Систематист: Современная продуктивная организация рабочего процесса

Я хочу поделиться системой, которой я пользовался и совершенствовал на протяжении последних 9 лет и которая помогла мне достичь моих целей, снизив при этом уровень стресса. Моя система представляется мне как упрощённая система GTD (доводить дела до конца), построенная для современного мира.

Правда заключается в том, что большинство людей не используют систематический подход к организации личного рабочего процесса. Они импровизируют на ходу и надеются на лучшее. Но наша жизнь и мир, в котором мы живём, слишком запутаны, чтобы можно было импровизировать на ходу. Надёжная система может помочь установить приоритеты по важным делам и делать несколько вещей одновременно и не чувствовать себя при этом перегруженным.

Я впервые задумался о Systemist и Todoist в 2007г., когда я ещё был студентом в университете. Я жил в комнате в общежитии в г. Орхус (Дания), где изучал компьютерные технологии. У меня также было много личных проектов и 2 работы с неполной занятостью. Я чувствовал себя дезорганизованным и испытывал стресс. Мне была необходима система по управлению жизнью. Так родились идеи Todoist и Systemist. С тех пор я использую свою систему для построения  компании Doist и создания платформы, которая помогла миллионам людей достичь довольно примечательных результатов.

Лично мне моя система помогла сделать следующее в моей жизни:

  • Довести количество сотрудников в компании до 50 и совмещать много разных ролей в качестве основателя и Генерального Директора, не чувствуя себя при этом перегруженным. Я не думаю, что кто-либо из сотрудников видел меня когда-либо перегруженным.
  • Работать и ежедневно приоритезировать дела, которые имеют наибольшую отдачу.
  • Не забывать держать на контроле важные дела, такие как переписка, встречи, проекты.
  • Наслаждаться жизнью за пределами офиса, проводить время с моей прекрасной супругой, путешествовать, заниматься самообразованием, а также уделять время физическому здоровью, заниматься спортом. Такой баланс и забота о себе помогает мне быть более эффективным лидером.

Моя система лучше всего работает с Todoist,  учитывая, что я построил приложение на её основе, но система может также работать и с большинством других приложений по производительности. Намного более важны принципы системы, нежели фактически используемые инструменты.

Я надеюсь, что это придаст вам немного вдохновения для создания своей собственной системы. В конечном итоге, всё дело в организации собственного рабочего процесса, который отвечает вашим нуждам.

У системы Systemist 6 простых правил:

1) Берите её с собой куда угодно

Система производительности полезна, только если вы имеете к ней доступ везде, где бы вы ни были. К счастью, мы вложили тонну ресурсов, чтобы сделать Todoist доступным везде. Если вы этого ещё не сделали, я рекомендую вам установить Todoist (или другое приложение по продуктивности) на все устройства, которые у вас имеются (мобильные устройства, веб-браузеры, почтовые программы и рабочий стол): https://todoist.com/Help/Apps

2) Фиксируйте всё

Система продуктивности полезна только тогда, когда она улавливает все важные дела, которые происходят как в вашей личной, так и профессиональной жизни. Это даёт вам свободу не переживать о том, что вы забыли что-то важное (например, ответить клиенту, купить подарок и т.п.) У вас также будет полная картина по делам, которые необходимо выполнить.

Вот что я заношу в систему:

  • Коммуникация, требующая ответа. Это может быть коммуникация с людьми извне или внутри команды
  • Сложные проекты, состоящие из множества маленьких шагов
  • Общий список покупок с доступом для меня и моей супруги
  • Эл. письма, на которые я не могу ответить сразу же (Я использую Todoist для Gmail)
  • Список релизов, доступный мне и моим коллегам
  • Повторяющиеся задачи по проверке долгосрочных проектов, над которыми мы работаем
  • Ссылки на страницы, которые включают дела, которые я не могу сделать сейчас. Это может быть добавление чего-либо, что я хочу купить, в корзину на Amazon, добавление кино с IMDB в мой список фильмов или статья на потом (Todoist для Chrome)
  • Проект «по найму» людей, которых мы хотим принять на работу
  • Отчёты об ошибках, к которым я имею отношение
  • Задачи относительно здоровья (например, еженедельный поход в спорт-зал и пробежки)

В общем, всё, что мне надо сделать, находиться внутри моей системы!

3) Разбейте задачи на более мелкие и сделайте их выполнимыми

Мелкие задания легче выполнять, чем большие, так что разбивайте большие задачи на несколько мелких подзадач, которые можно выполнить в течение часа или быстрее. Так вы сможете вести более точный учёт времени, вложенного в проект. Плюс, вы сможете отслеживать прогресс, вычёркивая выполненные задачи.

Также очень важно сделать их выполнимыми. Вы должны быть способны завершить всё, что есть в вашем списке задач. Не сохраняйте задачи, которые вы не можете выполнить.

4) Устанавливайте приоритет

Ежедневно я выполняю от 15 до 25 дел, некоторые из них более важные, чем другие.

Todoist предлагает отличный инструмент, который позволяет устанавливать приоритет по дням. Вот как я применяю это в Systemist.

