@2x

Даррен Том, вице-президент по продукту в Mashable

Вы не найдете Даррена Тома, вице-президента по продукту в Mashable, в рядах сторонников этого подхода. Он теряет представление о чем-то, что находится вне поля его зрения: “Я не самый эффективный пользователь электронной почты”, говорит он, “[поэтому] я определенно не разделяю философию «Нуля входящих». По некоторым причинам, архивирование или удаление писем означает для меня, что этому больше не стоит уделять внимание”.

Из-за того, что некоторые цепочки писем он продолжает вести многие месяцы, удаление их из папки Входящие лишит его возможности иметь полное представление о таких переписках. Наличие таких цепочек переписки используется в качестве напоминания о том, какие из цепочек все еще активны.

Прагматик

PhDPiersSteel@2x

Пирс Стил, кандидат наук, Университет Калгари

Пирс Стил, кандидат наук, один из ведущих мировых экспертов в области мотивации и проволочек из Университета Калгари, придерживается такого же подхода, но по другим причинам: “Мне нравится эта идея, но я все еще нуждаюсь в месте для хранения сообщений. Я пытался использовать систему заполнения, но неизбежно письма оставались неправильно отсортированными, когда ты забываешь куда и что положил”.

Стил считает, что даже при сортировке и архивировании почты, удобнее полагаться на внутренний поиск для того, чтобы найти то, что необходимо. В связи с тем, что поиск работает так же хорошо, где бы почта не находилась, зачем тратить время на сортировки писем по папкам?

“Я все еще храню несколько соответствующих файлов для счетов и корреспонденции для занятий», признает он на ряду с тем, что архивирует почту двухлетней давности. “Для всего остального, я использую папку входящие, в которой оставляю все письма (которых сейчас около 11,000)”.

Профи

RodolpheDutel@2x

Родольфе Дутэл, Remotive.io & Buffer

Родольфе Дутэл из Remotive.io и Buffer предпочитает сразу несколько путей. Аналогично Саре и Рубену, он является сторонником концепции «нуля входящих», но использует несколько приемов, позволяющих быть уверенным в том, что он не отвлекается постоянно на входящие письма: “Я не использую почтовые уведомления на моем телефоне, а лишь вручную обновляю папку Входящие. Я также использую Входящие Пауза для того, чтобы быть уверенным, что я не получаю входящие письма в том момент, когда занимаюсь отложенными ранее письмами”.

Повелитель
OliverBulloss@2x

Оливер Буллосс, исполнительный продюсер, Rovio

Познакомьтесь с Оливером Буллоссом, исполнительным продюсером в Rovio, компании, подарившей нам всемирно известную игру Angry Birds. Он защищает свой почтовый ящик, как средневековый замок: “Я строго придерживаюсь подхода «ноль Входящих», а именно сокращаю число имеющихся писем, что делает их организацию проще, а также использую метки в комбинации со строгим списком фильтров. Таким образом, я могу отгородить себя от ненужной почты еще до того, как увижу свои Входящие и быть уверенным, что если письмо поступило в мой почтовый ящик, то оно действительно важное и требует ответа. Я предпочитаю писать длинные ответы на письма по утрам, после обеда или в конце рабочего дня”.

РеалистCalebOller@2x

Калеб Оллер, соучредитель, Motel

Калеб Оллер, соучредитель компании по веб-разработкам Motel, находится посередине между противниками и сторонниками «нуля Входящих». “Я пробовал этот концепт”, говорит он. “У меня никогда нет больше 10 нетронутых писем во Входящих, но я получаю очень много писем по вечерам или на выходных”.

Для него электронная почта — наиболее важный инструмент коммуникаций, чтобы общаться с командой и клиентами, поэтому он всегда держит руку на пульсе. С другой стороны это не всегда самая важная вещь, на которую нужно тратить свое время. Он сравнивает свое чувство по отношению к почте с компьютерной игрой: “Я всегда отношусь к почте, как к уровням игры с 1 по 10, через которые нужно пройти, чтобы получить новый статус и выйти на новый этап. В первую очередь я всегда занимаюсь почтой, без этого я не могу писать код, работать над предложениями и общаться с моей командой”.

