Как использовать список дел так, чтобы то, что по – настоящему важно всегда было на первом месте

Ещё в 2009 году я принял решение обновить свой старенький, но надёжный блокнот-планировщик Франклин и внедрить философию Доводить дела до конца (GTD)После тринадцати лет организации и планирования моей жизни в блокноте Франклин настало время вступить в дивный новый мир  коллекции списков’, ‘напоминанийиинструментов фиксации’. Я хотел больше гибкости и система GTD Дэвида Аллена могла её предложить.

Второпях я купил красивый алюминиевый лоток для входящих бумаг, пачку твёрдых папок и выделил весь праздничный выходной для настройки системы. Я прочитал ту самую книгу и закупил всё необходимое. Я был готов вступить в эру GTD.

Раньше я всюду носил с собой маленький чёрный блокнот и ручку куда бы я ни шёл. Носить их постоянно при себе было не очень удобно, но тогда GTD приложения на iPhone были не на столь высоком уровне как сегодня, и я также хотел быть чистым последователем GTD и использовать систему точно так как её использовал Дэвид Аллен. (Я даже подумывал о том, чтобы купить программу Lotus Notes для своего Mac, но не стал из-за её стоимости). Для списков дел я купил красивый чёрный блокнот в твёрдой обложке компании Quo Vardis и расписал страницы строго по системе GTD, как в книге.

Однако, довольно быстро я столкнулся с одной проблемой. Я знал, что я выполняю не мало делв конце концов галочкой отмечалось много делно я не чувствовал продвижения вперёд. Казалось, будто я бегу по кругу, как белка в колесе. Я прилагал усилия, мои ноги двигались (иной раз даже довольно быстро!), но я не чувствовал, что я куда-то продвигаюсь.

В последующие три года я продолжил битву с этой дилеммой до тех пор пока меня однажды не осенило. Проблема была не в системе GTD, а в том, что у меня было слишком много проектов и я был слишком занят отмечанием галочкой дел, которые делались по необходимости, я потерял из виду мои настоящие, судьбоносные цели. Каждый день я добросовестно отмечал галочкой выполненные дела и забывал думать о проектах и целях, которые могут продвинуть мою жизнь вперёд.

Небольшое изменение — огромные результаты

Именно тогда меня посетила мысль разделять дела на те, что нужно делать, чтобы обеспечить мою жизнь сейчас в настоящем – такие как подготовка еженедельного отчёта по продажам и обновление ежедневных операционных журналов. Я выносил эти дела в отдельные проекты и относился к ним как к проектам. Вместо этого я понял, что это были рутинные задачи, которые нужно было выполнять каждый день или неделю или месяц и они не были проектами как таковыми. Мне надо было выполнять их в рамках своей работы, но они не продвигали мою жизнь вперёд.

Вместо этого я решил перенести задачи подобного типа из папки с отдельными проектами и перенёс их в папку либо ежедневную, еженедельную или ежемесячную рутину. Я также настроил повторяющуюся дату: так что мне никогда не придётся думать об этих задачах снова, пока не наступит срок их исполнения.

todoist-routine

После настройки папок «рутина», я переносил в список проектов только настоящие, доподлинно «улучшающие мою жизнь» проекты. Я также начал широко использовать папку Может быть/ Когда-нибудь. Всё, к чему я либо не был готов сейчас или у меня не было ресурсов на воплощение в данный момент, отправлялось в папку Может быть/ Когда-нибудь. Я позволил себе работать максимум только над 3 проектами единовременно. Рутинные дела выполнялись по мере их надобности, но всё моё внимание было устремлено на основные, судьбоносные проекты, которые ранее терялись в «зыбучих песках списков дел и задач». Теперь рутинные дела были не помеха и выполнялись по мере их необходимости.

Внеся однажды эти изменения и позволив небольшую донастройку в последующие несколько недель, основательные перемены не заставили себя ждать. Я стал выполнять не только больше дел, но и выполнять те дела, которые имели бОльшее значение для моей жизни. У меня больше не появлялось чувство будто я бегу по кругу. Мне казалось будто я бегу на открытом чистом воздухе в деревне навстречу моим судьбоносным целям.

Через шесть месяцев использования новой системы я заметил, что на самом деле выполняю проекты, с которыми предыдущие 12 месяцев дела не ладились. Изменение было простым, однако ощутимые последствия для выполняемой и завершаемой работы были огромными. Мой творческий потенциал возрос, потому что я концентрировал внимание на том, что было действительно важно, а не на том, чтобы отметить галочкой выполненные дела и в конце дня очистить свой список задач. Изменением стала на удивление очень простая модификация использования системы GTD, однако оно помогло мне достичь намного большего – нечто значимого и стоящего.