  1. Я устанавливаю сроки, чтобы уточнить когда я хочу завершить то или иное дело. Задачи с низким приоритетом я обычно планирую на будущее. Задачи же с высоким приоритетом я обычно планирую выполнить сегодня или завтра.
  2. Я использую уровни приоритета в Todoist для присваивания приоритета ежедневным задачам. Это архи полезно при ежедневном/еженедельном просмотре списка задач, поскольку Todoist автоматически выставляет задания с более высоким приоритетом в начало списка.
  3. Вы можете использовать ярлыки для присвоения более точного приоритета. Я использую ярлык @high_impact (@супер_важно) для заданий, последствия от выполнения которых будут более важными. Что круто в отношение ярлыка @high_impact (@супер_важно), так это то, что я могу фильтровать по нему и следить за тем, чтобы я выполнял, по крайней мере, одну супер важную задачу в день.

5) Сводите список задач к нулю ежедневно  

Прежде, чем я стал использовать принцип Inbox Zero (ни одного письма во «Входящих») для управления эл. письмами, папка «входящие» в моём почтовом ящике была полным безобразием,  я чувствовал себя ужасно каждый раз, когда мне надо было разобраться с почтой.

Для управления задачами я использую принцип “To-do list Zero” (ни одного задания в списке задач). Inbox Zero вдохновил меня на эту идею и она довольно проста: В конце рабочего дня я хочу видеть ноль задач в моём списке дел на день.

Дело в том, что чаще всего я не всё выполняю и откладываю дела из своего списка. Это не есть плохо. Я вижу в этом возможность подытожить, посмотреть где я нахожусь, переоценить свои задачи и спланировать заново.

“ To-do list Zero ” делает систему упорядоченной, актуальной и, что самое важное, управляемой.

6) Запрашивайте систематическую обратную связь

Большинство систем по продуктивности сосредотачиваются только на том, что вам нужно выполнить, а не на том, что вы уже выполнили. В чём же веселье, если вы не празднуете успех и не получаете ценную информацию о том насколько вы продуктивны?

Поэтому мы встроили инструмент Todoist Karma — систему обратной связи, которая даёт вам ценную информацию о вашей продуктивности и награждает вас за ваши достижения.

Todoist Karma отслеживает ваш прогресс, визуализирует его и присваивает вам очки. Для начинающих эта система довольно занимательна, поскольку в неё включены уровни и при достижении оных у вас появляется ощущение, что вы делаете успех. Todoist Karma – это как мини-игра, которая делает управление задачами более занимательным и приносящим внутренне удовлетворение занятием.

По достижении определённого уровня, Karma немного наскучивает. Тогда в ход идут цели и полосы везения! Вы можете установить цели по количеству заданий, которые вы хотите выполнять ежедневно или в неделю. За каждую выполненную задачу, Karma будет увеличивать вашу полосу везения. Если вы не достигните цели однажды, ваша полоса везения будет прервана. Вдохновением для это системы послужил Секрет продуктивности Джерри Сайнфилда.

На примере одного из наших пользователей хочу показать как выглядят визуализация, цели и полоса везения (У Франческо прервалась полоса везения, это очень опустошает, хочу я вам сказать):


Бесплатный совет №1: Управление электронной почтой

Как я уже говорил, я строго придерживаюсь политики ноль писем во «Входящих»! Так выглядит мой рабочий процесс с эл. почтой:

  • Я проверяю email дважды в день. Один раз утром и второй раз в обед.
  • В каждый заход я пытаюсь пройтись по всем эл. письмам.
  • Если я могу, то отвечаю на письма сразу же. Если я не могу ответить, то заношу письмо в качестве задачи со сроком исполнения и приоритетом через Todoist for Gmail.
  • Я отключил все уведомления от моей почтовой программы на всех своих девайсах, чтобы меня не отвлекали, когда я пытаюсь сосредоточиться на других делах.

Бесплатный совет №2: Управление мессенджерами

В моей компании мы практически не пользуемся эл. почтой. Большая часть коммуникации происходит через Slack или при помощи инструмента внутренней коммуникации.

Slack и прочие приложения-мессенджеры могут быть большими вредителями продуктивности, поскольку они могут отвлечь тебя в любой момент. Согласно проведённым исследованиям, в среднем офисный сотрудник тратит 2,1 часа в день на отвлекающие факторы, что в совокупности приводит к потере более чем одного полного рабочего дня в неделю!

С мессенджерами я поступаю следующим образом:

  • Я онлайн только тогда, когда меня можно отвлекать. Я обычно отключаю все подобные приложения, когда мне нужно сосредоточиться.
  • Я стараюсь работать со всеми мессенджерами разом. Я проверяю все приложения несколько раз на дню (может раз в час или около того).
  • Я отключил все уведомления от приложений на своём мобильном.

Такая организация процесса работает хорошо и позволяет мне на самом деле что-то сделать, не отвлекаясь каждый раз.


Я пользуюсь этой системой на протяжении 9 лет, и благодаря ей я всегда остаюсь сосредоточенным, адекватным и здоровым. Я верю, что каждый способен достичь своих целей, поэтому я так люблю помогать людям организовывать их собственный рабочий процесс.

Я надеюсь, что мой пост вдохновит вас на эксперимент и поможет понять, что именно работает для вас. Желаю удачи! И, пожалуйста, не стесняйтесь задавать вопросы и оставлять комментарии ниже.

Об авторе: Амир Салихефендик – основатель и Генеральный Директор компании Doist – создатель приложения Todoist. Вы можете связаться с ним в Twitter! @amix3k

Хотите огранизовать свои задачи с помощью лучшего приложения и онлайн-версии для ведения списка дел? Todoist поможет Вам в этом на 10+ платформах! Начните - Это Бесплатно или Узнайте больше.