Калеб использует особый прием для управления его почтой: “Если вы не используете Outlook для iOS, оставьте все ваши дела и загрузите его. Это лучший продукт, который создал Microsoft со времен Windows XP. Он обладает всеми необходимыми функциями почтового клиента, а также очень продвинутым поиском”.

TimMetz@2x

Тим Метц, соучредитель Saent

Будучи соучредителем Saent, продукта, помогающего людям меньше отвлекаться и быть более продуктивным, я в первую очередь забочусь о том, чтобы меньше отвлекаться на почту. Я проверяю почту только несколько раз за день и полностью концентрируюсь на работе с письмами, когда я проверяю мои Входящие.

Я также считаю, что пустой почтовый ящик означает завершение всех дел и отсутствие упущенных вопросов. На самом деле достигаю я этого раз в две недели. Как ранее уже сказал Калеб, есть другие не менее важные задачи, чем работа с почтой и обеспечение регулярного очищения Входящих, занимающее много драгоценного времени.

Пять советов для достижения нуля входящих писем

Одно дело ознакомиться с авторитетными мнениями о «нуле Входящих», другое – внедрить в ежедневную рабочую рутину. Вам в помощь пять советов от наших экспертов:

  1. Закройте ваш почтовый клиент. Постоянно открытая вкладка с почтой – гарантия регулярных отвлечений. Бесконечно приходящие письма будут постоянно отвлекаться вас от той работы, которую необходимо выполнить. Открывайте вашу почту только несколько раз в день, после чего убедитесь, что закрыли ее и можете сконцентрироваться на более важных задачах.
  2. Установите почтовые фильтры. Создание фильтров стоит того, чтобы уделить этому немного времени. Переадресуйте новостные рассылки в папу «Прочитанные», отметьте письма, адресованные лично вам(а не те, где вы стоите в копии), как наиболее важные, установите приоритеты для разных отправителей — существует множество правил, которые вы можете установить в течение нескольких минут и тем самым сэкономить драгоценные часы.
  3. Упростите работу. Хранение всей почты в вашей папке Входящие подойдет не каждому, не всегда есть необходимость создавать очень сложную структуру папок. Вы потратите больше времени на заполнение и архивирование всего этого, чем на обычный поиск. Придерживайтесь простой системы, возможно, с несколькими основными папками.
  4. Не обращайтесь к чему-то дважды. Если вы открыли письмо, то займитесь им. Удаляйте, делегируйте, отвечайте, откладывайте или делайте. Если оставить письмо без обработки, то это приведет к повторному обращению и фактически двойной работе. Вам придется перечитывать заново письмо и заново принимать решения. Это одна из причин почему игнорирование почты на мобильном телефоне является неплохой идеей, ведь вы повторно обращаетесь к письмам, когда садитесь за компьютер.
  5. Остерегайтесь «нулевой» одержимости. Цель «нуля Входящих» – освободить голову и избавиться от неприятных чувств относительно непрочитанной почты, ускользающей от вашего внимания. Легко стать одержимым добиваться пустого почтового ящика к концу каждого дня. Это может вызвать беспокойство из-за невозможности ежедневного достижения нуля и стать главной целью в работе. Избегайте такой одержимости, вполне нормально достигать нуля, например, раз в неделю.

Как вы укрощаете электронного зверя?

Итак, как обстоят дела у вас? Вы часто доходите до конца списка непрочитанных писем? Или вы оставляете их и ищите необходимое письмо в тот момент, когда оно вам понадобилось? Мы будем рады услышать ваше мнение в комментариях ниже!

Об авторе: Тим Метц соучредитель Saent, устройства и программы, блокирующей «электронные» отвлечения и помогающей быть более продуктивным. Saent совсем скоро будет займется краудфандингом на Indiegogo. До Saent Тим занимался мобильными играми и электронной музыкой. Тим живет и работает в Пекине (Китай) и начинает каждый день с написания текстов, обычно он пишет о продуктивности в блоге Saent. Будьте с ним на связи в Twitter & LinkedIn, а также читайте его тексты на сайте http://saentproductivity.com.

Хотите огранизовать свои задачи с помощью лучшего приложения и онлайн-версии для ведения списка дел? Todoist поможет Вам в этом на 10+ платформах! Начните - Это Бесплатно или Узнайте больше.



Подписаться

Готовы почувствовать себя более мотивированным, чем когда-либо?

Получайте советы о продуктивности прямо по электронной почте.