Так как это всё настроить в Todoist?

1. Разделяйте и автоматизируйте ваши повторяющиеся дела

screen-shot-todoist

Чтобы установить эту маленькую модификацию системы GTD в Todoist, сначала создайте проект и назовите его Рутина”. Затем создайте три под-проекта, используя действие drag&drop (букв. перетащить-и-бросить) или сочетание клавиш COMMAND + СТРЕЛКА ВПРАВО) и назовите их соответственноЕжедневно”, “ЕженедельноиЕжемесячно”. Теперь заполняйте эти под-проекты задачами, которые вам надо выполнять ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Мне лично сильно помогло сделать шаг в сторону от Todoist и записать всё на бумаге, однако, вы вольны эту часть делать так, как вам захочется.

После создания списков, пройдитесь по каждой задаче и добавьте повторяющуюся дату. Для ежедневных задач вы создадите повторяющуюся задачу либо на каждый день, либо каждый будний день  итд. Для еженедельных задач это будет выглядеть как : [кажд. ср в 10 утра или [кажд. пят]. Для ежемесячных задач можно указать день, например, [кажд. 21] или [кажд. 3], независимо от того на какой день месяца выпадает задача.

У вас может занять несколько дней или недель процесс настройки, чтобы заставить эту рутину работать на вас идеально, и я настоятельно рекомендую пересматривать всё регулярно. Всё меняется, обязательства изменяются, а вы просто хотите, чтобы эти списки работали, а не были источником беспокойства каждый день. Как только вы сработаетесь с этой системой, вы заметите изменения в том, как вы доводите свои дела до конца. Ваше внимание будет больше сконцентрировано на настоящих, стоящих проектах вашей жизни, а ваши ежедневные рутинные задачи будут выполняться по мере их необходимости, и всё обойдётся без беспокойства о них.

2. Работайте не более чем над 3 проектами единовременно

Чтобы система заработала, убедитесь, что число проектов, над которыми вы работаете в данный момент, ограниченно. В идеале 3 или даже меньше проектов уже вполне достаточно. Тут вы разобьёте каждый крупный проект на более мелкие, управляемые шаги, которые необходимо сделать для продвижения проекта вперёд. У меня также есть проект под названием «Одним махом» для однократных дел, которые можно выполнить разом и которые возникают время от времени.

По большей же части я продвигаюсь по ежедневному списку задач без особого беспокойства о приоритетах или решении над чем работать дальше, потому что я знаю, что все задачи в моём ежедневном списке стоящие, которые продвигают меня вперёд  или являются неотъемлемой частью рутины, которую нужно выполнить.

3. Всё остальное перенесите в проект Может быть/Когда-нибудь

Когда отдаёшь больше внимания меньшему числу проектов, неизбежно приходиться говорить нет интересным идеям. Вместо быстрого «нет», скажите «не сейчас». Сохраните эти идеи в проекте Может быть/Когданибудь”. Если идеи стоят сил, вы можете позже превратить их в проекты. Так вы сможете сосредоточиться на текущих проектах не упуская будущие возможности.

4. Редактируйте свои списки ежедневно

Последняя часть этой «системы» — делать мини обзор в конце каждого дня используя список «следующие 7 дн» в Todoist. Посмотрите на ваши действующие проекты и решите что вы будете делать завтра. Такая ежедневная ре-фокусировка поможет вам увидеть что нужно делать дальше для продвижения проекта.


Убрав рутинные дела с пути, вы можете сосредоточить всё своё внимание сначала на важных проектахтаких, которые продвигают вашу жизнь вперёд. Это может быть небольшим изменением привычного использования системы GTD и Todoist, но это изменение, может навлечь большие результаты на ваши достижения в жизни.

Об авторе: Карл Пулейн (Carl Pullein) – консультант по коммуникациям и продуктивности, который работает в г. Сеул, Южная Корея. Он также автор двух книг — “Your Digital Life”, опубликованной в сентябре 2015 г. и “Story Presentation” опубликованной на корейском языке в 2011 г.  Чтобы больше узнать о Карле, посетите его веб-страницу www.carlpullein.com

Хотите огранизовать свои задачи с помощью лучшего приложения и онлайн-версии для ведения списка дел? Todoist поможет Вам в этом на 10+ платформах! Начните - Это Бесплатно или Узнайте больше.